涉密檔案篩查工作思考范文

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《云南檔案雜志》2015年第四期

一、館藏涉密檔案特點

截至10月份，省館共完成涉密檔案篩查38個全宗、70426卷、63889件。從篩查結果來看，涉密檔案存在以下幾個特點：

1.普遍性在所篩查的38個全宗中，每個全宗都有涉密檔案存在，有的全宗涉密檔案比例高達60%以上。

2.時代性涉密檔案比例與時間年代成反比，年代越早，涉密比例越高，年代越晚，涉密比例越低。上世紀50至80年代，因、“”、知青上山下鄉、階級斗爭、計劃經濟等歷史原因，檔案內容敏感度較高，涉密卷也較多；而90年代后隨著《保密法》、《歸檔文件整理規則》等的實施，各機關辦文管理規范，涉密文件較少。

3.復雜性從內容上看，涉密檔案幾乎涵蓋各種文種，包括通知、報告、簡報、總結、報表、任免、會議記錄、名冊等；有的涉密檔案是正文公開，附件涉密；同樣的表冊，有的設定密級，有的公開等等。

4.非規范性表現為定密（即密級劃分和保密期限設定）的主觀隨意性較大。定密是保密的前提和基礎，其含義包括對國家秘密確定保密期限，并作出明確標識，但在部分涉密檔案中，由于對密和非密的把握不統一，存在的定密范圍偏寬、密級偏高、標識不規范或不標識等問題，嚴重地影響了國家秘密的嚴肅性。例如將干部任免、教學簡報劃定密級；未在規范位置標明密級或以手寫體隨意標明“密”、“保密”；對一些敏感政治歷史問題不定密等等。

5.超時效性表現為有人定密，無人解密，國家秘密一定終身，使得被確定為國家秘密的信息按照《保密法》規定，大多早已失效，遠遠失去了國家秘密的本質屬性，繼而影響了檔案的充分利用。

二、做好涉密檔案篩查工作的思考

1.加強涉密檔案歸檔指導隨著社會發展，涉密檔案從單一的紙質涉密檔案發展為存儲于光盤、移動介質的涉密錄音、錄像、圖像檔案等；從形成來源看，呈現多元化、復雜化等特征。如何對涉密檔案歸檔？歸檔是否科學？成為新形勢下檔案保管、利用工作的關鍵。目前情況看，我國尚無統一的涉密檔案歸檔規范，致使工作指導缺失。從某種程度上講，省館目前投入大規模人力物力開展的涉密檔案篩查工作也是因為涉密檔案管理中混合組卷所致。因此，為避免工作中重復勞動，杜絕因混卷造成保管和提供利用中泄密的漏洞，以及涉密檔案管理分散調卷不便等問題，有必要對涉密檔案歸檔工作進行認真研究。對此，結合省館實際，并借鑒一些地方、單位的做法，可分兩種情況對涉密檔案進行歸檔：（1）對于以卷為保管單位的老規則檔案，可采用相同整理方法，在組卷時將涉密件和非涉密件分別組卷歸檔。根據涉密檔案數量多少，可按照絕密、機密、秘密等級順序排列組卷或分別組卷，在案卷封面或卷盒外標注“涉密”字樣，并編制涉密檔案歸檔文件目錄，在“備注”欄注明密級，同時在全宗卷內建立涉密檔案臺賬和存放地點索引。（2）對于以件為保管單位的新規則檔案，在按年度—機構（問題）—保管期限分類整理中，可將不同保管期限的涉密件與非涉密件分開，采用非涉密件編號接涉密件編號或涉密件單獨編號方法，將涉密檔案單獨裝盒歸檔，在檔案盒脊背或封面標注“涉密”，并編制涉密檔案歸檔文件目錄，在“備注”欄注明密級，同時在全宗卷內建立涉密檔案臺賬和存放地點索引。

2.完善涉密檔案篩查流程在明確涉密檔案歸檔規范之前，要對館藏現行所有檔案進行涉密篩查，可以想見將是一項長期系統工作，其數量之大即使是逐卷逐件篩查剔除，難免會有遺漏。在進行涉密檔案篩查中，我們發現除了常見的有規范標識的絕密、機密、秘密三種涉密檔案外，還有一些涉及階級斗爭中個人隱私調查材料、建國初期經濟發展統計、軍工項目招投標等敏感內容的檔案未進行密級標識或僅標注“內部文件”、“內部資料”等，考慮到當時涉密檔案劃定的不統一性和人為因素影響，筆者認為涉密檔案篩查應設立多層次等級把控，比如可在管理保護處進行初次篩查后，在數字化加工整理環節及在數字化后數據的開放鑒定環節進行第二遍、第三遍篩查把關，盡可能在數量、內容方面將涉密檔案控制在最低限，杜絕檔案實體或檔案信息失密、泄密。

3.推進涉密檔案解降密開展涉密檔案篩查工作，既是防止密級檔案或敏感信息的失密泄密的要求，也是檔案提供利用的需要。按照《保密法》規定的兩種解密制度：“一是自動解密制度，保密期限已滿的國家秘密事項，自行解密；二是主動審查解密，要求機關、單位應當定期審核所確定的國家秘密，及時解密?！币约啊皺C關、單位負責人及其指定的人員為定密責任人，負責本機關、本單位的國家秘密決定、變更和解除工作。“”國家秘密的保密期限，除另有規定外，絕密不超過30年……”省館絕大部分80年代以前檔案應自動解密對外公開，但具體操作中并無機關、單位對已進館檔案開展過解降密工作，造成“有人定密無人解密”現象。對此，云南省保密局和云南省檔案局于今年擬定了《關于在檔案部門做好涉密文件和涉密檔案的秘密變更和解密清理工作的通知（征求意見稿）》，對解降密主體，時限要求、涉密檔案管理等內容提出了明確要求。同時檔案行政管理部門應借《檔案法》修訂契機，結合《保密法》等相關法律法規，將檔案的解降密進一步規范，以推進涉密檔案解降密工作，進一步解決檔案公開與保密之間的關系，真正實現檔案的最大化利用。

作者：曾燕 單位：云南省檔案局