高校人事檔案信息化管理建設(shè)分析范文

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【摘要】高校人事檔案管理工作對(duì)高校人才的合理利用與配置具有重要意義，隨著高校規(guī)模的不斷擴(kuò)大發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。我國(guó)的高校人事檔案管理工作在信息化的影響下雖然取得了一定的發(fā)展，但還存在一些問題。本文將對(duì)這些問題進(jìn)行分析，并提出解決策略。

【關(guān)鍵詞】高校；人事檔案；信息化管理

高校的人事檔案信息化管理建設(shè)工作對(duì)高校的發(fā)展具有重要意義。很多高校管理者和相關(guān)管理人員對(duì)檔案管理工作的不重視和傳統(tǒng)的檔案管理工作方式落后使高校人事檔案信息化管理還存在著很多問題。要想提高人事檔案管理水平，充分發(fā)揮其自身作用，就要認(rèn)真分析解決這些問題。

1高校人事檔案信息化管理建設(shè)中的問題

1.1管理觀念落后

高校人事檔案管理對(duì)高校的人力資源的管理與利用具有重要的意義，高校應(yīng)該結(jié)合現(xiàn)代信息化手段創(chuàng)新人事檔案的管理工作。我國(guó)當(dāng)前的大多數(shù)高校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員并沒有意識(shí)到人事檔案管理工作的重要性，缺乏檔案管理意識(shí)，管理觀念落后，他們?cè)跈n案管理工作中不注重創(chuàng)新，甚至很多高校仍然采用傳統(tǒng)的手動(dòng)方式操作，而沒有充分應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)。在檔案的存放上很多高校沒有做到對(duì)檔案的科學(xué)定位，學(xué)校的人事處、教務(wù)處、學(xué)生處分散管理人事檔案而沒有把這些檔案統(tǒng)一存放，導(dǎo)致難以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的全面管理。很多高校忽視對(duì)人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，掃描儀、照相機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)備的配置率不高，這不利于人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量的提高。此外，由于高校對(duì)人事檔案管理工作的不重視導(dǎo)致其人事檔案管理體制和管理流程不夠科學(xué)完善，檔案管理、監(jiān)督的分工不明確，這也阻礙了高校人事檔案管理工作的發(fā)展。

1.2資金投入不足，檔案管理工作缺乏系統(tǒng)功能性和安全性

很多高校對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，在這方面的資金投入較少，使其辦公場(chǎng)所和硬件設(shè)施落后。有的高校雖然引進(jìn)了基礎(chǔ)設(shè)施，利用信息技術(shù)建立了人事檔案信息管理系統(tǒng)，但是系統(tǒng)的功能性較差。管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)過(guò)于簡(jiǎn)單，難以及時(shí)處理復(fù)雜的數(shù)據(jù)，管理系統(tǒng)缺乏鏈接功能，導(dǎo)致系統(tǒng)的程序滯后，兼容性不強(qiáng)，這使系統(tǒng)的工作效率和利用率都難以提高。此外，高校忽視了人事檔案信息系統(tǒng)的安全性，高校的管理者和檔案管理人員沒有意識(shí)到信息泄露帶來(lái)的嚴(yán)重后果，不愿投入過(guò)多的資金來(lái)提高系統(tǒng)的安全性。高校的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全管理人員缺乏責(zé)任心，很少進(jìn)行安全檢測(cè)和系統(tǒng)升級(jí)。

1.3人事檔案管理人員素質(zhì)不高

很多高校對(duì)人事檔案管理工作不夠重視，因此沒有設(shè)立專門的崗位和專業(yè)人員來(lái)管理人事檔案。人事檔案管理人員大多是其他職務(wù)的人兼職。他們沒有受過(guò)專業(yè)的教育，導(dǎo)致他們的專業(yè)水平較差，不但缺乏專業(yè)的理論知識(shí)，對(duì)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)也不能熟練的運(yùn)用。這就導(dǎo)致高校的人事檔案管理隊(duì)伍專業(yè)素質(zhì)差，效率低。

2高校人事檔案信息化管理建設(shè)的對(duì)策

2.1樹立信息化觀念

高校管理者和相關(guān)檔案管理人員應(yīng)該強(qiáng)化信息化意識(shí)，更新觀念，重視高校人事檔案信息管理工作。管理者應(yīng)該加大在這方面的投入，并完善相關(guān)制度，檔案管理人員應(yīng)該提高信息化意識(shí)，充分運(yùn)用信息技術(shù)做好人事檔案信息化建設(shè)工作。

2.2加大資金投入，完善檔案管理系統(tǒng)的功能，提高安全性

高校管理者應(yīng)該加大對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方面的資金投入，加強(qiáng)硬件建設(shè)和軟件開發(fā)。硬件建設(shè)包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、數(shù)碼相機(jī)等基礎(chǔ)設(shè)施的引入。投入大量的資金開發(fā)相關(guān)軟件，完善人事檔案管理系統(tǒng)的功能性，建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系。高校要建立身份驗(yàn)證系統(tǒng)，根據(jù)用戶的需求和級(jí)別給予其不同的授權(quán)范圍，使一般人員可以利用系統(tǒng)查詢相關(guān)信息，檔案管理工作人員可以對(duì)信息進(jìn)行輸入和修改。完善人事檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，擴(kuò)大數(shù)據(jù)庫(kù)的容量和共享程度。同時(shí)也要做好人事信息的保密工作，通過(guò)防火墻、殺毒軟件、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技術(shù)防護(hù)措施加強(qiáng)人事檔案信息管理系統(tǒng)的安全性。

2.3提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

首先高校應(yīng)該選擇與檔案管理相關(guān)的專業(yè)人才來(lái)承擔(dān)檔案管理工作，他們不僅要具有專業(yè)的理論知識(shí)，還能熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)。加大對(duì)工作人員的培訓(xùn)力度，不斷提高他們的專業(yè)技能、職業(yè)道德和政治素質(zhì)，使其以較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)進(jìn)行檔案管理工作，加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)。

3結(jié)束語(yǔ)

我國(guó)當(dāng)前的高校人事檔案信息化管理建設(shè)存在著管理觀念落后，資金投入不足，檔案管理工作缺乏系統(tǒng)功能性和安全性，人事檔案管理人員素質(zhì)不高等問題，高校為了解決這些問題，提高人事檔案管理水平應(yīng)該做到樹立信息化觀念，加大資金投入，完善檔案管理系統(tǒng)的功能，提高安全性，提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

參考文獻(xiàn)

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[3]譚瑋煒.高校人事檔案管理信息化建設(shè)問題的探討[J].現(xiàn)代婦女（下旬），2014，07：256~257.

作者：陳婷婷；張晶 單位：湖北工業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院