個人行為層面管理范文

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摘要：信息系統(tǒng)的引入,已經(jīng)成為企業(yè)維持及提高競爭優(yōu)勢時不可回避的課題。如何切實提高管理信息系統(tǒng)的效能,不僅關系到企業(yè)的管理升級,更影響著企業(yè)在市場中的競爭地位。本文旨在從個人行為層面探討信息系統(tǒng)的效能問題,為建設有效能的IS,提升信息系統(tǒng)環(huán)境下的企業(yè)管理提供一些理論參考。

隨著市場競爭的日益加劇,為了維持及提高競爭優(yōu)勢,許多信息系統(tǒng)(InformationSystems,IS)應運而生。企業(yè)希望通過銷售信息系統(tǒng)的引入,降低管理成本,提高客戶關系管理(CRM)水平,最終實現(xiàn)好的企業(yè)業(yè)績。

信息系統(tǒng)是一個人-機交互系統(tǒng),而信息技術的發(fā)展,使得信息技術的使用價值必須與人的要素緊密結合才能得到充分的發(fā)揮。因此從個人行為層面出發(fā),加強對企業(yè)員工的影響和控制,對信息系統(tǒng)的效能的實現(xiàn)就顯得尤為重要。

一、個人技術創(chuàng)新決策行為理論回顧

Rogers在1983年提出了針對個人的創(chuàng)新決策過程的創(chuàng)新擴散理論(InnovationDecisionProcess,IDP),指使用者在知道了某一項創(chuàng)新后,會產(chǎn)生對創(chuàng)新事物的態(tài)度,決定是否使用或拒絕,并加以執(zhí)行,隨后再重新確定此決定。創(chuàng)新決策過程包括初知階段、說服階段、決策階段、執(zhí)行階段和確認階段五個階段組成。

但Rogers的采納過程理論是一種強調采納者驅動作用的“拉式(Pull)”理論,忽略了供方、社會、管理干預等因素對IT采納過程的影響。這是因為該模型沒有考慮主觀準則對行為意向的影響,其模型是建立在一個這樣的隱含前提之上的,那就是:用戶對信息系統(tǒng)的使用有一定程度的選擇權,即在這類信息系統(tǒng)的應用中,終端用戶是否接受信息系統(tǒng)是一般自愿的。而這一前提在企業(yè)組織環(huán)境下無法成立。因為當研究的對象處于企業(yè)組織內(nèi)時,由于組織內(nèi)部干預及社會因素的影響作用,個人對IS的拒絕或使用難以擁有絕對的選擇權。

在實踐中,企業(yè)內(nèi)的個人行為是容易受到企業(yè)組織環(huán)境和管理因素的影響的,是可以通過一系列的管理措施對企業(yè)員工產(chǎn)生一種“推式(Push)”驅動作用的。因此我們有必要通過對比個人環(huán)境和對企業(yè)組織環(huán)境的差異,來了解企業(yè)內(nèi)的個人行為的特點。

二、企業(yè)內(nèi)個人行為的特點

1.企業(yè)組織環(huán)境與個人環(huán)境的差異

一直以來,個人用戶對IS的使用存在兩種不同的方式,(1)個人環(huán)境下的使用:指用戶對信息技術的使用有一定的選擇權,可自主決定使用或是拒絕,用戶的使用行為是其自身態(tài)度和意愿的結果。常見于個人環(huán)境下的電子郵件、文件編輯等的應用中;(2)企業(yè)組織環(huán)境下的使用:是指用戶對信息技術的使用,自身沒有選擇權,不能自主決定使用或是拒絕,用戶的使用行為主要是外界環(huán)境強制性作用的結果。常見于組織環(huán)境下的文檔管理系統(tǒng)、工作流管理系統(tǒng)等的應用中。

這種使用方式的不同,源于企業(yè)組織的環(huán)境與個人環(huán)境間存在的差異。對這一問題不同的學者從不同的角度給出了描述。總的看法是認為這種差異來自于組織環(huán)境的強制性。

這種強制性主要來源于以下幾個方面:制度上的原因、技術上的原因和任務上的原因。與個人環(huán)境相比,組織環(huán)境有明顯的制度約束,社會規(guī)范對個人的外顯行為有顯著影響,環(huán)境可控,技術復雜性高,技術的路徑依賴性高,成員間任務的耦合集成度高。

2.企業(yè)組織環(huán)境下個人行為的特點

企業(yè)組織環(huán)境下的個人,由于其行為的歸因與個人環(huán)境下的用戶不同,從而造成他們的個人決策行為在對環(huán)境和路徑的依賴性,以及可控制性、可預測性上有很大的不同。這種環(huán)境上的差異造就了企業(yè)組織環(huán)境下的個人行為的特點。

(1)社會規(guī)范對企業(yè)組織環(huán)境下個人的行為有顯著的影響。

(2)企業(yè)內(nèi)部的管理對企業(yè)組織環(huán)境下的個人產(chǎn)生規(guī)范性影響。

(3)企業(yè)組織環(huán)境下個人的特征是可以預測的。

(4)企業(yè)組織環(huán)境下的個人要對IS進行深層次的使用才能完成組織任務。

(5)信息系統(tǒng)的相關知識大多需要以直接學習和第三方培訓相結合的方式進行知識的轉移。

(6)企業(yè)組織環(huán)境下的個人的具體行為與IS持續(xù)的周期性密切相關。

(7)企業(yè)組織環(huán)境下的個人會對IS升級產(chǎn)生直接、主動的推動或阻礙作用。

企業(yè)組織環(huán)境下的個人行為的特點表明,企業(yè)員工的IS決策行為將更容易被預測和控制,同時其個人態(tài)度對行為的影響也更為隱蔽,個人行為對IS效能最終發(fā)揮的作用更大。在實踐中,針對企業(yè)組織環(huán)境下的個人行為在管理上的控制也就更有意義。

三、對企業(yè)內(nèi)個人用戶的階段性管理策略

1.企業(yè)內(nèi)個人用戶個人行為分類

從個人層面上考查創(chuàng)新擴散理論,結合企業(yè)組織內(nèi)個人行為周期性的、階段性的分析結論,我們認為:企業(yè)內(nèi)個人用戶在面對IS引入這一技術創(chuàng)新時,與IS所處生命周期階段相對應,會有不同的個人行為內(nèi)容。

IS是存在生命周期的,它是指企業(yè)的IS從系統(tǒng)規(guī)劃的提出、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設計、程序設計、系統(tǒng)實施、系統(tǒng)評價、正式投入使用直至被升級替換或淘汰的時間過程。這個過程一般分為4個階段:產(chǎn)生、開發(fā)、運行、消亡。在此過程中針對不同的階段組織有不同的任務。

綜合上面的想法,我們認為企業(yè)內(nèi)個人用戶對IS這一事物的認識也要經(jīng)歷了一個從初步了解到深入理解,進而接受同化和進一步發(fā)展的過程。故而將企業(yè)內(nèi)個人用戶的行為具體的劃分為4個階段性行為,其含義為:(1)了解行為,在競爭壓力下,通過對企業(yè)內(nèi)信息和管理需求的全面了解,做出對某種IS的采納決策;(2)理解行為,通過對IS的開發(fā)與實施,深入理解引入的IS后,組織新的管理模式并建立新的管理制度;(3)接受行為,通過IS在企業(yè)內(nèi)部的推廣,使企業(yè)內(nèi)個人用戶信任并接受已建立的IS;(4)進化行為,IS被企業(yè)內(nèi)個人用戶消化吸收,成為企業(yè)的常規(guī)性活動,企業(yè)進入下一輪IS升級。新晨

可以由此得出對應于IS生命周期的各個階段,企業(yè)內(nèi)個人用戶的主要行為描述。

這些行為在時間上順序發(fā)生,環(huán)環(huán)相扣,前一個行為的效果影響后一個行為的發(fā)生,并通過他們的累積作用來實現(xiàn)IS的效能。因此,在組織引入IS的約束條件下,明確了我們可以利用外部的管理因素的影響,對企業(yè)內(nèi)個人用戶行為進行有目標的控制,可以達到提高IS效能的目的。

2.具體的管理策略

(1)創(chuàng)造有利于IS效能發(fā)揮的外部條件

企業(yè)在引入IS時,要認識到這是對原有的技術—企業(yè)組織—個人之間平衡的打破,要想使新信息系統(tǒng)的效能得到發(fā)揮,就需要更快更好的建立起新的平衡。

首先,要保證IS的技術特性、企業(yè)組織環(huán)境和個人特性的相容性。每個企業(yè)都有其不同的組織目標、不同的任務特性和不同的組織文化。即有著不同的組織環(huán)境。要想使一個新的IS有效的完成組織任務,為企業(yè)成員所接受,就要保證IS的技術特性與特殊的企業(yè)組織環(huán)境相容合、相匹配。這種匹配是動態(tài)的、雙向的,包括IS對企業(yè)組織的匹配(系統(tǒng)建立之初對組織任務、結構和信息流向的解讀)和企業(yè)組織對IS的匹配(為實現(xiàn)更高的管理目標,以建立新的IS為契機對組織任務的重新認識和對組織結構、組織信息流的重新調整)兩方面。

作為企業(yè)組織成員在組織中,存在職位、MIS教育背景、相關經(jīng)驗水平等因素的不同是必然的。因此IS在設計和實施的過程中,要充分考慮到企業(yè)組織成員間的差異性,使IS在技術設計和培訓的提供上,與各類成員的個人特性相符合,才能降低用戶對新IS的抗拒心理。

同時,企業(yè)也要確保企業(yè)成員的個人特性,與其所要完成的組織任務相符合,具備基本的技術和經(jīng)驗水平。同時通過建立創(chuàng)新性的組織文化,增強成員的學習能力,將個人的目標統(tǒng)一在組織目標之內(nèi),形成合力,有利于用戶對IS的接受和使用。

作為環(huán)境三要素的IS的技術特性、企業(yè)組織環(huán)境和個人特性要相互容合、相互匹配,形成一個“場”,共同促進用戶對IS的良性認知的形成。

其次,建立有效的組織內(nèi)的溝通。組織內(nèi)溝通可以使組織內(nèi)的知識,在組織內(nèi)部得到很好的傳播,可以讓組織成員在面對IS時,不僅有顯性知識的支持,也可有渠道獲得隱形知識的支持,從而感知到更多的組織資源。有研究證明這種更多的可感知資源有利于組織成員對IS的接受和使用。

(2)對企業(yè)內(nèi)個人用戶個人行為進行分階段的、有目標的控制

由前面的分析我們可以看到,企業(yè)IS效能的發(fā)揮要以企業(yè)內(nèi)個人用戶的良性個人行為為基礎。這些個人行為以了解行為、理解行為、接受行為和進化行為這4種不同的行為類型依次出現(xiàn),并對IS效能的發(fā)揮產(chǎn)生累積效應。因此在具體的管理實踐中,以個人良性行為表現(xiàn)為目標,對用戶的行為進行分階段的控制、觀測和指導,可以使我們對IS效能的實現(xiàn)產(chǎn)生很好的預期。而且,由于這些行為及其結果將以一種經(jīng)驗的形式,對下一次的IS引入過程中的個人認知產(chǎn)生反饋作用,就使得對企業(yè)內(nèi)用戶個人行為的控制顯得尤為重要。

四、結論

綜上所述,一個企業(yè)引入IS時,為了獲得更好的效能輸出,就要從建立良好的內(nèi)部管理環(huán)境,以及對企業(yè)成員的個人行為控制兩方面入手。在IS規(guī)劃、設計、實施、評價、使用等各個環(huán)節(jié),都要對這兩方面給以充分的考慮。以此為途徑提高企業(yè)管理信息系統(tǒng)的實際運行效果,提高企業(yè)的經(jīng)濟效益。