談抽水蓄能電力工程項目智慧檔案系統范文

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摘　要：抽水蓄能電力工程項目檔案是高度專業化的檔案信息資源，是企業市場競爭力與服務能力的重要支撐。本文從市場競爭與時代發展對抽水蓄能發電企業檔案信息服務的三大訴求：時效、完整與高質量入手，首先分析了抽水蓄能電力工程項目檔案的發展現狀，在總結現狀中存在的問題后，提出了以智慧檔案系統建設為核心的研究思路，從機制、技術和人才三方面保障體系進行建設研究，提升抽水蓄能發電企業的檔案精細化服務能力。

關鍵詞：抽水蓄能電力工程項目；智慧檔案；系統研究

數字時代和智慧城市的發展，檔案的數據價值與社會價值被重新認識與評估，抽水蓄能發電企業作為電力行業工程項目的主要參與者，天然存儲著大量檔案，也面臨同樣的歷史機遇。抽水蓄能電力工程項目從論證、立項、招投標、施工、驗收、啟動，持續時間周期長，涉及的圖紙、建設文件等記錄信息多，這些檔案不僅如實記錄整個項目施工的全過程，更是后期維護、改擴建、評優評先的權威依據，對保障、測評工程質量發揮著重要的憑證價值。伴隨綠電與清潔能源建設的大邁進，抽水蓄能發電企業檔案資源的類型、內容、形態也越來越豐富，而建設工程的專業性、技術性和多樣性特征，使企業的檔案管理不再滿足于基礎的電子化存儲和查閱功能，提出了更高的要求，具體表現在兩方面：一是更高的時效性、全面性。一項工程建設的時間跨度較大，時間緊、任務重，環環相扣，頻繁的更新、取證、換證，對工程文件的收集、歸檔與管理提出了更高的時效性要求；二是更高的檔案質量，工程項目涉及的細節參數多，每一項精細參數都需要收集到真實客觀的原始記錄，檔案質量的高低與工程質量維護難度的高低有直接關系，對檔案內容的精細化要求更高。這種對檔案內容管理與質量管理的嚴苛要求也直接反映在對相關工作人員的綜合素質和專業技能的要求上。

一、抽水蓄能電力工程項目檔案管理的現狀

（一）檔案資源數量、類型激增。抽水蓄能建設項目涉及上下游多，體量大，項目本身處于檔案信息密集的領域，而智能電網、綠電和清潔能源的發展，使項目上下游的供應商、分包商、施工方覆蓋面更大、更廣，而所有系統生成的信息資源都將匯流進檔案管理系統，這其中不乏因項目交叉而產生的重復歸檔，涉密不歸檔等情況，檔案資源類型也涉及文書、財務、聲像、實物檔案等不同門類，檔案數據量和類型激增，給企業的檔案工作帶來巨大挑戰。

（二）檔案數據安全存在隱患。不少施工單位已開發檔案信息系統，且與辦公系統互聯互通，實現公文在線歸檔、云存儲、云閱覽等功能，但互聯網和信息化系統平臺在提升工作效率時也滋生了數據安全的隱患，由于工程檔案涉密信息多，一旦泄露會給企業、政府帶來經濟、社會效益的損失，甚至危及國家安全；有些檔案信息系統建設過程中疏于對網絡安全、軟硬件安全的重視，導致網絡黑客攻擊、惡意篡改、物理損壞等重大安全隱患；人員管理失職，導致查閱權限混亂，檔案資源外泄頻發，這些都極大地損壞了企業的檔案資源價值。

（三）需求多元化。抽水蓄能建設項目對相關檔案資源的需求不再停留在調用工程圖紙和印章等基礎需求，在調用一份圖紙的同時，也一并需要了解編著成員的項目履歷、記錄、變更情況以及施工、檢修進度的具體記錄，既一份圖紙從制作到后期調用的全過程，這就要求檔案與檔案之間通過時間標簽和分類標簽形成緊密聯系，在事件邏輯和時間邏輯上不再是孤立的單一文檔；此外，工程檔案存在分別存儲的情況，增加了工程師調用的工作量，因此，迫切需要檔案“活起來”。

二、抽水蓄能工程項目檔案管理存在的問題

首先，檔案意識不足。項目導向與結果思維、重管理輕服務、重成本輕細節等觀念，使精力與關注焦點多放在了項目進度本身，即便對工程圖紙資料等重視，也多停留在崗位工作要求細節上，并未上升至系統的檔案管理工作層面，而檔案意識的強弱與工程項目經理、高級管理人員的檔案意識有直接關系，檔案工作仍停留在閱查、收集歸檔保管等傳統的手工操作或轉換為電子文檔等低效工作上，沒有重視這些檔案的數據價值和知識價值。其次，管理模式困境。傳統模式是在工程完結后由項目部直接提交歸檔，再由檔案部門保管，這種模式下，歸檔不及時、資料遺失、檔案追索和修復等問題頻發，檔案保管部門也沒有權限去做查漏補缺工作，同時屬地保管也使各地檔案管理與服務水平參差不齊，更加大了檔案保管的物理風險；部分管理規范的企業，會將專職檔案員安排進項目工程部，全程專職專責對該項目文件進行收集、歸檔、保管、利用等工作，項目結束后再統一歸檔，該模式保證了檔案的完整性和利用率，但對人員專業能力和團隊規模要求較高；此外，在制度建設上，項目檔案保管制度、母子公司檔案管理制度、數據格式標準、技術規范建設滯后都令檔案信息化建設的成效大打折扣。最后，投入不足。檔案信息化是檔案服務工作的起點而非終點，將紙質檔案轉化為電子檔案的確提高了保管和利用的效率，但項目檔案作為包含大量工程信息的數據價值并沒有得到有效發掘與利用，除了認識不足之外，更重要的是信息技術引入的重視程度不夠，從而導致對傳統的人工或半自動檔案管理模式的路徑依賴，認為現有的檔案管理模式穩定且不容易犯錯，抱有“技術更新會帶來更多麻煩”的想法，從而失去接納新技術的實質行動力。

三、抽水蓄能工程項目智慧檔案管理的核心思路

為克服現狀中存在的問題，實現“安全、互聯、高效、智能”的抽水蓄能工程項目檔案服務體系，為工程項目和企業提供“高精準、強時效、全覆蓋”的檔案知識服務能力，需要企業聚焦核心發展思路，以點帶面來實現改革突破。核心發展思路即以智慧檔案為突破口，知識服務為目標。智慧檔案是檔案工作繼數字檔案后，檔案工作的新方向、新主流，也是物聯網、云計算技術推動下對檔案實體、內容、服務和管理等方面的感知、處理能力優化和提升，實現企業內工程項目檔案“檔案與檔案”“人與檔案”和“人與人”之間的互聯、互通、互動，最終達到檔案資源互聯互通、檔案利用需求與供給服務的快速響應和友好互動。知識服務則是檔案資源開發利用的高階形態，目的是推動企業項目服務從項目、業務驅動向用戶、市場需求驅動轉型；重視企業內工程檔案資源的收集、利用和保管，利用新技術、新工具對檔案進行數據化處理和優化、整合與提煉，以更好地服務工程項目和企業的管理決策工作。

四、抽水蓄能工程智慧檔案的系統方案

（一）機制保障是系統建設運行的基石

建立工程項目智慧檔案系統必須有科學的頂層制度和管理機制，包括制度完善、意識提升兩方面：在智慧檔案系統建設過程中，完備的制度建設是把握方向、管控大局、保障落實的前提和基礎，包括檔案部門的職能制度、日常管理制度、檔案數據標準制度、安全管理制度、考核與獎懲制度等，只有在制度上做好架構，才能保障系統運行正常。工程項目的每一份原始記錄都需要經手人保管、轉移，為了保證智慧檔案的時效性、精準度和全面性，需要企業全員意識到檔案的重要價值，以高度的責任心來保障檔案數據的完整性、精準度；以高度的服務意識來保證檔案數據的時效性。

（二）技術保障是前提

技術保障是實現檔案互聯互通、共享利用的基本前提，必須意識到數字化技術是業務轉型的利器，對檔案進行數字化、網絡化改造并不等于信息化、智能化的完成，加速引進數據采集、數據挖掘、智能庫房、RFID感知技術、網絡秘鑰等大數據、云計算技術，其中不少軟硬件模式已在其他公共領域得到很好驗證，具備跨行業引入的條件。在檔案收集上，針對不同文件格式和終端接口不一致的問題，要形成歸檔、保管的統一格式標準，大力開發一站式的移動終端，服務直達用戶需求，方便操作；在檔案存儲上，以數據安全和保密為首要目標，全程采用加密手段、物理隔離來保證檔案資源的安全，集中保管、異地災備等。在檔案利用的交互上，除了提供統一的移動端接口外，要充分考慮一線項目經理的使用習慣與需求，提供檢索、數據可視化等交互友好的功能，比如紙質和電子圖紙，信息單一且缺乏關聯性，圖紙的設計、會審、變更溯源困難等難題，可以采用二維碼、RFID標簽技術實現工程圖紙類檔案全過程的管控、鏈接與利用，一個二維碼的應用就能讓需求者了解工程圖紙檔案的過程全貌。技術保障的目標是打通設計、監理、施工、業務、運維單位之間的信息壁壘，讓工程項目中產生的所有檔案信息資源擁有唯一的“電子標識”，從而實現工程檔案從產生、變更、歸檔、保管、利用全過程的管理，確保其真實、完整、可靠。

（三）人才保障是根本

專人專崗，加強人才梯隊建設，檔案工作人員綜合素質的高低關系到智慧檔案服務的成效；要搭建企業自有的檔案管理團隊進行智慧檔案體系的開發與建設，采用新技術進行維護管理和利用，來提高自動化水平和移動平臺的服務交互能力；工程項目檔案管理中涉及諸多專業技能，具備工程實踐和計算機功底的復合型人才是企業檔案管理職能的必備要求；此外，還要加強全員檔案歸檔意識、安全意識、保密意識與檔案專業技能培訓，從根本上改變檔案工作效率不足的問題。抽水蓄能工程檔案智慧檔案系統是企業主動適應數字化時代、智慧城市建設對工程項目管理的新需求而開展的嘗試，它需要企業率先建立單位的數字檔案體系和服務能力，在此基礎上去實現互聯互通、智慧管理、知識服務等目標。

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作者：楊帆 劉璐 單位：山東泰山抽水蓄能電站有限責任公司