秘書資格考試秘書需具備秘書基礎(chǔ)知識范文

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一、指出下面文書中哪些屬于行政公文，事務(wù)文書與商務(wù)文書。

1、行政公文

是在指行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的主要工具，（通常被稱為通用公文，在經(jīng)濟(jì)、司法、企業(yè)、商務(wù)、科技等各行各業(yè)的日常工作中常用）

共有13種行政公文：

命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議記要。（決議屬黨委機(jī)關(guān)專用）

共有事務(wù)文書如下：

傳真稿、備忘錄、請柬、邀請信、賀信、感謝信、啟事、簡報、會議記要、計劃、總結(jié)、述取報告、講話稿、（這是機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體和個人為處理日常事務(wù)所用公文）。

共有商務(wù)文書如下：

這是機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體為處理商務(wù)業(yè)務(wù)所使用的文書，意白書、訂貨單、商品說明書、市場調(diào)查報告、招標(biāo)書、投標(biāo)書、合同、可行性研究報告。

二、根據(jù)下面內(nèi)容，擬人寫一份公文，要求具有眉首、主體、版記。公文正文可略寫。

2006年6月30日，海天電器集團(tuán)就做好安全保衛(wèi)工作事宜，給各公司下發(fā)了通知。發(fā)文字號是海天電[2006]79號。（注：我們要寫的公文是一份通用公文也屬于行政公文。

文種是通知。

通用公文的格式要素為（1）眉首、（2）主體、（3）版記三個部分。紅色反線以上的個要素統(tǒng)稱為眉首；紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間各要素統(tǒng)稱為主體；主題詞以下的各要素統(tǒng)稱為版記。

1、眉首的各要素：（1）公文份數(shù)序號（2）秘密等級（3）保密期限（4）緊急程度

（5）發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識（6）發(fā)文字號（7）簽發(fā)人（8）線色反線

2、主體的各要素：（1）公文標(biāo)題（2）主送機(jī)關(guān)（3）正文（4）附件

（5）成文日期（6）印章和附注等

3、版記的各要素：（1）主題詞（2）抄送機(jī)關(guān)（3）印發(fā)機(jī)關(guān)（4）印發(fā)日期

（5）版記中的反線等

因此該公文的格式應(yīng)為：

0000001機(jī)密＊一年

海天電器集團(tuán)文件

海電[2006]79號

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關(guān)于海天集團(tuán)就做好安全保工作的通知

各分公司：

為了...........

特此通知。

海天電器集團(tuán)

2006年6月30日

主題詞：安全保衛(wèi)通知

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抄送：集團(tuán)各科室

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海天電器集團(tuán)辦公室2006年6月30日印發(fā)

三、以擬寫工作總結(jié)為例，說說材料工作的4個環(huán)節(jié)。

第一個環(huán)節(jié)——材料的占有。在工作總結(jié)中主要是要收集做過什么成績，有什么樣的收獲，有什么經(jīng)驗(yàn)和體會或教訓(xùn)，今后有什么打算和努力的方向等。

第二個環(huán)節(jié)——材料的鑒別。在工作總結(jié)中主要是要導(dǎo)找哪些是有價值的信息材料，可以放在工作總結(jié)之中，給人以學(xué)習(xí)，仿效或教訓(xùn)等。

第三個環(huán)節(jié)——材料的選用。（1）圍繞主題選擇材料，能夠有力地說明，突出主題的材料“放行”和主題無關(guān)的材料再生動也得忍痛割愛；（2）選擇典型材料：即具有廣泛代表性和強(qiáng)大說服力的，能深刻得揭示事物本質(zhì)的材料：（3）選擇真實(shí)準(zhǔn)確的材料。即確有其事不是胡編的，準(zhǔn)確可靠沒有任何的夸張；（4）選擇生動新穎的材料。即發(fā)現(xiàn)，挖掘不準(zhǔn)人知的材料以及生動有趣的材料。

第四個環(huán)節(jié)——材料的使用。注意兩點(diǎn)：（1）恰當(dāng)安排材料的先后順序。以工作總結(jié)為例，首先要有前言主要介紹基本情況、背景、交待什么時間內(nèi)、什么情況下、做了些什么工作、有何成績。第二主體，屬于總結(jié)的重點(diǎn)部分。如屬于匯報性總結(jié)，則主要寫回顧與思考；如屬于經(jīng)驗(yàn)性總結(jié)，則主要寫做法與體會。第三結(jié)尾。以簡潔筆融概括全文，并展觀打算等。總之總結(jié)寫法要宜于別人的思維習(xí)慣所接受。（2）確定材料的詳略程度：A根據(jù)主題的需要確定材料的詳略。對表現(xiàn)主題的骨干材料宜詳，中心材料宜詳、典型材料要詳，其他的宜略。B根據(jù)文體的特點(diǎn)確定材料的詳略。不同的文章體栽特點(diǎn)不同。公文的餓特點(diǎn)是直言“說”明，故說明部分詳寫，議論、敘述略寫；說理部分詳寫，引述略寫；敘事詳寫，議論，說明略寫。

四、指出下面詞語各屬于應(yīng)用文書的哪類專用語言。

A根據(jù)`````特通告如；B、收悉；C、轉(zhuǎn)發(fā)；D、特此專復(fù)；E、關(guān)于；F、本部門；G、為了；H、會議認(rèn)為；I、會議指出；J、不同意；K、原則同意；L、請予復(fù)函；M、請審閱；N、貫徹執(zhí)行；O、現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下。

應(yīng)用文書具有獨(dú)特的專用語言，常見的有以下8類：

1、開頭用于，如以上中的“為了”、“關(guān)于”。

2、承啟用語，如“根據(jù)`````特通告”“現(xiàn)見有關(guān)事項(xiàng)通知如下”。

3、引述用語，如“收悉”。

4、批轉(zhuǎn)用語，如“轉(zhuǎn)發(fā)”。

5、稱謂用語，如“本部門”。

6、經(jīng)辦用語，如“會議認(rèn)為”“會議指出”“貫徹執(zhí)行”。

7、表態(tài)用語，如“不同意”“原則同意”。

8、結(jié)尾用語，如“請予復(fù)函”“請審閱”。

五、為什么應(yīng)用文書較多運(yùn)用敘述，議論和說明方式，而很少使用描寫，對話和抒情方式？

應(yīng)用文書以實(shí)用為目的，故很少使用描寫、對話、抒情，而較多運(yùn)用敘述、議論、說明等方式，以陳述情況，闡述觀點(diǎn)或說明問題。

（敘述六要素：時間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果。議論文三要素：論點(diǎn)、論據(jù)、論證，每一段完整的議論都由三要素構(gòu)成。分為立論與反論，說明的方法有3種：一是定義和表述，二是分類和比較，三是數(shù)字和圖表。）

六、秘書為什么要重視溝通技能？

溝通是人際環(huán)境產(chǎn)生活力的源泉，也是形成企業(yè)凝聚力的根本。溝通的有效性與溝通目標(biāo)的理解以及參與溝通的態(tài)度，程度緊密相連。學(xué)習(xí)和掌握溝通的技巧是對秘書工作的基本要求。

七、簡述實(shí)現(xiàn)有效溝通的基本要素和過程

1、有效溝通的基本要素：A、有效溝通的前提（1）尊重（2）理解B、把握溝通的關(guān)鍵（1）有效傾聽（2）構(gòu)建良好的傾聽環(huán)境（3）克服傾聽的障礙（4）實(shí)現(xiàn)有效傾聽的準(zhǔn)備（5）提問要分清類別和適用的問題形式（6）自信地提示要求（7）學(xué)會禮貌拒絕（8）了解提問的禁忌

2、有效溝通的原則：A、“7C”原則（1）可信賴性（彼此信賴）（2）保證溝通計劃與溝通環(huán)境的一致性（3）內(nèi)容（準(zhǔn)備好進(jìn)行溝通的信息內(nèi)容）（4）明確性（簡單明了的語言）（5）連貫性（不要忽視補(bǔ)充新的信息內(nèi)容，對客戶進(jìn)行必要的跟進(jìn)，聯(lián)系）（6）渠道（盡量選擇已經(jīng)有的，客戶習(xí)慣用，熟練使用的信息溝通渠道）（7）準(zhǔn)確判斷接受能力（對方的接受能力了解后有針對性地表達(dá)信息）B、用心去聽，不要在乎對方的表達(dá)方式（這是避免沖突的重要條件）C、積極去想，分析出弦外之音（限于一些復(fù)雜的因素影響，有些溝通目標(biāo)不會被直接表達(dá)出來，這就需要我們?nèi)ダ頃?/p>

3、有效溝通的目標(biāo)：（1）說明事物（2）表達(dá)情感（3）建立聯(lián)系（4）和諧工作環(huán)境

4、有效溝通的過程：（1）做好溝通前的準(zhǔn)備（明確自己的目標(biāo)，對方的背景）（2）確認(rèn)對方的需求（3）正確地闡述自己的觀點(diǎn)（4）關(guān)注對方的反應(yīng)（5）實(shí)施有效的提問（6）積極、認(rèn)真地傾聽（7）及時確認(rèn)，應(yīng)對（反饋）（8）適時進(jìn)行總結(jié)。以上1和4是本題的答案其它為了解或補(bǔ)充可以可以不答。

5、需要溝通的工作關(guān)系：（1）與客戶溝通）（2）與同事溝通（3）與上司溝通

八、說明秘書溝通的方法和技巧

1、及時明確溝通對象（用以下兩個方法來幫助自己：一是熟悉制作和使用必要的溝通記錄工具；二是恰當(dāng)詢問回使已有的信息更具有針對性）

2、了解溝通對象的行為習(xí)慣和工作風(fēng)格

3、正確選擇溝通渠道（面談、書面、會議、演講、電子媒介等）

技巧：面談的技巧——禮貌，盡快記住對方的基本情況語言精簡明白、互動、投機(jī)和諧。

書面溝通技巧——充分利用協(xié)作技巧來豐富自己的書面內(nèi)容。來源于考試大

會議溝通技巧——友善、資料完善、尊重與會代表并感謝光臨。

演講溝通技巧——注意話題，調(diào)整好的心情，短少精干，注意語言魅力和藝術(shù)，注意開場和結(jié)尾。

電子媒介溝通技巧——了解最新電子媒介的優(yōu)勢，使用各種載體時注意文字的應(yīng)用不能讓私人私公司的秘密在網(wǎng)上傳播。

其它溝通技巧——說服技巧，建議技巧。

九、縱向溝通與橫向溝通有何不同？

主要是溝通工作的流向不同，前者是包含上行溝通和下行溝通；后者是平行溝通。

十、為了應(yīng)對危機(jī)，企業(yè)應(yīng)該做好哪些溝通工作？

1、防患于未然，識別危機(jī)發(fā)生的征兆。（1）危機(jī)征兆的認(rèn)定。A、團(tuán)隊(duì)內(nèi)存在使人情緒不佳的氣氛，士氣低下。B、同事之間缺少交流，關(guān)系不融洽。C、消極情緒和消極言論普遍存在。D、間接溝通手段和渠道使用較多，直接溝通減少。E、制度，措施執(zhí)行不力，隱患增加。

2、處理危機(jī)的溝通對策。（1）秘書對內(nèi)對外的信息都要反映靈敏、迅速、及時向相關(guān)的部門和領(lǐng)導(dǎo)匯報，建議采取措施，引導(dǎo)輿論向有利于組織的方向發(fā)展。（2）在協(xié)調(diào)中強(qiáng)調(diào)共同的基礎(chǔ)，淡化部門之間，員工之間的差異，積極推進(jìn)整體合作。（3）建議成立危機(jī)處理小組，使用制度，規(guī)則引導(dǎo)，找到解決的突破口。（4）利用多種溝通方式（正式的、非正式的、橫向的、縱向的）逐步推進(jìn)直至解決。（5）參與調(diào)查，引導(dǎo)充分研討，推動各方互動達(dá)成共識。秘書要配合管理者調(diào)動一切積極的溝通因素，利用不同的形式，以盡量低的代價實(shí)現(xiàn)最大限度的組織利益，恢復(fù)組織的凝聚力，向心力，修復(fù)組織形象。十

一、秘書人員運(yùn)用速記對其工作有什么好處？

在實(shí)際工作中能準(zhǔn)確、嫻熟地運(yùn)用速記技術(shù)就能有效地提高工作效率，更好地勝任秘書工作。

十

二、會議記錄的主要方法有幾種？如何區(qū)分？

主要方法有4種：1、完全記錄法。對講話內(nèi)容做一字不差的記錄。

2、精要記錄法。又稱“綱要記錄法”、“摘要記錄法”。記錄講話時，只記錄主要內(nèi)容，重點(diǎn)或典型事例。

3、精詳記錄法。記錄時，把可有可無的或重復(fù)的語句、段落刪去，盡可能做到既要注重“精”，還要注重“詳”。

4、補(bǔ)充記錄法。此種方法主要用于有講稿的講話記錄。

十

三、為什么說現(xiàn)代技術(shù)不能代替速記？

不能代替速記。任何一種記錄工具都有自己的特點(diǎn)、功能與應(yīng)用范圍，不可能是萬能的。不管用什么技術(shù)，什么方法速記，他們的差異在于處理信息手段的不同，作為記錄語言信息的功能是一樣的。因此，他們各具特色，各自發(fā)揮所長，在各種場合選擇使用。他們之間相輔相成。

十

四、漢字速記的基本原理是什么？

漢字速記就是以漢字為主，結(jié)合各種省略方法進(jìn)行記錄。

（1）漢字速記是草書的快寫，如行書“政”行草“政”草書“政”。

（2）漢字速記是對漢字、詞、句、段的合理精簡和縮略的快寫，如用非標(biāo)準(zhǔn)的簡化字，宣“”面“”。

（3）漢字速記是靈活運(yùn)用借代的快寫，如：同音借代“交”替“郊”“繳等”。

拼音借代政治“Zz”，經(jīng)濟(jì)“jj”，建設(shè)“js”，首都“首d”，北京“北j”。數(shù)理英借代大于“>”，因?yàn)椤啊摺保瑫r間“T”，質(zhì)量“m”,勝利“V”，公司“CO”，電話“Tel”。

標(biāo)點(diǎn)借代小問題“？”，大問題“？”警惕“！”（！在右下角）提高警惕“！”（！在右上角）

象形會意符號借代鼓掌“”，一浪高一浪“”，一浪接一浪“～～”，螺旋式上升“”，一環(huán)套一環(huán)“”

十

五、簡述中間嵌有“得”或“不”字的三音節(jié)詞的略寫方法和位置，三音節(jié)略寫法有四種，一和四不屬于本題范圍但須了解。

1、兩個有實(shí)在意義的語素如“后綴”三音節(jié)詞。如：組織性——組x優(yōu)越性——優(yōu)x教育家——教j思想家——思j勝利者——勝z組織者——組z（注：以上的字母都在該字母前一個字的右上角）

2、肯定三音節(jié)詞，中間嵌“得”字的表肯定語氣的三音節(jié)詞，快速書寫時寫出第一個音節(jié)，后兩個音節(jié)可用“d”字母或上斜短直線“/”附寫在第一個音節(jié)的右上方代替。如：寫得快——寫d推得動——推d

寫得快——寫/推得動——推/(d,/都在他們前一個字的右上方)。

3、否定三音節(jié)詞。中間嵌有“不”字的表否定語氣的三音節(jié)詞快速書寫時只寫出第一個音節(jié)，后兩個音節(jié)可用“b”字母或下斜短線“\”附寫在第一個音節(jié)的右下方代替。如：跑不快——跑b跑不快——跑\

離不開——離b離不開——離\

4、熟知三音節(jié)詞，痄腮快速書寫時，不管遇到哪類型的三音節(jié)詞，只要根據(jù)句子上下文意能夠辨認(rèn)出來的，即可只寫出第一個音節(jié)，后兩個音節(jié)可化橫線“—”代替，寫在第一音節(jié)的正右方。如：國務(wù)院——國—解放軍——解—生產(chǎn)力——生—辯證法——辯—

十

六、拼音速記的基本原理是什么？

拼音速記的原理是根據(jù)《漢語拼音方案》的原理制定的《漢語拼音方案》的字母分為聲母、韻母兩大類，拼音速記方案的符號分為聲符和韻符兩類。拼音速記的聲符和韻符拼寫在一起，就成為音節(jié)符號（簡稱“音符”。用這些音符進(jìn)行詞語連寫和各種有規(guī)則的省略，就可以記錄全部語言。

十

七、簡進(jìn)聲符書寫五要領(lǐng)：

1、基線：又叫基準(zhǔn)線，要求21個聲符的底部都要靠寫在基線上。

2、筆順：速記符號連寫是尾首相連的，筆順分為了3種，即從右上往左下書寫，從左下往右下書寫，從左下往右上書寫，從左往右書寫。

3、比例：聲符是由大、中、小型符三級比例構(gòu)成的。

4、斜度：即角度，聲符的斜度有3種，與基線成50度左右，與基線成20度左右，與基線平行（“0”）的。

5、曲勢：即曲線聲符彎曲的趨勢。聲符寫法五要領(lǐng)是拼音速記符號書寫的基礎(chǔ)，必須掌握好，也可自創(chuàng)速記方法。

十

八、簡述創(chuàng)制拼音速記略符略法的原則。

略符是提高記錄書寫速度的重要技巧。在創(chuàng)制略符時，要真正體現(xiàn)略符的合理、準(zhǔn)確、迅速、易記、易寫的功效。應(yīng)具備以下幾條原則：

1、創(chuàng)制略符的對象必須是常用詞，詞組，句子。

2、創(chuàng)制的略符必須保留詞語的主要部分，并能便于聯(lián)想。

3、創(chuàng)制的略符在符形上不能與一般速符相混淆。

4、創(chuàng)制的略符必須便于書寫與認(rèn)讀。

十

九、什么是計算機(jī)速記？它有哪些特點(diǎn)？

是使用計算機(jī)及相關(guān)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)語音信息實(shí)時文字錄入的技術(shù)，是語文應(yīng)用工具和中文信息處理現(xiàn)代化的重要手段。

特點(diǎn)：1、速度快2、強(qiáng)度低3、效率高

二

十、計算機(jī)速記有哪幾種？目前最常用的是哪種？

1、專用鍵盤速錄機(jī)速錄。

2、計算機(jī)自動語音識別速記。

3、手寫速記的計算機(jī)聯(lián)機(jī)識別。日前常用的是第一種

二十

一、說出專用鍵盤速錄機(jī)的原理，特點(diǎn)。

中文速錄機(jī)采用左右對稱的專用鍵盤，突破了傳統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)鍵盤一次一指擊一鍵的工作方式，要求多個手指將組成編碼的多個鍵同時按下，一次即可完成兩個編碼的錄入，即“雙手多鍵并擊”。

其特點(diǎn)是：速錄機(jī)的長時間工作速度可達(dá)到250字/分；速錄機(jī)即能“聽打”又能“看打”和“想打”；速錄機(jī)通過專用軟件系統(tǒng)直接轉(zhuǎn)換成電子文本，能做到“會議畢，文稿出”。

二十

二、計算機(jī)速記主要應(yīng)用在哪些方面？

1、辦公文秘應(yīng)用（如領(lǐng)導(dǎo)出訪，外事工作，采訪記錄等）

2、專業(yè)錄速服務(wù)（如新聞會，論壇等）

3、個人應(yīng)用（如作家進(jìn)行文字創(chuàng)作，個人起草文體等）

二十

三、企業(yè)制度的基本內(nèi)容和特征是什么？完善現(xiàn)代企業(yè)制度有何種意義？

1、內(nèi)容：（1）現(xiàn)代企業(yè)法人制度（2）現(xiàn)代企業(yè)組織制度（3）現(xiàn)代企業(yè)管理制度

2、特征：（1）產(chǎn)權(quán)清晰（2）權(quán)責(zé)明確（3）政企分開（4）管理科學(xué)

3、意義：（1）現(xiàn)代企業(yè)法人制度真正做到了不但企業(yè)有人負(fù)責(zé)而且有能力負(fù)責(zé)，還實(shí)現(xiàn)了企業(yè)民事權(quán)力能力和行為能力的統(tǒng)一，使企業(yè)真正作為自負(fù)盈虧的法人實(shí)體進(jìn)入市場。（2）現(xiàn)代企業(yè)組織制度以合理的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)確立了所有者，經(jīng)營者和職工三者之間的制約關(guān)系，做到出資者放心，經(jīng)營者盡心，生產(chǎn)者用心，從而使企業(yè)始終保持較高的效率和長期穩(wěn)定的發(fā)展。（3）現(xiàn)代企業(yè)管理制度通過科學(xué)的生產(chǎn)，質(zhì)量，銷售，人力資源研發(fā)，財務(wù)等一系列管理體系的建立，有效地保證了企業(yè)內(nèi)部條件與外部環(huán)境相適應(yīng)，使企業(yè)各項(xiàng)資源得到了合理的利用。

二十

四、如何理解企業(yè)管理與企業(yè)文化的關(guān)系？企業(yè)文化的結(jié)構(gòu)如何？

企業(yè)管理包含了企業(yè)文化，企業(yè)文化需企業(yè)管理來表現(xiàn)，現(xiàn)代企業(yè)文化由3個層次構(gòu)成，即物質(zhì)層，制度層和精神層。

二十

五、如何根據(jù)企業(yè)的需求進(jìn)行人員的招聘與培訓(xùn)？

根據(jù)工作中人才的需求進(jìn)行分析，在得到領(lǐng)導(dǎo)或主管的授權(quán)后對用人作出計劃，協(xié)助做好招聘，培訓(xùn)職工的工作或提出相應(yīng)的建議。（了解人員招聘流程，方式與原則）

二十

六、如何建立和維護(hù)企業(yè)形象？

1、闡明企業(yè)當(dāng)前策略。2、確定企業(yè)形象。3、制定溝通目標(biāo)。4、擬定溝通計劃。

5、持續(xù)執(zhí)行計劃。考\試\大

二十

七、會計核算的方法有哪些？

方法有7種：1、設(shè)置會計科目和帳戶2、復(fù)式記帳3、填制和審核憑證

4、登記帳薄5、成本計算6、財產(chǎn)清查7、編制會計報表

二十

八、稅收有哪些分類

以課稅對象為標(biāo)準(zhǔn)分類

以稅負(fù)能否轉(zhuǎn)嫁為標(biāo)準(zhǔn)分類

以稅收與價格關(guān)系為標(biāo)準(zhǔn)分類

二十

九、我國的社會保障制度有哪些？

1、養(yǎng)老社會保險2、失業(yè)社會保險3、醫(yī)療社會保險4、工傷社會保險5、生育社會保險