檔案信息化管理及發(fā)展范文

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民政部門是我國(guó)政府的重要組成部分，與人民群眾有著密切聯(lián)系。民政工作的對(duì)象是整個(gè)社會(huì)群體，工作量大，需要整理的檔案資料較多，而該項(xiàng)工作也是民政工作內(nèi)容的重點(diǎn)。在信息化背景下，如何實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的創(chuàng)新管理，逐漸成為民政部門面臨的一大課題。本文主要對(duì)信息化背景下民政檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的相關(guān)問題進(jìn)行了探討。隨著信息技術(shù)的快速進(jìn)步與發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足當(dāng)前檔案管理工作的要求，必須對(duì)以往的檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，才能跟上時(shí)代步伐，保證檔案管理工作的質(zhì)量。民政檔案作為民政部門的信息庫，對(duì)民政檔案進(jìn)行管理也是民政部門的重要工作，在信息化背景下，這項(xiàng)工作將變得更加重要。

一、民政檔案信息化管理的意義

民政檔案是對(duì)原始數(shù)據(jù)資料的記錄，與民政工作的開展有著密切聯(lián)系。在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，對(duì)民政檔案進(jìn)行信息化管理，有著積極意義。

1.改變了檔案載體。以往的民政檔案主要是紙質(zhì)載體，工作需要手工完成。在計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用下，檔案形式逐漸變?yōu)閿?shù)字化形式——電子檔案。通過建立全文數(shù)據(jù)庫，電子數(shù)據(jù)逐漸取代了常規(guī)紙質(zhì)資源，數(shù)字化數(shù)據(jù)應(yīng)用日益廣泛。

2.為檔案的保存與利用提供保障。傳統(tǒng)的民政檔案在查找利用時(shí)不方便，且容易被損壞、丟失。電子檔案的信息化，客戶端只需要一個(gè)帳號(hào)及口令，即可對(duì)檔案進(jìn)行操作、利用，不受時(shí)間及空間限制，對(duì)檔案的保存及利用非常便利。3.提高了檔案的利用效率。民政部門和群眾有著密切聯(lián)系，民政檔案工作開展的目的是為人們提供便利的服務(wù)。紙質(zhì)檔案的收集、整理、歸檔過程較繁瑣，需要很長(zhǎng)時(shí)間才可完成。若想利用檔案，查找起來難度也較大。民政檔案的信息化，從收集、整理到利用所需時(shí)間較短，大大提高了檔案的利用效率，并有效提高了檔案管理的工作效率。

二、信息化背景下民政檔案管理創(chuàng)新的措施

1.樹立民政檔案信息化管理的意識(shí)。民政檔案管理信息化，在很大程度上需要領(lǐng)導(dǎo)及工作人員給予重視。領(lǐng)導(dǎo)的思想意識(shí)直接影響著政府部門的決策與發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)要在思想上認(rèn)識(shí)到民政檔案實(shí)行信息化管理的重要性。在領(lǐng)導(dǎo)的推動(dòng)下，對(duì)民政檔案信息化系統(tǒng)的投入才會(huì)增加，為檔案信息化建設(shè)提供支持，從而有利于檔案信息化管理工作的順利開展。

2.注重對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息化的建設(shè)。在信息化背景下，對(duì)民政檔案信息平臺(tái)安全性的要求也不斷提高。為了進(jìn)一步提高民政檔案數(shù)據(jù)化系統(tǒng)的安全性，民政部門應(yīng)努力做到以下工作。第一，采用的檔案數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)應(yīng)具有較高的安全系統(tǒng)及穩(wěn)定的性能，并注意定期對(duì)安全性能進(jìn)行優(yōu)化；第二，對(duì)于外來的數(shù)據(jù)來源，堅(jiān)決杜絕；第三，禁止使用檔案信息化的電腦接收不明郵件或QQ、MSN聊天；第四，禁止使用不明U盤、光盤等，并要設(shè)置防火強(qiáng)，防止木馬、黑客、病毒入侵；第五，定期對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行更新與維護(hù)，并指派專人管理，建立數(shù)據(jù)備份及相關(guān)的保密制度。

3.積極培養(yǎng)專業(yè)的管理人才。在檔案管理工作中，管理人員的技術(shù)水平與檔案的信息化管理密切相關(guān)，除了擁有信息化系統(tǒng)外，專業(yè)的管理人才是關(guān)鍵。在我國(guó)，許多民政部門檔案管理人員熟知的是紙質(zhì)檔案，在很大程度上影響了檔案信息化的進(jìn)程及管理。針對(duì)這種現(xiàn)象，民政部門應(yīng)積極對(duì)檔案管理人員進(jìn)行現(xiàn)代技術(shù)培訓(xùn)，提升專業(yè)技能，以便更好地適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理的發(fā)展需要。

4.充分利用云服務(wù)平臺(tái)。在信息化時(shí)代，許多大型數(shù)據(jù)庫的建設(shè)開始運(yùn)用云服務(wù)平臺(tái)，并成為一種新的發(fā)展趨勢(shì)。在這樣的形勢(shì)下，民政檔案數(shù)據(jù)量大、覆蓋面廣，若想實(shí)現(xiàn)全國(guó)聯(lián)網(wǎng)，推廣云服務(wù)器將成為可能。比如，我國(guó)婚姻登記信息中無法準(zhǔn)確或及時(shí)查詢，究其原因主要是現(xiàn)有服務(wù)器在速度、平臺(tái)容量方面均滿足不了數(shù)據(jù)利用的要求。所以，在民政檔案的信息化管理中，應(yīng)注重對(duì)云服務(wù)器的推廣，利用云服務(wù)器的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的聚合、分布及操作，構(gòu)建更開放的檔案利用格局，提高民政檔案的利用效率。

5.加大對(duì)“第三方”運(yùn)作模式的探索力度。在歐美、日本等國(guó)家，民政部門管理工作采取的是社會(huì)“第三方”行業(yè)組織運(yùn)作模式。在我國(guó)，民政部門負(fù)責(zé)民政業(yè)務(wù)，在信息化時(shí)代的今天，民政部門業(yè)務(wù)不斷增加，這就要求民政部門必須加大對(duì)“第三方”運(yùn)作模式的探索力度，將一些非機(jī)密性的檔案業(yè)務(wù)逐漸交給第三方負(fù)責(zé)，實(shí)現(xiàn)檔案管理業(yè)務(wù)的外包，由“第三方”部門充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)，為用戶提供更便利、周到的服務(wù)。

作者：楊瑩 單位：洮南市民政局