醫院志愿服務檔案的信息化管理思考探討范文

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摘要：醫院志愿服務的檔案管理是醫院檔案管理過程中較難實現的信息主體。其流動性強、數據多，信息更新快，容易被管理者忽視。為推動醫院志愿服務可持續發展，使志愿服務管理規范化、制度化，本文以三甲公立醫院志愿服務為例，梳理了規范志愿者個人信息采集和檔案信息化管理的經驗，如何從傳統的紙質化到利用app結合管理來提高志愿服務效率的具體做法，闡述了信息化管理帶來的成效和意義，對提升福建省醫院志愿服務的檔案管理具有一定的參考意義。

關鍵詞：信息化；檔案管理；醫院志愿服務

1引言

醫院志愿服務的檔案是指本院職工或社會人士通過一定流程成為志愿者后形成的個人信息、服務內容、服務時長等信息，以及在服務活動中形成的具有保存價值的文書、圖表、音像等各種類型的載體檔案。醫院志愿服務的檔案是醫院檔案管理的一部分。當前醫院志愿者管理主要集中在門診、團委等部門。管理人員通常為兼職崗位，疏于管理。志愿者填寫簡單的紙質表格，所收集的內容大多僅有一些基礎的個人信息。由于主觀的不重視和客觀的不及時等原因，使志愿服務檔案出現“壞、丟、散、亂”等現象，不符合完整準確的要求[1]。本文利用信息化的管理方式，闡述志愿服務檔案的有效管理。這對推動醫院志愿者服務團隊現代化建設有著極為重要的意義。

2志愿服務檔案的重要性

2.1收集與整理

在信息采集時，若只采集志愿者的簡單個人信息，會導致志愿者在服務過程中難以全面發揮作用。因此，信息采集的內容，不僅要有志愿者的基本個人信息，還要有更深層次的志愿服務年齡、身份、志愿服務意向、個人特長、相關工作經驗等信息。這可以為今后醫院憑借檔案來實現志愿者的管理提供有效支持[2]。醫院管理人員在做好志愿檔案的收集的同時，還要做好信息管理工作，積極運用信息化技術進行信息采集與整理，如設置專門的志愿者信息管理系統。系統自動通過不同的分類對信息進行整理匯總并進行電子化保存，以確保檔案信息收集的及時性、準確性、完整性。

2.2保管與統計利用

醫院志愿檔案由志愿服務工作人員專人保管，分為紙質版與電子版并編制索引目錄。其中紙質版配備專柜放置。注重做好對歸檔志愿檔案的利用工作，將檔案利用做到因地制宜、靈活有效，真正提高檔案利用率。定期對志愿者檔案進行統計，含志愿者人數、服務時長、服務次數、服務人數等，準確計算出志愿服務成效。將志愿服務中精彩的活動編輯成海報、宣傳欄、新聞報道等，提高志愿者參與的積極性、榮譽感以及全院職工對志愿服務活動的關注度，進一步弘揚志愿服務精神。按上級要求及時報送有關數據及相關志愿服務材料，做好醫院精神文明建設工作。對檔案材料進行歸納分析，總結經驗教訓，積極創新志愿服務形式，推動醫院志愿服務事業的發展[3]。

3信息化的管理方法

3.1原有管理模式弊端

在原有的管理模式中，該三甲公立醫院管理者通過志愿者信息登記表、排班表、月報表等方式收集基礎信息，隨后將數據錄入EXCEL表格，然后對相關志愿服務數據進行逐月核對，并將這些信息整理、匯總、分類形成志愿者檔案。因基礎數據存在人工認證易修改、時長認定不準確等問題，影響檔案信息的及時性與完整性。同時，各崗位之間的信息未進行整合、共享，所得數據可能會有所沖突。

3.2信息化的操作模式

3.2.1啟用手機端

APP志愿者檔案工作的開展可以有效推動檔案收集模式、管理手段和服務機制的創新。將檔案管理和志愿服務有機融合，運用互聯網科技手段助力志愿服務、公益行為，形成優勢互補。該院近年來使用“志愿匯”APP（一款面向全國的志愿服務綜合管理平臺）進行信息化管理，大大提高工作效率，確保了數據的真實準確。

3.2.2志愿者實名注冊

志愿者個人通過在APP上進行實名注冊、填寫、完善個人相關信息并加入醫院組織后自動生成檔案。檔案包含志愿者自身持有的電子志愿者證及管理員通過系統可查詢的志愿者有效身份信息及所屬組織。

3.2.3尋找志愿服務項目

已實名注冊的志愿者可通過該平臺搜索查詢該區域發布的活動，選擇報名參加（如輸入“福建省立醫院”，即可搜索到指定時間段或范圍內發布的醫院志愿服務招募活動）。當身處服務范圍內開啟手機定位功能選用快速簽到計時或人臉簽到計時即可記錄所參與的服務項目、服務時間、服務時長。完成每次服務后，志愿者可以通過致電志愿者服務站，或在志愿匯APP上對本次服務內容及服務效果進行自我評價。志愿服務管理工作人員也可對志愿者的服務工作進行評價。相關的評價信息及生成的年度志愿服務時長，會被收錄到服務檔案內。

3.2.4管理人員發布活動

管理員可以通過志愿匯平臺發布志愿活動、招募志愿者、查看和統計志愿服務數據。所發布的招募活動同時滿足公益性、組織性、活動性、服務性的要求。活動名稱清晰、具體，包含服務內容和志愿者招募。必須先于簽到活動，常規性活動至少提前一天發布，原則上提前3-10天發布，留出充裕時間完成招募工作。招募要求注明志愿者自身需具備的條件（性別、年齡、技能等）、活動內容簡介及是否有地區限制，設置活動開始的時間和結束時間。從招募活動中直接生成簽到活動，簽到范圍為一般設置在300-500米的圓圈內。300米可滿足一個普通社區需求；500米足夠滿足一家醫院需求。提交發布審核后，由醫院志愿匯平臺運營人員對該招募及簽到進行審核。

3.2.5后臺管理功能

APP具備志愿信息后臺管理的功能，通過志愿者個人信息的填報、活動的發布、志愿者參與的情況信息等，建立信息庫。管理者通過后臺可以查詢相關信息，還可以通過輸入志愿者的姓名、身份證號、服務項目等進行篩選，輸出為所需要的EXCEL表格。相關服務信息還可按照年度、月份或活動日期從后臺導出關數據轉錄到相關的電子表格，隨后進行整理、核對、保存，形成一套完整的志愿服務檔案。將其運用到志愿者激勵、職稱評定、政府及社會組織評估、城市文明服務等方面。

4信息化管理成效

4.1促進志愿者服務的管理

（1）便于管理員深度、全面的收集志愿者相關信息、分類匯總，使檔案資料有序、清晰、實時可查詢。（2）加入信息化技術的支持，實現電子檔案，較傳統檔案模式查詢更高效、便捷，提升信息的及時性、有效性、完整性。在歸檔資料管理中，有了數據支持，能夠更加科學、合理地對志愿崗位分布、團隊組成、服務方式等進行分析與改進，對優化歸納管理起到促進作用。

4.2完善了志愿服務體系

4.2.1擴大招募范圍

醫院在建立志愿者檔案后，保留了志愿者的有效信息，有利于招募到長期穩定的志愿者，保障了志愿者的來源，保證了志愿者團隊的穩定性，減少了招募培訓新志愿者所消耗的時間和精力。同時可以培養部分志愿者領袖，協助管理志愿者團隊，提高志愿服務管理效率。志愿匯APP平臺上注冊著有不同群體、社會組織的志愿者，可以通過該平臺招募志愿者。

4.2.2提高志愿者自我效能

每個志愿者都有屬于自己的檔案，志愿者可以通過檔案及時記錄、核對、使用志愿服務數據。在檔案信息的幫助下，志愿者可以隨時了解自己的服務情況，對自身進行分析，完善不足，選擇更加適合自己的服務內容，促進個人發展。有了數據支持，可以對志愿者進行評優工作，給予優秀志愿者表彰，滿足志愿者的使命感與成就感，提高其工作積極性，提高志愿服務整體成效。

4.2.3改進管理模式

根據檔案信息，參考志愿者的個人特長，尊重志愿者的服務意愿，使志愿者崗位的安排更加合理有效，提高了志愿服務的效果。根據志愿者檔案信息，可以了解志愿者的不足與服務技能需求，并對志愿者進行相應的培訓。此外，管理人員根據檔案信息，對志愿者進行分類，組成不同的服務隊伍進行分類管理，使院內志愿服務的覆蓋范圍更廣，工作更有效率，管理更加合理有效。

5信息化管理意義

5.1提高檔案質量

通過檔案進行快速有效分類整理，有利于管理者的維護及志愿服務活動招募可持續發展，對研究醫院志愿服務工作歷史、處理問題等具有重要的參考作用。部門工作人員可借鑒以往的志愿服務活動，完善志愿服務制度，創新服務形式，豐富服務內容，更好地滿足廣大群眾的志愿服務需求，提高檔案利用的質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案[4]。

5.2優化部門管理

志愿服務檔案可為醫院宣傳工作提供可參考素材。通過不同時期、不同類型志愿服務主題與事跡的記錄，展現志愿服務的活動風采與精神風貌，對弘揚志愿服務精神、推動醫院志愿服務品牌建設、拓展醫務人員服務領域、傳遞醫院公益性起到了積極作用。實行全方位綜合考評，使志愿服務考評更加科學和規范[5]。管理系統的升級提升了管理者線上招募、活動發布、評星定級、志愿者互動等效率，保障了數據準確性，為醫院年終各項評審或考核工作提供數據支持。

5.3實現資源共享

信息技術在推動志愿者檔案管理工作的發展完善中起到關鍵作用。服務管理平臺可以實現信息互通，使得志愿服務公開透明、統一標準、資源整合、流動共享，解決了志愿者注冊、時長累積等問題，節省了醫院人力資源及經費支出，推動了醫務志愿者更大范圍的服務流動[1]。院內志愿者綜合管理系統與全國志愿服務管理平臺聯合應用，擴大了招募范圍，使得信息更加精準有效。

6小結

隨著信息化志愿檔案管理的推進，需要改變僅停留在紙質記錄上的志愿管理方式，并開創檔案管理新局面。同時將檔案管理精準化，確保該類檔案在對醫院發展的各類數據匯總和分析上提供可靠依據，逐步形成一個穩定性高、歸屬感強、制度完善的管理機制。應用現代信息管理手段來實現志愿者檔案管理，是實現組織發展和團隊相互促進的可行方法。

作者：王琳 單位：福建省立醫院院辦