淺談合同管理信息化建設范文

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合同管理作為內控管理的重要一環，目前多數企業還停留在粗放型管理的階段，近年來隨著內外部環境和監管要求的進一步提高，越來越多的企業開始重視合同信息化系統的建設。通過合同信息化系統的建設，有利于提高職工的工作效率以及合同決策效率，規范合同全流程管控，切實提高合同內控風險管控能力。

合同管理存在問題

合同范本訂立不規范

有些單位規模較小，無法務部門或法務人員擬定或審核合同范本，出現合同條款不完備、不具體明確的情況，合同存在效力瑕疵，容易引發法律風險；或者法務人員擬定和修訂了合同范本，經辦人新老版本混用，造成范本使用不規范的問題。

合同審批環節效率低

合同簽批多采取手工串行方式進行審批：即經辦人持紙質合同逐個找審批人審批，一個審核環節結束下一個審核環節才能開始。如其中一個審核人審核不通過，整個流程需要重新開始，浪費人員時間及精力。一份合同審批時間快則兩三天，遇到審批人員出差或請假，長則十天半個月。

合同履約環節跟進不到位

部門之間缺乏協同性，部門均某一特定環節參與，導致實際履行合同的人不一定了解合同內容，了解合同內容的人也不參與合同的履行。一旦出現經辦人員調動或離職的情況，合同后續付款流程較長時期內無人跟進，或者合同到期后未及時簽訂新的合同，實務中還存在財務部門提醒催促經辦部門盡快履行報銷手續付款的情況，存在法律風險。

合同檔案管理分散

合同歸檔管理是企業管理的一項重要內容，也是企業維護自身合法權益的必要手段。傳統方式存在信息不能及時歸結，檔案數據零散，查找困難的問題，具體為：合同多采用手工登記相關信息方式記錄，容易出現合同信息采集滯后的情況；一旦合同有變更未及時提交給登記人，記錄的信息將不準確；匯總工作需要耗費大量人力與時間，缺乏統一的合同管理人員及合同編號，不方便合同查找與保管。實踐中還出現合同主辦部門未能及時將合同登記備案，后續查詢合同時到財務部門復印報銷合同附件的情況，即增加了財務部門的工作量又浪費了紙張。

合同后評價機制未形成

合同管理的后評價，是保證合同執行運行的有效性，促使企業預防和控制合同管理風險的有效途徑。實務中，合同履行后，對于重點項目或異常合同無相關的評價機制，特別對合同執行中的難點及爭議等的評價，沒有部門跟進后評價工作。合同管理系統化構想合同信息系統的應用為完善內部控制提供了手段，內部控制不斷對信息化提出更高的要求，二者相符相承，互相促進。合同管理系統建設“以風險控制為導向”的內控設計流，構建“一體化”、“模塊化”、“集成化”、“功能化”的設計模式，覆蓋了合同的準備起草、審核會簽、審批跟蹤、終結歸檔，查詢統計等各個階段，實現了合同全流程閉環管理。

規范準備起草與會簽功能

一是實現合同范本管理，建立統一的合同范本模板庫，每次合同下關聯多個范本，并支持導出導入功能，方便經辦人選擇相關合同范本；二是提升起草效率，通過上傳合同初稿，實現基礎信息自動提取，內容在線編輯暫存補錄等。三是將原有分散的、手工的合同審核蓋章流程進行整合，利用信息化手段將各部門與人員的審查職責固化在流程中，根據不同業務內容匹配相應的審批流程，設置相關審批權限及不相容崗位職責，多個審批人可并行在系統中會簽審批意見，改變手工“串聯”審批方式。四是優化審批方式。審批時限是承辦部門最為關心的事情，為了保證合同審批和履行效率，設置提醒功能，并支持移動辦公，通過手機APP與移動辦公相結合，支持手機簽批。合同跟蹤設置預警功能經辦人錄入合同履行計劃，根據計劃設置相應的風險預警提醒節點和付款提醒節點，實現在線信息及時提醒，預警逐漸升級的方式，使相關人員、領導重視合同的執行情況，防范合同履約風險的發生。例如臨近履行期滿的合同設置預警，提醒相關人員合同即將到期(包括OA，微信或者短信等)，便于承辦人提前做好談判和簽約的準備，避免出現合同到期后的空白期。

實現集成化信息共享

將系統與其他建成的系統進行對接和集成，發揮合同管理系統最大的使用效益。如與財務報銷系統集成，在收付款環節傳遞付款信息至財務系統，自動生成記賬分錄；與招標采購系統集成，合同草擬階段，對應招標系統的中簽信息，共享合同招投標信息結果；與用印系統相集成，簽訂合同后加蓋電子印章。通過系統化的集成，實現數據同源、信息共享，避免信息孤島。設置合同登記歸檔設置合同登記歸檔功能。從系統中自動截取合同基本信息，包括合同編號、合同名稱、主要項目內容、主要權利義務履行期限、合同金額、付款節點等進行登記，連同合同電子版生成電子歸檔資料。同時合同簽訂用印后，系統設置時限，自動提醒“檔案管理員”和“業務經辦人員”收回紙質合同，完成歸檔工作。

設置查詢統計功能

根據部門管理需求，可在權限內查看合同的文本內容，了解合同相關信息，利用查詢功能，查詢合同所有狀態信息（如合同審批中審批完成、已變更、已解除、已廢除、已用印，已歸檔等），動態的監控合同執行，實現歷史記錄的追蹤查詢。引入“云計算”理念，利用大數據分析與統計功能，統計發展趨勢，生成可視化的圖標，直觀反映歷史對比、趨勢對比等狀況，為管理層在業務經營上提供決策依據。查詢統計功能還能實現對業績的科學管控，結合績效考核情況，制定激勵的措施，激發員工工作的積極性，實現績效的公平量化標準化的考核。

建立合同后評價機制

合同管理信息系統的應用提供了更多的內部監督方式和時機，在時間、空間、方法上更具有更大的可操作性。在系統中設置合同后評價小組用戶，標記設置重點項目合同和狀態異常的合同。對于此類合同，后評價工作小組可以在系統中評價合同執行是否達到預期目的、執行過程中遇到哪些問題，是否得到有效解決等，并在系統中形成結果分析報告，對存在的問題反饋整改，形成長效工作機制。建立客戶管理模塊與工商系統對接，導入客戶資信情況，便于對客戶資信的及時了解，并合同客戶進行分類評級。如對于黑名單客戶禁止交易簽約，對于灰名單的客戶簽約審批過程中系統風險提示。已交易過的客戶，動態維護更新包括客戶主體信息，聯系方式，往來賬目，評級信息等。

合同管理系統化建設關注問題

對于做好合同管理信息化建設關鍵在于“七分管理三分應用”，需要特別關注以下幾個方面：首先，應重視合同管理信息化配套制度及應用指南建設，為信息化系統應用奠定制度保障，夯實應用基礎。借助財務信息化系統建設，不斷優化合同管理流程，明確管理結點，同時豐富管理手段和管理目標，與手工操作有許多不同的地方，特別是管理結點向前延伸，除了財務人員外，許多業務人員也需要應用相關系統，因此，在系統建設和運行期間，需要通過配套合同管理制度及應用指南的建設，支撐合同管理信息化系統的應用，以編制內部規范性文件及作業指導書的形式規范系統應用及管理流程，系統應用人員通過上述文件可以簡單明了地掌握實際操作，為信息系統的推廣和使用奠定基礎。其次，建立優秀的合同管理隊伍。優秀人才的作用在企業中越來越重要了，同樣合同管理信息化的實施的關鍵也離不開人才隊伍的建設，尤其是合同管理系統相關人員的信息化意識。由于信息化文件的錄入、審核、歸檔、查詢等都是在計算機上實現的。這不僅要求合同管理的相關用熟悉管理辦法和標準，還要合同信息化管理系統的使用和計算機的操作，以確保合同管理各階段信息記錄真實、數據錄入準確。最后，開展合同管理系統業務培訓，合同管理系統的成功應用，應提升相關人員的專業知識，提高自身的業務素質和工作水平。因此，要重視提高合同管理人員的工作技能，企業要積極創造學習氛圍，定期舉行合同管理信息化的培訓，分階段、有側重地提高合同管理人員的工作技能。

結語

合同管理系統化建設使企業進一步完善企業的制度、優化企業的流程，并把風險控制的要求落地。但我們也要認識到，合同管理系統軟件只是一個外部系統，只有在系統中運轉的業務流程持續優化才能發揮信息化系統的實質價值。因此，在合同管理系統化建設中，應多方配合不定時的對合同管理流程進行梳理及優化，不斷完善信息化管理系統，提升管理效率與質量。

作者：陳曉謙 單位：交通運輸部南海航海保障中心汕頭通信中心