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我公司早在工程建設期間就開始著手全面預算管理工作,建立了工程建設期的預算管理管理制度,自2000年起公司正式開始實施全面預算管理,以下將我公司這幾年的預算管理工作做一總結。
一、全面預算管理的過程
1.確定預算方針和預算目標
先是成立預算委員會,由預算委員會根據公司的戰略規劃制定出短期的或年度的預算方針和目標。預算委員會是企業內涉及預算事項的最高權力機構。該委員會設定和批準企業及主要經營部門的預算目標,解決預算編制過程中可能出現的沖突和分歧,批準最終的預算,在預算期開始后監控預算的實施,并在預算期末評價經營成果。預算委員會還審批預算期內對預算的重大調整。
2.預算編制。
預算編制工作的主要任務是將年度預算目標具體化并分解到各個預算單位。預算編制包括明確預算原則、編制預算草案、預算協調、復議和審批等環節。
(1)預算原則。預算委員會的職責之一就是確定預算原則來規范預算、管理預算編制過程。所有的責任中心(或預算單位)在編制預算時都應遵循這一原則。
確定預算原則的起點是明確公司戰略。在確定預算原則時,預算委員會應當考慮以下因素:采用戰略計劃后公司已取得的發展和變化;經濟環境與市場前景;預算期內公司的目標;公司的特殊政策如收縮、再造等,以及迄今為止的經營業績。
(2)預算草案。每個責任中心會依據預算原則編制各自的預算草案。
(3)預算協調。高一級的預算單位審查下一級的預算草案,看它是否符合預算原則。高一級的預算單位還應查看預算目標是否能夠實現,是否與上一級預算單位的目標一致,其內容是否-與其他預算單位的預算內容協調,這些單位包括直接或間接受本單位活動影響的。每個預算單位都應與上級單位共同商議預算草案中的變更。
(4)復議和審批。預算單位通過自己的預算之后,預算會沿著組織的層級傳達到最高層次,將這些單位預算合并便形成了整個組織的預算。預算委員會評價并最后審批預算。預算委員會主要檢查該預算是否符合預算原則、是否能達到短期的期望目標、是否履行了戰略計劃??偨浝頁藖砼鷾暑A算并將其提交董事會。
3.預算監控和調整。
細化的預算為預算在管理中發揮作用奠定了基礎,但是預算真正成為企業行為的“硬約束”,關鍵是要用強制的力量去執行預算。只有認真嚴格執行預算,使每一項業務的發生都與相應的預算項目聯系起來,才能真正達到全面預算管理控制的目的。預算準確性和預算控制力具有相互的影響作用,除了預算方法和環境的因素,預算執行的隨意性也是造成“預算準確性差”的重要原因,因此,通過規范預算執行和調整過程,可以培養預算意識,端正預算編制態度,逐步提高預算能力,增強預算準確性。
預算執行控制的最高形式是計算機系統控制,如企業資源計劃系統,目前我公司正在使用這樣的預算系統。計算機預算系統將大大減少預算執行工作量,為進一步細化預算、硬化控制提供了現代化的手段,預算編制流程、預算執行流程、預算調整流程固化為計算機運行的程序,可以避免一些人為因素,增強全面預算管理應有的剛性。
預算調整必須要有一定程序,同時預算調整程序應該由制度來保證:
首先,應該嚴格界定調整范圍,只有出現不可控制的因素變化時,才允許調整預算。對于國有企業來說,上級考核指標變化也是預算調整的一個重要的不可控因素。
其次,應該規范預算調整的權限與流程,有關的歸口部門或責任單位,應對不同預算項目的調整做出申請,依照不同的規程審批后,才能予以調整。重大的調整應該通過預算委員會集體討論。
4.預算考評。
如果沒有以預算為基礎的考核,預算就會流于形式,失去控制力。預算考評,從整體上看是對企業調配資源適應市場變化能力的評價和檢驗,從局部看,是對企業各組成部分對企業實現整體目標的貢獻的評價和檢驗,如果我們的注意力不能集中在企業資源配置和經營管理的不斷改進上面,企業競爭力沒有真正提高,也許今天的考核任務完成了得到了獎勵,明天卻會跌入虧損甚至破產倒閉的境地。
“基于預算的考核和激勵”是我公司在全面預算管理實踐中總結出來的,結合我公司的實踐,可以從以下幾個角度來認識:第一,考核對比以預算為基礎,從考核對比的基礎這個角度來理解,基于預算的考核,說的是在對當期業績進行評價時,以預算而不是以上年同期的業績為基礎。第二,考核獎懲計算以預算為基數,我公司在計算預算考核獎懲方案時,不僅考慮實績和預算的差異方向及大小,而且直接將預算指標作為激勵方案的基數,以此鼓勵員工盡可能準確預測。
考核以預算為基礎要求預算指標體系科學、合理,這樣才能合理評價經營業績,有助于資源有效配置,提高經濟效益。因此我們在考核定量指標時還要結合定性指標,考核絕對指標時還要結合相對指標,關注局部目標時不能忽視總體目標。
我公司幾年來經營管理目標的實現得益于預算管理的實施,我公司的預算經歷了由粗到細的過程,最初只是收入、成本、利潤預算,現在制定明細到每周的銷售數量、價格的預算,每周的產量預算、每周的資金預算,明細到每個部門、每項費用的月度預算指標。有了預算公司猶如有了指南針,管理人員可以隨時根據預算來判斷企業的經營業績,糾正偏離公司目標的行為,大家都感到預算是一個好的管理工具。