最新公文規范范文

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一、公文的基本知識

（一）公文的含義

公文，系公務文書的簡稱，是黨政機關、社會團體、企事業單位以及其他社會組織行使法定職權、處理日常事務時經常使用的一種文體。公文有其特定的撰寫程式和行文格式，是傳達黨和國家的方針政策、黨規政令、指導和商洽工作、請示和答復問題、報告情況、交流經驗的一種重要文字工具。公文是應用文中最重要且用途最為廣泛的一種文體。

公文有狹義和廣義之分。狹義的公文特指《國家行政機關公文處理辦法》中規定的13種行政公文和《中國共產黨機關公文處理條例》中規定的14種黨的主要公文。廣義的公文則涵蓋了全部通用公文和專用公文。所謂通用公文，是指黨政機關、社會團體、企事業單位等普遍使用的公文；所謂專用公文，是指在一定的業務范圍內，按照特定需要而專門使用的公文。專用公文具有很強的專業特點，如外交公文，法規公文，司法公文，經濟公文，公關公文，軍事公文，等等。

就法院來說，法院公文既包括專用的司法文書如裁判文書、各種筆錄等，又包括有正式版頭的行政公文和黨組織公文，還包括其他一些公務文書如總結、匯報、發言、經驗交流材料、事跡材料、宣傳、調研、簡報類材料等等。可以說，范圍非常廣泛。我們今天講的主要是狹義的公文，即有正式版頭的行政公文和黨組織公文。

公文、文件、文書，這是三個既密切聯系又有所區別的概念。公文、文件、文書，它們在內涵上是有交叉的，就是說，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文，還可以叫做文書，但是，這樣的文字材料，在形式和內容上都是有嚴格要求的，只有符合這種要求、公文、文件、文書才可以作為同義詞來交替使用，否則便是誤用。公文、文件、文書三者可以說是同中有異、異中有同。所謂文件，它是領導機關根據自己的職責范圍而制發的、具有法定效力并設有特定版頭的公文；所謂文書，它是一切機關、團體、單位和個人，為傳遞信息、交流思想、聯系事務、商洽問題、記錄情況等而形成并使用的文字材料。稍加對比我們便不難發現，公文、文件、文書三者是一種包含與被包含的關系，具體地說，文件只是公文當中的一部分，而公文則又只是文書當中的一部分，文書除了公文之外，還包括私人文書。

狹義的公文與調研文章和宣傳文章也有很大的不同。在座的各位同志今天已經聽了關于調研和宣傳文章寫作方面的交流發言和講座，應該有了很深的印象。實踐中，有的同志寫得好調研文章或者宣傳文章，但不一定寫得好公文；同理，熟悉公文寫作的同志，也不一定擅長寫宣傳類文章，因為他們是幾種截然不同的文體。從公文的特點中，我們可以找到原因。

（二）公文的特點

1、明確的公務性。

2、鮮明的政治性。

3、極高的權威性。

4、作者的法定性。

5、較強的時效性。

6、體式的特定性。

7、文風的樸實性。

8、嚴格的程序性。

（三）公文的作用

1、領導和指導作用。

2、規范和約束作用。

3、宣傳和教育作用。

4、聯系和知照作用。

5、依據和憑證作用。

以上是公文的現實效用，還具有歷史效用，可以存史。

（四）公文的分類

1、按基本使用范圍分為：通用公文（法定公文、普通事務文書）和專用公文。

2、按行文的方向分為：上行文（請示、報告等）、下行文（決定、指示、批復等）、平行文（函等）以及通行文（意見、會議紀要等）。

3、按公文的內在屬性分為：規范性公文（規定、條例、章程、辦法、細則等）、指令性公文（命令、指示、決定等）、指導性公文（批示、意見等）、知照性公文（通知、通報、公報、簡報等）、公布性公文（公告、通告、布告等）、商洽性公文（函等）、報請性公文（請示、報告等）、記錄性公文（會議紀要、大事記等）。

4、按制發機關的性質分為：黨內公文、行政公文、群眾團體公文、聯合行文等。

5、按公文辦理的時間要求分為：特急公文、緊急公文、常規公文等。

6、按機密程度分為：絕密公文、機密公文、秘密公文和普通公文。

7、按公文的規范程度和約束力分為：規范性公文和非規范性公文。

8、按公文的載體分為：傳統紙質公文和電子公文。

（五）公文的文種及其適用范圍

中共中央辦公廳、自1996年5月3日起施行的《中國共產黨機關公文處理條例》規定，全國黨的機關公文文體主要有決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復、條例、規定、函、會議紀要等14個種類；國務院辦公廳、自2001年1月1日起施行的《國家行政機關公文處理辦法》規定，國家行政機關公文文體主要有命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等13個種類。其中，決議、指示、公報、條例、規定為黨的機關公文專用，命令、公告、議案為行政機關公文專用。就法院系統來講，1996年最高人民法院了一個《人民法院公文處理辦法》，但2001年1月1日起新的《國家行政機關公文處理辦法》施行后，最高法院沒有及時修訂法院系統的“公文處理辦法”，只是要求按照國務院的新“辦法”執行；后來，最高法院出臺了一個“修改稿”，但至今未正式下發實施，而最高法院的文件在一些細節上，并沒有完全按照國務院的新“辦法”執行，造成在一些細節規范上不知何去何從；同時，黨的機關公文仍按照老“條例”執行，使用16開紙等，法院對黨的機關的文件又要改用黨內公文格式，造成多軌并

行，很不統一，很不方便。但總體來說，法院公文主要是按照新的《國家行政機關公文處理辦法》執行的，所使用的文種同行政機關公文文種。

1、命令（令）

命令（令）屬下行文。《國家行政機關公文處理辦法》指出：它“適用于依照有關法律公布行政法規和規章；宣布施行重大強制性行政措施；嘉獎有關單位及人員”。命令（令）的制發主體有著嚴格的限定，《中華人民共和國憲法》和《中華人民共和國各級人民代表大會和地方各級人民政府組織法》規定，只有全國人大的常委會及委員長，國家主席，國務院及總理，國務院各部委及部長、主任，地方各級人民政府和各級人大，才有權力命令（令）。黨的領導機關可以和同級人民政府聯合命令（令），但需以行政公文的形式出現。就法院來說，命令（令）僅適用于授予司法警察警銜、獎勵有關人員。

2、決定

決定是黨政機關共有的一個公文文種，但就適用范圍而言，決定在行政機關比在黨的機關要廣泛得多。在黨的機關，決定“用于對重要事項做出決策和安排”，而在行政機關，決定則“適用于對重要事項或者重大行動做出安排，獎懲有關單位及人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定事項”。

3、公告

公告“適用于向國內外宣布重要事項或者法定事項”。它一般以國家各級領導機關的名義，社會團體、企事業單位和基層組織不使用這一公文文種。但事實上，公告的使用范圍非常廣泛，已經擴大化，如法院的開庭公告、公示公告等等。

4、通告

通告“適用于公布社會各有關方面應當遵守或者周知的事項”。通告與公告有相似之處，這就是都面向全社會，都是知照性的。但是二者也有明顯的區別，這種區別，一方面表現為制發的主體有受限與不受限的不同——公告是有資格限制的，而通告則是任何機關、團體和單位都可以采用的；另一方面表現為涉及的內容有重要程度的差異——公告涉及的是重要事項或者法定事項，而通告涉及的則是各有關方面應當遵守或者周知的事項。

5、通知

通知“適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或者執行的事項，任免人員”。通知與通告的功能相近，其最大的不同在于，通知有特定的受文者，通告則無；通知有專指的約束力，通告則僅有泛指的約束力；通知與機關的經常性工作密切相關，通告則與社會事務聯系密切，如此而已。

6、通報

通報“適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況”。公告與通告面向整個社會，具有較強的公眾性，通知與通報則主要是面向機關，具有較強的業務性。通知與通報的適用范圍有一定的重合，但也有各自專享的“領地”，不能做人為的取舍。

7、議案

議案“適用于各級人民政府按照法律程序向同級人民代表大會或人民代表大會常務委員會提請審議事項”。議案有其獨具的特色，因而是公文中的重要成員。就法院來說，議案適用于人民法院依照法律程序向同級人民代表大會及其常務委員會提請審議事項，主要是法官職務任免。

8、報告

報告“適用于向上級機關匯報工作，反映情況，答復上級機關的詢問”。行政機關與黨的機關均使用報告這一文種，而且適用范圍也基本相同。

9、請示

請示“適用于向上級機關請求指示、批準”。請示與報告都屬于上行文，兩者的區別在于，報告只是客觀地將有關情況匯報給上級機關，無需上級機關答復，而請示則是將自己無權或無力處理的事項及相應的對策主張反映給上級機關，上級機關必須明確予以答復。

10、批復

批復“適用于答復下級機關的請示事項”。下級機關用請示向上級機關行文，上級機關即須以批復做出相應的答復。

11、意見

意見“適用于對重要問題提出見解和處理辦法”。意見過去沒有被《國家行政機關公文處理辦法》作為一個公文文種列出，因其形式相對靈活，適用范圍廣，可以有效補救行政機關其他法定文種在適用范圍和使用效果上的不足，故最新修訂、的《國家行政機關公文處理辦法》將其正式確定為一個機關公文文種。它屬于通行文，適用范圍非常廣泛。

12、函

函“適用于不相隸屬機關之間商洽工作，詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項”。函的答復功能僅僅適用于不相隸屬的機關之間，這是它與批復的一點重要不同。

13、會議紀要

會議紀要“適用于記載、傳達會議情況和議定事項”。

黨的機關專用的公文文種有：

14、決議

決議被列為黨的機關14個法定公文文種的首位，可知它在黨的機關公文中居于突出重要的地位。《中國共產黨機關公文處理條例》指出：決議“用于經會議討論通過的重要決策事項”。這里有兩點需要注意：第一，從形式上說，決議必須是經會議討論通過的，就是說，只有拿到黨的會議上，提交與會者認真討論，并得到表決通過的，這樣的決議才是合法有效的。第二，從內容上說，決議必須是重要決策事項，就是說，一般的事項、非決策性事項不能采用決議這一公文文種。

15、指示

指示屬下行文，“用于對下級機關布置工作，提出開展工作的原則和要求”。就是說，指示主要適用于布置工作而不是其他方面，并且布置工作也不是事無巨細樣樣說到，只是提出一些原則和要求，工作具體如何開展，還須由下級機關根據各自的實際情況自主決定，所以，指示的文末往往有“望結合實際情況，認真貫徹執行

”之類的結束語。

16、公報

公報“用于公開重要決定或者重大事件”。相對于通報而言，公報的公開程度更高，而且涉及內容的重要性一般來說也更強。如國務院公報、最高法院公報等等。

17、條例

條例“用于黨的中央組織制定規范黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度”，屬規范性公文。就是說，一方面，條例的制發有嚴格的資格限定，下級黨組織不可以制發條例，只有黨的中央組織才可以制發條例；另一方面，條例是關于黨組織的工作、活動和黨員行為的規章制度的具體化，是條文性法規，具有極大的權威性和約束力。

18、規定

規定“用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范”。規定與條例一樣，也屬規范性公文。兩者的不同之處在于，一方面，就制發的主體而言，規定并無條例那樣的嚴格限定，各級黨組織都可以制發規定；另一方面，就適用范圍而言，規定往往與特定的時期、特定的條件和背景，以及特定的問題相聯系，正因為如此，其時效性更強，而穩定性相對略差。其實，規定不僅用于黨的機關，在行政機關和其他機關應用也很廣泛，主要用來制定規章制度，但因為它不是行政公文文種，所以必須用通知的形式印發，而不能單獨成文印發。

（六）公文的行文規則

公文的行文規則，是關于公文制發的基本原則和基本方法的概括和總結。

1、行文原則。有2條值得注意：（1）“少而精”的原則。《中國共產黨機關公文處理條例》第11條明確規定：“行文應當確有需要，注重實效，少而精，可發可不發的公文不發，可長可短的公文要短。”《國家行政機關公文處理辦法》也有同樣規定。在具體聯絡協調工作中，也是提倡多人來人往，少文來文往。

（2）不以機關名義向領導個人報送公文原則。《國家行政機關公文處理辦法》第22條規定：“除上級機關負責人直接交辦的事項外，不得以機關名義向上級機關負責人報送‘請示’、‘意見’和‘報告’”。《中國共產黨機關公文處理條例》也有相同規定。直接向領導同志個人報送公文，有損領導機關的權威，違背公文流轉辦理程序，從報送者角度看可以提高效率，但對領導機關而言，則損害了效率。就法院而言，領導同志批示、交辦的案件比較多，對于交辦案件，領導同志明確批示“望復”、“回告結果”等意思的，可以公文形式對領導同志個人報送，除此之外，一般不要向領導同志個人報送公文。

2、行文關系。分為領導與被領導關系、指導與被指導關系、互不統屬關系三類。

3、行文方式。根據制發機關劃分，可分為單獨行文和聯合行文；根據接收機關劃分，可分為縱向行文（逐級行文、多級行文、越級行文、通行行文）和橫向行文。

4、具體要求。（1）恪守隸屬關系，一般不越級行文。《中國共產黨機關公文處理條例》規定：“黨的機關的行文關系，根據各自的隸屬關系和職權范圍確定。……不得越級向上級機關行文，尤其不得越級請示問題；因特殊情況必須越級行文時，應當同時抄送被越過的上級機關。”《國家行政機關公文處理辦法》有相同規定。允許越級行文的情形：發生了嚴重緊急情況；直接上級機關的上級機關越級交辦某些事項，同時指令越級上報的；詢問只有直接上級機關的上級機關才能答復的某些重要問題或事項，且這些問題和事項與直接上級機關沒有任何聯系的；數次向直接上級機關行文請求解決某項工作中急需解決的問題，但是直接上級機關長期不予解決，以致對工作或即將對工作產生嚴重的負面影響的；等等。

（2）明晰發文權限，向適宜的對象行文。根據規定，黨委和政府可以向各自的上一級或下一級黨委和政府行文；黨委、政府辦公廳（室）在得到黨委、政府授權后，可以向下一級黨委、政府正式行文；黨委、政府的其他下設部門，一般不得向下一級黨委和政府正式行文；其行文對象，包括各自的上一級或下一級黨委、政府的對口部門，以及同級黨委、政府的下設部門。不相隸屬的機關之間行文，適用“函”這一商洽性公文，不能采用指令性、指導性和規范性公文文種。法院公文的行文對象要求是一樣的。

（3）尊重機關職權，準確認定主送機關和抄送機關。簡單地說，誰是主管，那么主送就是誰。公文的主送機關，一般只能是一個。《國家行政機關公文處理辦法》第21條規定：“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送機關，需要同時送其他機關的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級機關。第20條規定：向下級機關或者本系統的重要行文，應當同時抄送直接上級機關。第23條規定：受雙重領導的機關向上級機關行文，應當寫明主送機關和抄送機關。上級機關向受雙重領導的下級機關行文，必要時應當抄送其另一級機關。《中國共產黨機關公文處理條例》規定相同。值得注意的是，有的同志對一些重要公文忽視抄送，導致法院的一些重要工作部署和動態不能及時被上級和地方有關機關了解和掌握，一定程度上影響了工作的效果。要準確確定抄送機關，需要全面把握公文內容和與之有工作聯系的有關機關，才能做到既不漏送，又不枉送。

（4）部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。

（5）需要聯合行文時，作者應是同級機關。《國家行政機關公文處理辦法》第16條規定：同級政府、同級政府各部門、上級政府部門與下一級政府可以聯合行文；政府部門與相應的黨組織和軍隊機關可以聯合行文；政府部門與同級人民團體和具有行政職能的事業單位也可以聯合行文。聯合行文應當確有必要，應當明確主辦部門，應當嚴格控制聯合行文單位數量。

（6）關于“請示”的具體規定。“請示”應當一文一事；請示事項涉及其他機關職權范圍的問題時，應與有關機關協商一致，如未能達成一致，需在請示中寫明；請示問題應當提出明確的意見；請示一般只寫一個主送機關；請示不得抄送其下級機關；“報告”不得夾帶請示事項。

二、公文的格式規范

公文的格式，指的是公文的外觀

形式，它既包括組成公文的各部分文字符號在載體（紙張等）上的排列和標識規則，也包括公文的用紙要求和印制規范，換言之，公文的格式就是公文的書面結構與公文的用紙和印制規范的總和，是對公文的文面要求。公文格式的特點具有較強的規范性。規范的公文格式有利于維護公文的嚴肅性，使公文的寫作規范化、標準化，不僅增加公文的美學效果，而且方便對其進行閱讀與傳遞、處理，提高工作效率。《中國共產黨機關公文處理條例》、《國家行政機關公文處理辦法》分別以一章的篇幅對黨的機關和國家行政機關公文的格式做了規定，而由中國標準研究中心和國務院辦公廳秘書局共同起草、國家質監局、自2000年1月1日起正式實施的作為中華人民共和國國家標準的《國家行政機關公文格式》，更是前所未有的，最為全面、具體、細致、科學的公文格式標準。為規范公文的制作和處理，2005年開展“規范司法行為，促進司法公正”專項整改活動期間，中院參照《國家行政機關公文處理辦法》和最高法院有關規定，于9月7日制定了《宜昌市中級人民法院公文處理辦法》，編入《規章制度》一書，就公文的制作、處理進行了規范，作了比較詳細的規定。下面分別就公文的形式、書面格式、用紙格式和印裝格式加以介紹。

（一）公文的形式和適用范圍

就法院系統來說，以中院為例，主要有：

1、《宜昌市中級人民法院文件（宜市中法發）》，主要用于傳達貫徹黨的方針、政策或重要工作部署，重要的決定、通知等。

2、《宜昌市中級人民法院（宜市中法）》，主要用于人事任免、重要會議及其他事項的通知、批復、命令、議案、請示、報告、通報、函等。

3、《宜昌市中級人民法院辦公室文件（宜市中法辦）》，是中院文件的補充形式，主要適用于辦公室根據院領導授權、傳達或代本院某些事項，辦公室職權范圍內的事項。

4、《傳真電報（宜市中法明傳、密傳）》，用于中院和中院各部門通知召開會議、時效性較強事項、事務活動安排、處理突發事件的措施等。

5、以中院各部門名義制發的公文，一般使用中院信箋版頭。

（二）公文的書面格式

公文的書面格式，是指公文全部文面組成要素的排列順序和標識規則。《國家行政機關公文格式》將公文的書面格式劃分為眉首、主體、版記三部分，并分為秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、抄送機關、印發機關和印發日期等7個要素。置于公文首頁紅色反線（又稱間隔橫線）以上的各要素統稱眉首；置于紅色反線（不含紅色反線）以下至主題詞（不含主題詞）之間的各要素統稱主體；置于主題詞以下的各要素統稱版記。

——眉首。眉首一般由公文份數序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發文機關標識、發文字號、簽發人、紅色反線等要素組成，實際上就是置于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素。

1、公文份數序號

公文份數序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。公文如需標識份數序號，用阿拉伯數字頂格標識在版心左上角第1行，采用紅色號碼機套印，比如同一文稿共印100份，其中第1份的序號可寫“001”，最后一份的序號可寫成“100”。標識份數序號，其主要作用是便利公文的登記、分發和檢查。

2、秘密等級和保密期限

秘密等級和保密期限是對涉及黨和國家秘密的公文的保密程度和傳遞處理的要求，是在一定時間內只限于特定范圍的人員知曉的。黨和國家機關的公文密級均為“絕密”、“機密”、“秘密”三個等級，其中“絕密”、“機密”兩個密級的公文應當標明份數序號。絕密是最重要的國家秘密，如果泄露出去會使國家的安全和利益遭受特別嚴重的損害。公文如需標識密級，用3號黑體字，頂格標識在版心有上角第1行，并且標識密級的兩字之間須空1個字；如需同時標識密級和保密期限，則兩項同用3號黑體字，并且密級在前，保密期限置后，頂格標識在版心右上角第1行，密級和保密期限之間用“★”隔開。標注密級的同時應標注保密期限，保密期限一般分一年以內、一年及一年以上、長期和期限不作標注。期限不作標注的一般按保密期20年認定，如秘密★6個月、機密★3年、絕密★長期。

3、緊急程度

緊急程度是對公文送達和辦理的時間要求。黨的機關公文的緊急程度分為“特急”、“加急”兩種，國家行政機關公文的緊急程度分為“特急”、“急件”兩種。如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，并且標識緊急程度的兩字之間須空1個字；如需同時標識密級、保密期限和緊急程度，則密級和保密期限頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。

4、發文機關標識

發文機關標識，《中國共產黨機關公文處理條例》稱之為“版頭”。發文機關標識由發文機關全稱或規范化簡稱加“文件”組成，某些特定的公文可只標識發文機關全稱或規范化簡稱，不加“文件”字樣，比如“函”；“命令（令）”、“會議紀要”除標識發文機關全稱或規范化簡稱外，還應加上文種。《中國共產黨機關公文處理條例》規定：版頭“由發文機關全稱或者規范化簡稱加文件二字或者加括號標明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部”。發文機關標識上邊緣至版心上邊緣一般為25mm；上報的公文，發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為80mm。“函”的發文機關標識上邊緣距上頁邊的距離為30mm，發文機關全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細下粗），兩條線長均為170mm。“命令（令）”的發文機關標識上邊緣至版心上邊緣為20mm。發文機關標識原則上應使用小標宋體字和紅色標識，字號以醒目美觀為原則由發文機關酌定，但一般應小于22mm×15mm。聯合行文時應使主辦機關名稱在前，“文件”二字置于發文機關名稱右側

，上下居中排列。即使是聯合行文機關較多，也必須保證公文首頁顯示正文。

5、發文字號

發文字號由發文機關代字、年份和序號組成。發文字號一般在發文機關標識下空2行處，用3號仿宋體字標注并居中排布。“命令（令）”的發文字號標注在“命令（令）”的發文機關標識下邊緣空2行居中位置；“會議紀要”編號置于“會議紀要”標識之下、紅色反線之上正中間。聯合行文一般只標明主辦機關發文字號。機關代字應當反映發文機關或部門的性質。同一機關。部門的同一類公文的代字應當統一，不可有幾種寫法。機關代字一般可取機關名稱前一個或兩個字，但要注意與名稱相近的其他機關相區別。年份、序號用阿拉伯數字標識；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括住；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。

6、簽發人

發文機關簽發簽批公文的領導人的姓名。上報的公文需標識簽發人姓名，簽發人姓名平行排列于發文字號右側。發文字號居左空1字，簽發人姓名居右空1字；“簽發人”用3號仿宋體字，“簽發人”后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發人姓名。如果是聯合行文，則有多個簽發人，這時，主辦機關簽發人姓名置于第一行，其他簽發人姓名從第二行起在主辦機關簽發人姓名之下，按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，并使發文字號與最后一個簽發人姓名處在同一行并使紅色反線與其距離為4mm。

7、紅色反線

紅色反線一般標印在發文字號之下4mm處，其長度與版心等寬（即156mm）。

——主體。主體一般由標題、主送機關、正文、附件、成文時間、印章、附注等要素組成。新晨