改進(jìn)和增強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理范文
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二十世紀(jì)末，以玩temet為代表的信息技術(shù)電子化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化風(fēng)暴席卷全球，人類開始邁人電子信息時(shí)代。信息獲取、加工和傳遞方式的深刻變化，使整個(gè)社會(huì)成為一個(gè)以電子計(jì)算機(jī)為依托的信息加工處理系統(tǒng)。這場(chǎng)變革波及到社會(huì)生活的方方面面，給幾乎所有的產(chǎn)業(yè)和行業(yè)帶來(lái)了巨大的沖擊。就檔案管理工作而言，原有意義上的文獻(xiàn)管理部門，如圖書館、檔案館、資料館等作為實(shí)體日益萎縮，利用電子信息方式構(gòu)筑的網(wǎng)絡(luò)館、虛擬館通過信息高速公路變得無(wú)所不在，以紙為主要載體的傳統(tǒng)檔案有逐漸為電子檔案所改變和替代的趨勢(shì)。然而，在這里筆者所要強(qiáng)調(diào)的是，現(xiàn)階段我們?nèi)匀恍枰匾暫图訌?qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理，傳統(tǒng)檔案和電子檔案仍將在相當(dāng)長(zhǎng)的時(shí)間內(nèi)雙軌并行。
1電子文件檔案的缺陷使加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理成為必需
電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取、并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募瑢㈦娮游募怼w檔后即形成了電子檔案。電子檔案以其高密度存儲(chǔ)、多信息集成、大容量傳輸?shù)认鄬?duì)于傳統(tǒng)檔案無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，日漸成為各類文件檔案的主導(dǎo)形態(tài)。但是，從信息技術(shù)的發(fā)展現(xiàn)狀來(lái)看，電子檔案也存在它固有的缺陷，甚至某些優(yōu)勢(shì)本身也同時(shí)成•60•為其難以克服的劣勢(shì)，概括起來(lái)主要有:
1.1存儲(chǔ)介質(zhì)的不穩(wěn)定性降低了電子檔案的真實(shí)性和可靠性
首先，電子文件的載體一般都具有重寫性，這就使電子信息的更改和復(fù)制變得輕而易舉，并且價(jià)格低廉。又由于電子文件的技術(shù)特征只體現(xiàn)在計(jì)算機(jī)運(yùn)行過程當(dāng)中，而不表現(xiàn)在最終的運(yùn)行結(jié)果上，這就使電子信息更改之后可以不留任何痕跡，復(fù)制之后無(wú)法區(qū)分原件與復(fù)制件，造成電子檔案的真實(shí)性難以得到保證。其次，不論是磁性載體還是光學(xué)載體，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體相比，其穩(wěn)定性和耐久性都明顯不如，它更容易受到外界物化因素的影響，比如材料的氧化和變質(zhì)、磁場(chǎng)的作用、系統(tǒng)軟件的不斷升級(jí)、存儲(chǔ)介質(zhì)的預(yù)期壽命等，并且影響因素更多、更復(fù)雜，因而也大大削弱了電子文件作為檔案管理的可靠性。表1是經(jīng)過現(xiàn)代科學(xué)研究證實(shí)的各種存儲(chǔ)介質(zhì)的預(yù)期壽命:
1.2文件結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性影響了電子檔案的系統(tǒng)性和完整性
文件結(jié)構(gòu)包括物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)，簡(jiǎn)單地說，載體及其狀況代表著文件的物理結(jié)構(gòu)，文件內(nèi)容的編排就是邏輯結(jié)構(gòu)。對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說，載體與信息是不可分離的，因而其物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)是統(tǒng)一的。而電子文件的物理結(jié)構(gòu)與邏輯結(jié)構(gòu)關(guān)系則比較復(fù)雜，由于文件內(nèi)容并不固定依附于特定的載體，它可以通過拷貝的形式依附在多個(gè)載體上，也可以通過分布式存儲(chǔ)的方法，將文件內(nèi)容分解后存儲(chǔ)于不同地點(diǎn)和設(shè)備，這樣就造成同一份電子文件的內(nèi)容在存儲(chǔ)時(shí)出現(xiàn)載體分離現(xiàn)象，我們?cè)谧x取這份文件時(shí)就需要從不同位置的載體中分別抽取，如果缺少其中的某一部分，則該電子文件的系統(tǒng)性和完整性就受到了破壞。
1.3信息載體的可分離性削弱了電子檔案的原始性和憑據(jù)性
傳統(tǒng)檔案的信息直接固定在某尸載體上，與載體成為不可分離的一個(gè)實(shí)體，而且文件最初形成時(shí)的標(biāo)記也被同時(shí)固定于這一實(shí)體當(dāng)中，使之具有明顯的原始性特征。電子檔案的信息則不具有固定的物理位置，可以以非實(shí)體形態(tài)進(jìn)行加工和管理，這種可分離性使得一個(gè)電子檔案往往要經(jīng)過幾次形態(tài)轉(zhuǎn)換才能保存或還原，而經(jīng)過轉(zhuǎn)換以后的電子文件顯然失去了它的原始價(jià)值。另一方面，電子文件有兩種存在形式-機(jī)讀形式和人可讀形式。脆胃機(jī)讀形式，就是儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)外圍設(shè)備上的電子數(shù)據(jù)，這其實(shí)是電子文件最原始的形式(原件)。但由于這種形式只有計(jì)算機(jī)及其附屬設(shè)備才能識(shí)別，而不為人所直接識(shí)別，因此無(wú)法作為憑據(jù)使用。所謂人可讀形式，就是將電子數(shù)據(jù)通過計(jì)算機(jī)處理和外圍設(shè)備的輔助，轉(zhuǎn)換為文字、數(shù)字、符號(hào)、圖形等可為人識(shí)別的表達(dá)方式。但也正是由于這種轉(zhuǎn)換，使得最終輸出的電子文件失去了原始性。又由于前文所述的原因，電子檔案的真實(shí)性和完整性往往容易被人質(zhì)疑，因此與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的憑據(jù)作用受到了極大的削弱。
1.4網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的共享性減少了電子檔案的安全性和保密性
電子文件的共享性是通過網(wǎng)絡(luò)環(huán)境實(shí)現(xiàn)的，但隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全問題日益凸現(xiàn)。例如，非授權(quán)訪問、冒充合法用戶、線路竊聽等非法手段會(huì)侵犯文件所有人的合法權(quán)益，造成電子檔案的泄密;利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒、干擾系統(tǒng)正常運(yùn)行等惡劣手段會(huì)破壞文件數(shù)據(jù)的完整性，造成電子檔案的缺損甚至完全丟失;修改文件內(nèi)容、改變文件來(lái)源和目的地、改變文件分組順序、篡改回執(zhí)等主動(dòng)性攻擊手段更是直接影響到電子檔案的安全可靠。
1.5信息的系統(tǒng)依賴性增加了電子檔案的管理成本
電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)應(yīng)用系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，計(jì)算機(jī)硬件和軟件的性能對(duì)文件處理、檔案管理的質(zhì)量和效率具有直接的影響。電子文件的系統(tǒng)依賴性包括對(duì)字符編碼、軟件、硬件、標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)設(shè)備更新以及加密技術(shù)的依賴，例如:一旦設(shè)備發(fā)生故障或系統(tǒng)癱瘓，電子文件將被損壞以至喪失;不兼容的計(jì)算機(jī)設(shè)備會(huì)使電子文件無(wú)法讀取;不同軟件生成的電子文件難以實(shí)現(xiàn)格式轉(zhuǎn)換;出于安全保密需要，人為地進(jìn)行復(fù)雜而獨(dú)特的編碼加密或信息拆分處理，以及隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，軟硬件更新?lián)Q代速度的不斷加快，又進(jìn)二步加大了電子文件的系統(tǒng)依賴性。因此，很有可能出現(xiàn)的普遍情況是一一文件載體保存完好，卻無(wú)相應(yīng)的讀取環(huán)境。而要使電子文件得以有效利用，就必須在妥善保存文件載體的同時(shí)，確保文件原有的讀取環(huán)境完整保存，這樣無(wú)疑大大增加了電子檔案的管理成本。
1.6信息的環(huán)境依賴性增大了電子檔案保管和維護(hù)的技術(shù)難度
首先，電子文件中的信息必須依存于數(shù)字化的環(huán)境，為保證這些以數(shù)字化形態(tài)存儲(chǔ)的信息能夠被讀取和理解，就要依靠相應(yīng)的讀取、顯示等軟硬件設(shè)備，并保存相關(guān)參數(shù)，因而增加了電子檔案保管的技術(shù)難度。其次，由于數(shù)字化形態(tài)的信息不能被人所•直接閱讀，其維護(hù)工作也就不可能像傳統(tǒng)檔案那樣直觀;再加上電子文件載體的信息記錄密度較大，且載體上的數(shù)字編碼往往要經(jīng)過加工、加密、壓縮編碼等特殊處理，更增加了人們讀取和理解的難度。電子文件的這種非直讀性使其日常維護(hù)工作涉及多方面的復(fù)雜因素，對(duì)技術(shù)性也提出了更新、更高的要求。
2現(xiàn)論技術(shù)的發(fā)展使加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理成為可能
以紙質(zhì)檔案為代表的傳統(tǒng)檔案，由于數(shù)量繁雜，體積龐大，且信息與載體密不可分，給檔案的收集、整理、保管、檢索、利用、編研等各項(xiàng)管理工作帶來(lái)了不便，因而有逐漸為電子檔案所替代的趨勢(shì)。但隨著現(xiàn)論技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，改進(jìn)和加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的管理便具備了更加成熟的主客觀條件:
2.1現(xiàn)代檔案學(xué)的建設(shè)為加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理提供了理論指導(dǎo)
從檔案學(xué)的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，現(xiàn)代檔案學(xué)不僅成為一門獨(dú)立的科學(xué)，而且已經(jīng)建設(shè)成包括.檔案管理學(xué)、檔案編纂學(xué)、檔案保護(hù)學(xué)、檔案文書學(xué)、檔案史料學(xué)等若干分支學(xué)科構(gòu)成的科學(xué)體系。這些分支學(xué)科大量的研究成果，為改善紙質(zhì)檔案的收集、編纂、保管、傳遞等各個(gè)環(huán)節(jié)提供了豐富的理論指導(dǎo)。
2.2現(xiàn)代科學(xué)的發(fā)展為妥善保護(hù)紙質(zhì)檔案提供了客觀條件
現(xiàn)代物理、化學(xué)、生物學(xué)、氣象學(xué)、光學(xué)、建筑學(xué)和環(huán)境科學(xué)等多學(xué)科的理論發(fā)展，均有助于提高紙質(zhì)檔案保護(hù)的技術(shù)水平。比如，通過建立環(huán)境自動(dòng)化保護(hù)體系，可以實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房溫濕度的自動(dòng)調(diào)節(jié)和防火、防盜的自動(dòng)監(jiān)測(cè);通過預(yù)防纖維素氧化和水解的物化措施，可以成倍延長(zhǎng)紙張的預(yù)期壽命;通過建筑結(jié)構(gòu)和光熱效能的綜合運(yùn)用，可以有效改善紙質(zhì)檔案的生存環(huán)境，等等。
2.3縮微技術(shù)的成熟使紙質(zhì)檔案的傳遞和存儲(chǔ)變得更加經(jīng)濟(jì)
檔案存儲(chǔ)的縮微技術(shù)，是利用光電攝錄裝置，把以紙張為載體的檔案文件按照一定的縮小比例拍攝在感光材料上，制成縮微復(fù)制品，進(jìn)行儲(chǔ)存、傳遞和使用。目前檔案縮微的形式主要有兩種:普通縮微攝影和激光全息超縮微攝影。縮微技術(shù)的成熟，一方面使我們?cè)趥鬟f、運(yùn)輸和查閱檔案文件時(shí)，無(wú)需再面對(duì)汗牛充棟的浩瀚典籍;另一方面，縮微復(fù)制品的普遍運(yùn)用也對(duì)紙質(zhì)檔案原件起到了很好的保護(hù)作用。此外，目前世界上有些國(guó)家已經(jīng)承認(rèn)縮微復(fù)制品與檔案原件具有同等法律效用，檔案經(jīng)縮微后，原件可以不再全部保存。如果這一原則能夠獲得廣泛認(rèn)同，那么檔案的存儲(chǔ)成本將會(huì)得到極大的降低。
2.4計(jì)算機(jī)的推廣使紙質(zhì)檔案的查找和利用變得更加方便
電子計(jì)算機(jī)的普遍應(yīng)用，可以實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案編目與檢索的自動(dòng)化。而計(jì)算機(jī)檢索和手工檢索相比具有明顯的優(yōu)勢(shì):一是方便實(shí)用。利用計(jì)算機(jī)提供的各種軟件，可以通過查找關(guān)鍵字方式輕易地找到所需的檔案資料，還可以把若干項(xiàng)目結(jié)合起來(lái)進(jìn)行組合查詢。二是簡(jiǎn)明快捷。只要在檢索系統(tǒng)上輸人幾個(gè)關(guān)鍵詞語(yǔ)，甚至可以采用模糊查詢的手段，方便地查找紙質(zhì)檔案在檔案室中的確切位置，而且檢索速度大為提高。三是檢索效果好。使用質(zhì)量較好的軟件時(shí)，計(jì)算機(jī)檢索的“查全率”和“查準(zhǔn)率”都會(huì)明顯高于手工檢索。
3紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)狀仍需得到進(jìn)一步改進(jìn)和加強(qiáng)
前文說明了電子信息時(shí)代加強(qiáng)紙質(zhì)檔案管理的必要性和可能性。但從當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀來(lái)看，紙質(zhì)檔案的管理工作仍然做得不夠，還需進(jìn)一步改進(jìn)和加強(qiáng)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
3.1檔案管理人員觀念陳舊
我國(guó)檔案工作的傳統(tǒng)職責(zé)是“資政存史”，檔案管理人員習(xí)慣于長(zhǎng)期的封閉禁錮、因循守舊、與世無(wú)爭(zhēng)，“重保管、輕利用，重歷史、輕現(xiàn)實(shí)”的狀況一時(shí)難以得到根本扭轉(zhuǎn)。這就要求我們必須大膽解放思想，積極轉(zhuǎn)變觀念，盡快樹立和不斷增強(qiáng)開放服務(wù)的意識(shí)，創(chuàng)新發(fā)展的意識(shí)，競(jìng)爭(zhēng)生存的意識(shí)，下大力氣研究傳統(tǒng)檔案的開發(fā)與利用，在妥善保管的同時(shí)努力提升檔案文化的品位，經(jīng)常性地開展專題展覽活動(dòng)，積極從事檔案編研工作，不斷推出高質(zhì)量的研究成果。
3.2專業(yè)館與各單位發(fā)展不均衡
隨著對(duì)檔案工作重要性的不斷認(rèn)識(shí)，目前除圖書館、檔案館、資料館等專業(yè)場(chǎng)館外，企、事業(yè)單位也大多建立起了自己的檔案管理部門。但在辦公自動(dòng)化技術(shù)日益成熟的今天，很多單位純粹依賴于電子檔案，過分強(qiáng)調(diào)“無(wú)紙化辦公”，忽略了紙質(zhì)檔案的收集與保管，使電子檔案成為無(wú)源之水。一旦由于載體受損或計(jì)算機(jī)系統(tǒng)升級(jí)而造成電子檔案的缺失，往往會(huì)給單位工作帶來(lái)極大的被動(dòng)。
3.3紙質(zhì)檔案與電子檔案不相配套
由于電子檔案的原始性、真實(shí)性、憑據(jù)性不如紙質(zhì)檔案，而紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)、傳遞、查閱等方面又不如電子檔案，因此兩套檔案仍將長(zhǎng)期并存，雙軌運(yùn)行。但目前不少單位電子檔案是電子檔案，紙質(zhì)檔案是紙質(zhì)檔案，雖然雙軌并行，卻是平行運(yùn)作、互不關(guān)聯(lián)，失去了并存的實(shí)際意義。只有在電子文件歸檔的同時(shí)，附上與其內(nèi)容一致并帶有完整簽章和說明的紙質(zhì)文件，讓兩種載體相互配套，并軌運(yùn)行，才能真正達(dá)到加強(qiáng)檔案管理的最終目的。
3.4檔案文書質(zhì)量不高
文書是檔案的源頭，文書處理工作質(zhì)量的好壞，將直接關(guān)系到日后檔案工作能否順利開展。重視后道的檔案管理，而忽視前道的文書質(zhì)量，這種本末倒置的做法成為一些企、事業(yè)單位的常見現(xiàn)象。文書體例不合規(guī)范，文字撰寫不符要求，文件資料不夠完整，嚴(yán)重影響了檔案的保存與使用價(jià)值。這就要求我們從源頭抓起，在加強(qiáng)檔案管理的同時(shí)狠抓文書的質(zhì)量管理，全面提升文書和檔案的管理水平。
3.5檔案調(diào)閱和周轉(zhuǎn)速度不快
形成這種狀況的原因主要有兩個(gè):一是室藏檔案結(jié)構(gòu)缺乏整體性，卷內(nèi)文件組合缺乏連續(xù)性，造成查找資料困難，影響了調(diào)檔速度;二是零散文件移交不全，借出文件長(zhǎng)期滯留，造成歸檔資料支離破碎，影響了周轉(zhuǎn)速度。這就要求檔案管理部門與業(yè)務(wù)部門保持經(jīng)常性的業(yè)務(wù)聯(lián)系，把好整理立卷關(guān);督促文書部門建立嚴(yán)格的呈閱、催交制度，把好文件運(yùn)轉(zhuǎn)關(guān);規(guī)范文件交接、鑒定、歸檔手續(xù)，把好歸檔接收關(guān);積極組織協(xié)調(diào)，做好零散文件和帳外文件的收集工作，把好體外循環(huán)關(guān)。
3.6檔案工作缺少標(biāo)準(zhǔn)化
現(xiàn)代檔案工作要實(shí)現(xiàn)信息服務(wù)社會(huì)化，就必須建立起科學(xué)的管理制度，即按照檔案形成、保管和發(fā)摔作用的一般要求，對(duì)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，進(jìn)行多層次、多系統(tǒng)、多角度的綜合的科學(xué)管理，進(jìn)而把檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)有機(jī)地聯(lián)系起來(lái)，形成一個(gè)協(xié)調(diào)、統(tǒng)一、有效的社會(huì)服務(wù)系統(tǒng)。檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案工作科學(xué)管理的重要內(nèi)容。要建立科學(xué)的管理制度，同時(shí)要建立方方面面的標(biāo)準(zhǔn)。沒有檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，就沒有檔案管理科學(xué)化，也就沒有檔案工作的現(xiàn)代化。綜上所述，筆者認(rèn)為在電子計(jì)算機(jī)、信息技術(shù)日益成熟和普及的當(dāng)今時(shí)代，紙質(zhì)檔案由于自身的特點(diǎn):原始憑證性強(qiáng)、保存時(shí)間長(zhǎng)，相對(duì)于電子檔案仍有十分重要的保存價(jià)值，我們?cè)谌粘９ぷ髦腥砸訌?qiáng)對(duì)紙質(zhì)檔案的管理。