加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理范文

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摘要:在新時(shí)期，我國(guó)的生產(chǎn)力正在發(fā)展，生產(chǎn)關(guān)系應(yīng)作相應(yīng)的調(diào)整。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，迫切需要建立一種針對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的新人事管理系統(tǒng)。政府機(jī)構(gòu)的人事檔案管理作為人事管理的重要組成部分，是機(jī)關(guān)單位引進(jìn)人才、檢查人才、任命人才的重要基礎(chǔ)。提高人事檔案管理效率，積極開展人事檔案信息管理，可以促進(jìn)政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位的改革，創(chuàng)新和發(fā)展。在此基礎(chǔ)上，本文將探討新時(shí)期政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的不足，并提出政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理的策略。

關(guān)鍵詞:新時(shí)期;機(jī)關(guān)事業(yè)單位;人事檔案管理;信息化

1機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理存在的不足

人事管理是指為達(dá)到管理人員的特定目標(biāo)進(jìn)行的一系列管理活動(dòng)，如在相關(guān)部門范圍內(nèi)對(duì)員工進(jìn)行選拔、培訓(xùn)、晉升、考核、獎(jiǎng)懲、評(píng)估等。人事管理對(duì)政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位尤為重要，新時(shí)代競(jìng)爭(zhēng)的本質(zhì)是人才的競(jìng)爭(zhēng)，故其中人事檔案管理在人事管理中有著非常重要的地位。主要問題包括以下三點(diǎn)。

1．1人事檔案管理方式老舊

當(dāng)前，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事檔案管理工作過時(shí)，缺乏創(chuàng)新，新時(shí)期機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案管理已經(jīng)落后于社會(huì)發(fā)展。首先，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中相關(guān)設(shè)備的升級(jí)緩慢，人事檔案信息化進(jìn)度緩慢。盡管新時(shí)期信息技術(shù)已經(jīng)有效地應(yīng)用于政府機(jī)關(guān)事業(yè)人事檔案管理中，但是，應(yīng)用的深度和廣度仍需提高，特別是提高在人事數(shù)據(jù)方面的管理技術(shù)仍有必要。在某些單位中，甚至在此時(shí)仍采用傳統(tǒng)的人工管理方法，導(dǎo)致信息技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用不完全，政府機(jī)關(guān)人事管理中各種人為因素造成的差錯(cuò)，對(duì)人事數(shù)據(jù)管理的效率有著重要的影響。其次，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理中的管理方法相對(duì)落后。目前，一些政府機(jī)構(gòu)的人事檔案管理部門仍沿用傳統(tǒng)的管理思想，在一定程度上浪費(fèi)了大量的人力物力。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式通常書寫在紙上。一旦發(fā)生洪水或火災(zāi)之類的事故，紙張很容易受到破壞。在規(guī)模大的人事管理部門中，其擁有大量的員工，注定其檔案要占用一定的空間來進(jìn)行保存。人事檔案文件的信息化可以節(jié)省大量文件存儲(chǔ)空間，不易受到外部環(huán)境的影響。盡管一些國(guó)內(nèi)機(jī)構(gòu)已經(jīng)意識(shí)到了創(chuàng)新在人事檔案管理中的重要性，但大多數(shù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位仍處于起步階段，各個(gè)方面都不完善，仍然受到許多因素的影響。最后，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理思想還不夠先進(jìn)，檔案沒有得到充分合理的利用，大大降低了人事檔案的利用效率。人事檔案管理的工作內(nèi)容不夠全面。傳統(tǒng)的人事檔案管理通常只會(huì)收集組織中員工的信息，并進(jìn)行保存和管理。但是，隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，以前的人事管理的內(nèi)容已不能滿足政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位和社會(huì)對(duì)員工信息的獲取和理解的需求，對(duì)政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理提出了更高的要求。

1．2人事檔案管理機(jī)制不夠先進(jìn)

完整、合理的檔案管理系統(tǒng)是政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的基礎(chǔ)和保證。從實(shí)際發(fā)展情況看，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案具體管理制度還存在很多問題。特別是，在當(dāng)前信息時(shí)代的發(fā)展背景下，有些單位仍沿用以前的人事檔案管理方法，這種方法既簡(jiǎn)單又過時(shí)。采取合理的管理機(jī)制才能使人事檔案管理長(zhǎng)期存在，這使得其發(fā)展到如今必須更換的地步，使得人事檔案的管理無(wú)法快速、有效地完成。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)的加劇，當(dāng)前的政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理制度顯然不適合當(dāng)前的經(jīng)濟(jì)體制，各種事業(yè)單位之間的人員頻繁流動(dòng)已成為突出問題。這些問題的出現(xiàn)催生了其他新問題和新情況，例如如何完善和優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)條款，如何及時(shí)解決人事檔案管理工作中遺棄和失效檔案的問題，這也已成為人事檔案管理工作的現(xiàn)階段需要緊急解決的重要問題。

1．3相關(guān)工作人員信息化水平不足

在人事檔案管理對(duì)政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事管理的重要性的基礎(chǔ)上，隨著事業(yè)單位的發(fā)展和進(jìn)步，必須不斷提高政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理人員的個(gè)人能力和綜合素質(zhì)。當(dāng)前，大多數(shù)機(jī)構(gòu)都在人事檔案管理中應(yīng)用了信息技術(shù)，并對(duì)人事檔案管理的方法，標(biāo)準(zhǔn)和內(nèi)容進(jìn)行了多方面的改革。如果管理者本身的素質(zhì)和能力不達(dá)標(biāo)或不能適應(yīng)當(dāng)前業(yè)務(wù)部門的發(fā)展?fàn)顩r和時(shí)代技術(shù)，那么其個(gè)人能力勢(shì)必對(duì)政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位產(chǎn)生不利影響。另一方面，我國(guó)大多數(shù)政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事管理部門的工作人員通常要遵循檔案管理工作的形式，并要經(jīng)過上級(jí)的檢查，這會(huì)使部門的工作人員精神疲倦。當(dāng)然，這也與該部門缺乏相關(guān)培訓(xùn)有關(guān)。其次，人事檔案管理部門的工作單調(diào)、結(jié)構(gòu)化程度高，促使工作人員思想固化，對(duì)于新方法、新思維一時(shí)間心有余而力不足，這使得人事檔案管理部門人員的專業(yè)水平難以處理復(fù)雜的任務(wù)。

2新時(shí)期加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案信息化管理策略

在新時(shí)期，為了有效提高政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的有效性，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須對(duì)人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行全方位的改革和創(chuàng)新，通過健全科學(xué)的工作形成專業(yè)有效的人事檔案管理系統(tǒng)。新時(shí)期，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r在與時(shí)代技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用以及經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)的變化結(jié)合下，必將不斷創(chuàng)新和進(jìn)步。

2．1提高對(duì)人事檔案管理的重視度

人事檔案是人們存在于社會(huì)環(huán)境中的重要證明，且最初的人事檔案制度改革也強(qiáng)調(diào)了人事檔案的重要性。盡管我國(guó)政府機(jī)關(guān)人員已經(jīng)初步認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性，并且部分員工已充分認(rèn)識(shí)到充分做好檔案管理工作對(duì)后續(xù)工作具有積極作用;但是，不管是管理人員還是新進(jìn)員工，對(duì)政府機(jī)關(guān)人事管理重要性的認(rèn)識(shí)仍存在一定分歧，特別是對(duì)人事檔案的重視程度不夠。工作人員普遍認(rèn)為，人事檔案管理工作與其他職工無(wú)關(guān)，只需要由檔案管理部門獨(dú)立完成，從而導(dǎo)致在檔案管理工作中缺少與職工的溝通，很可能造成檔案信息缺失等問題。首先，政府機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，明確人事檔案管理部門在政府機(jī)關(guān)單位重要性。因此必須使人事檔案管理，人事工作和人事招聘之間形成密切的關(guān)系，以突出政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的重要性，充分發(fā)揮人事檔案管理的功能。其次，機(jī)關(guān)基層工作人員必須明確個(gè)人資料管理的重要性，形成對(duì)人事檔案管理的科學(xué)合理認(rèn)識(shí)，讓不同部門積極合作，共同發(fā)展個(gè)人資料管理。確保政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的運(yùn)用效果得到改善。

2．2加大資金投入與技術(shù)支持

在新時(shí)代，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位在發(fā)展人事檔案管理方面投入的資金也明顯不足。人事檔案管理部門的相關(guān)管理設(shè)備尚未更新，使用的依然是比較舊的設(shè)備，大大降低了工作效率。又如政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)電子檔案及其防護(hù)軟件的投資、對(duì)培訓(xùn)管理人員的投資以及對(duì)人事檔案信息設(shè)備的投資不足。增加資金支持是人員檔案信息化的重要組成部分。當(dāng)然也要對(duì)投入的資金進(jìn)行監(jiān)管，實(shí)現(xiàn)資金使用效率最大。另外，現(xiàn)在已經(jīng)進(jìn)入了資源聯(lián)網(wǎng)和信息化的數(shù)據(jù)時(shí)代。信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，提高對(duì)人事管理效率和品質(zhì)提高有積極影響的機(jī)關(guān)的人事管理的便利性。如果想要完善政府機(jī)關(guān)人員檔案管理工作，就必須充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，通過人事檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行人員檔案信息的保管和檢索。實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化、科學(xué)化管理。因此，在我國(guó)政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，要提升政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理技術(shù)，引進(jìn)各種先進(jìn)的信息和計(jì)算機(jī)技術(shù)，促進(jìn)人事檔案管理向信息化和數(shù)字化方向發(fā)展，并建立電子化文件以確保人事文件的安全性和易用性，提高政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事管理的質(zhì)量。借助第三方的專業(yè)能力，建立健全信息化過程外包機(jī)制，促進(jìn)檔案信息化軟件標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、提高檔案共享率、利用率。

2．3加強(qiáng)培養(yǎng)檔案管理人員素養(yǎng)

新時(shí)期，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位必須積極重視和加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的信息化建設(shè)，通過定期的職業(yè)教育培訓(xùn)，不斷提高人事檔案管理人員在檔案信息管理、互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平等方面的能力，還要不時(shí)進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流。在專業(yè)知識(shí)和素質(zhì)上，增強(qiáng)管理人員在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息安全技術(shù)方面的技能水平，以更好地應(yīng)用和發(fā)揮人事檔案管理信息軟件的優(yōu)勢(shì)和功能。人員檔案管理人員的水平和整體素質(zhì)可以通過以下三方面提高:第一，定期在單位內(nèi)開展相關(guān)的培訓(xùn)活動(dòng)，邀請(qǐng)具有先進(jìn)管理理念的講師進(jìn)行講解，并對(duì)管理人員進(jìn)行單位情況的培訓(xùn)和教育，使工作人員能夠充分了解單位的情況。并與工作實(shí)際進(jìn)行結(jié)合，了解檔案管理中的問題和特點(diǎn)，使員工可以更好地整合單位資源，并根據(jù)機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況進(jìn)行檔案管理技術(shù)的檢查與考核。第二，政府機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事檔案管理的有效開展離不開專業(yè)人才的支持。在選拔檔案管理人員時(shí)，應(yīng)優(yōu)先考慮具有較高管理水平和較強(qiáng)管理思想的職員，并積極招聘和聘用高素質(zhì)的專業(yè)管理人員。優(yōu)化人事檔案管理團(tuán)隊(duì)的結(jié)構(gòu)，提高管理團(tuán)隊(duì)的整體專業(yè)水平，創(chuàng)建具有豐富信息管理知識(shí)，高水平操作技能，較強(qiáng)專業(yè)素質(zhì)的綜合型復(fù)合專業(yè)管理團(tuán)隊(duì)。同時(shí)，這也減輕了人才培訓(xùn)的壓力，并促進(jìn)了直接操作和執(zhí)行能力的提高。第三，政府機(jī)關(guān)要結(jié)合實(shí)際情況對(duì)人事檔案管理人員的實(shí)際工作能力進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，在充實(shí)人事管理隊(duì)伍的同時(shí)，要讓管理者在文件管理的各個(gè)方面發(fā)揮充分的對(duì)應(yīng)能力。包括人事管理、信息收集、整理檔案等，并對(duì)其保密能力、交流能力、綜合能力、服務(wù)能力等進(jìn)行積極培訓(xùn)，以最大程度地減少人事檔案管理中的漏洞和風(fēng)險(xiǎn)。在保證人事檔案管理工作順利有效開展的基礎(chǔ)上，使管理人員具備更全面的素質(zhì)和能力，以適應(yīng)人事檔案管理工作的發(fā)展變化，適應(yīng)現(xiàn)代人事檔案管理技術(shù)的應(yīng)用需求。

作者：陳靖宇 單位：昌圖縣黨建工作服務(wù)中心