企業文件管理范文

提高企業CAD電子文件的歸檔管理水平

1．轉變觀念，提高認識

傳統的科技檔案管理主要是對紙質文件進行驗收、歸檔，而新時期的科技檔案管理必須包含CAD電子文件的歸檔與管理，否則科技檔案的歸檔就不完整，企業的核心技術安全也得不到有效的監控。CAD電子文件的歸檔管理不同于紙質文件的歸檔管理，檔案部門必須具備基本的接收、管理硬件設施和相應的管理平臺（軟件）。CAD電子文件的歸檔管理是企業實現科技檔案信息化管理基礎工作之一。企業只有實現了科技檔案信息化管理，才能沖破檔案利用的各種局限，從而實現科技檔案信息資源科學管理和高效利用。

2．制定標準，明確要求

CAD電子文件的歸檔管理是一項系統工程，企業檔案部門單靠自身的力量遠遠不夠，必須與文件形成部門及信息技術部門相互合作。因此，企業必須參照國家及檔案行業相關標準，制定出切實可行的《電子文件歸檔與管理規范》，明確規定CAD電子文件的歸檔范圍、類型和相應的文件格式，對電子文件的運行環境、操作平臺等要求進行必要的說明，確保CAD電子文件歸檔的完整性、準確性、有效性。

3．及時歸檔，確保質量

雖然企業各部門平時都做了一些電子文件的整理或保存工作，但由于設備老化或頻繁更新，導致很多CAD電子文件在設備更新過程中丟失。為避免此類情況3的發生，技術人員在完成CAD電子文件的最終審定后，必須及時通過計算機網絡向檔案部門移交，即邏輯歸檔；檔案部門對歸檔的CAD電子文件應及時進行整理、鑒定、編目，并集中下載到可脫機保存的光盤等載體上，即物理歸檔，以確保科技檔案的完整收集和安全保存。

4．提高技能，適應需求

(一)全廠公私報刊、外來郵件、外發公啟、函電由廠收發室負責收發。

(二)外發函、電要求。

1.各部門因公需外發函、電，經辦人員應于每天下午××點以前將函件、電報底稿送到收發室，另填寫掛號、平信、電報外發登記表。

2.每天下午××點以前，廠收發室應將當月外發函、電清點，累計送交郵局寄發。

(三)外來郵件管理

1.外來郵件一律經廠收發室簽收分發。

2.凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發室通知收件人到收發室當面簽收。

3.一般公啟函、電和廠內職工私人信件，由收發室開具清單分放到各單位信報箱內。

《圖書情報知識雜志》2015年第六期

1俄羅斯電子文件發展態勢及對檔案管理工作的挑戰

隨著俄羅斯社會信息化及電子政務建設的迅速推進,電子文件成為俄羅斯政府機關、企業及各類組織進行信息記錄、信息交流和信息保存的最重要方式。2000年至今,俄聯邦政府及地方政府制定實施了一系列信息化規劃,聯邦層面的有:《2002-2010年電子俄羅斯聯邦規劃》、《至2015年俄羅斯信息社會發展戰略》、《至2010年俄羅斯電子政府建設綱要》、《2011-2018信息社會專項規劃》等,地方層面的有:“電子莫斯科”、“電子阿爾泰”、“電子韃靼斯坦”等[1],這些信息化規劃的實施直接促進了各級政府的電子政務建設,同時,也為電子文件的產生和流轉創造了條件,2009、2010年俄羅斯政府先后開通了“跨部門電子文件處理系統”(МЭДО)和“跨部門電子交互系統”(СМЭВ)。根據上述規劃所設定的目標,截止2015年,俄羅斯國家機關之間電子文件流轉量不少于總文件量的70%,電子化的檔案全宗數量不少于館藏總量的20%[2]。電子文件數量和類型激增,成為政府管理決策的關鍵性信息資源,這對電子文件的有效管理和長期保存提出了迫切要求。與中國及歐美許多國家類似,從國家層面和行業領域加強電子文件管理領域的立法和標準建設,探索電子文件管理機制,建立并完善有助于確保電子文件真實性、完整性、可靠性和可用性的管理制度是當前俄羅斯電子文件管理的核心問題。

2俄羅斯電子文件管理立法及標準建設

2.1俄羅斯電子文件管理立法進展確認電子文件的法律憑證性和法律地位是電子文件有效管理的法律依據和法律保障,俄聯邦兩個重要的法律《電子簽名法》和《信息、信息技術和信息保護法》對此作了相應規定。2006年頒布實施的《信息、信息技術和信息保護法》是調整俄羅斯信息法律關系領域的基本法,該法確認了電子文件的法律地位。根據該法規定,以電子數字簽名形式或其他類似手寫簽名形式簽署的數據電文,被認為是電子文件,與手寫簽名的文件具有同等的法律地位;在簽訂民事法律合同時,當事人之間用署有電子簽名的數據電文交換被認為是文件交換[3];2011年頒布實施的俄羅斯聯邦《電子簽名法》(該法取代了2004年頒布的《電子數字簽名法》)規定,電子文件的數字簽名具有與紙質文件手寫簽名同等的法律效力,從而使電子文件的法律憑證性得到有效保障[4]。此外,俄聯邦其他相關法律則在一定程度上認同了電子文件的地位和作用。如:《民法》(1994)確認了電子合同的效力,《會計法》(1996、2003)和《稅法》(2000)等都規定可提交電子形式的會計報表或稅務申報表,2002年俄羅斯稅務局明確規定,只能提交電子稅務申報表。《仲裁訴訟法》(2002)確認了電子簽名文件及其他類似手寫簽名的文件具有與書面文件同等的效力,《海關法》(2003)規定,通關所需要的文件可以電子形式提交,而《勞動法》也不排除使用電子形式的人事文件。此外,俄聯邦《政府信息公開法》(2009)、《俄聯邦國家檔案館、市立檔案館、博物館、圖書館和科學院保管、收集、統計、利用聯邦檔案全宗文件及其他檔案文件基本規則》(2007)等相關法律法規為電子文件管理立法提供了參考和依據。在文件與檔案管理領域,俄羅斯針對電子文件管理的立法正處于起步階段。《俄羅斯聯邦檔案事業法》(2004)明確規定,將電子文件納入俄羅斯聯邦檔案全宗,確認了電子文件的檔案價值,使其與紙質檔案一樣成為聯邦檔案全宗的重要組成部分[5]。2011年修訂的《聯邦機關公文處理條例》適當增補了有關電子文件管理的相關條款,明確界定了“文件的電子形式”、“文件掃描”和“電子公文”的概念,并詳細補充說明了聯邦機關電子文件管理工作的特點[6]。《俄羅斯國家檔案館工作基本規則》則較為籠統地規定了電子文件接收進館、長期保存、統計和著錄等問題,這些問題在其他相關法規如《機關檔案室工作規則》(2002)、《俄羅斯國家檔案館科技文件工作基本規則》(2003,草案),《機關檔案館(室)科技文件工作基本規則》(2004,草案)等法規中得到了細化。2009年9月30日俄羅斯政府頒布的《跨部門電子公文管理系統條例》為解決電子政務系統跨部門電子公文流轉的效率和安全性問題提供了法律保障。此外,為了實現國家機關電子文件流轉量不少于總文件量70%的目標,聯邦檔案局了《關于聯邦機關內部活動必須以電子形式形成、保管和利用的文件一覽表》(2011),為機關內部事務處理活動形成的電子文件類型及管理提供了具體建議。這些與電子文件有關的規范雖然體現了俄羅斯檔案館和政府部門在電子文件管理中積累的成果和經驗,但是,它們還不足以解決電子文件全程管理尤其是電子文件長期保存所面臨的諸多問題,缺乏保障電子文件真實性和可長期存取性的管理機制。綜合上述俄聯邦《電子簽名法》、《信息、信息技術和信息保護法》、《民法》、《會計法》、《海關法》、《勞動法》等重要法律的規定,俄羅斯立法系統對電子文件的法律地位是認可的。而檔案部門則任重道遠,需要在這種有利的立法環境中,制定相應的政策、法規和標準,引導和規范電子文件管理,確保電子文件的法律憑證性,保護電子檔案資源。

2.2俄羅斯電子文件管理標準建設早在20世紀60~70年代,蘇聯時期產生并積累了相當數量的機讀文件,20世紀80年代,制定了3項有關機讀文件的國家標準:ГОСТРД50-524-84.《方法指南.機讀文件保存規則》(1985),ГОСТ6.10.4-84.《賦予計算機機讀文件法律效力.總則》(1985),ГОСТ28388–89《信息加工系統.磁性載體文件.制作和加工規則》(1990)。但遺憾的是,因蘇聯解體這幾項重要的國家標準沒有充分發揮效用就無效了,而且也無法應對當前電子文件規模急劇增長帶來的挑戰。因此,制定新的電子文件管理標準迫在眉睫。當前,俄羅斯在電子文件管理領域積極謀求與國際接軌,電子文件管理問題被納入俄羅斯檔案事業中長期發展規劃的核心內容。表現為:第一,俄羅斯密切關注歐洲委員會2001年的《電子文件管理功能需求模型》(Moreq,已升級為Moreq2、Moreq2010),受其影響較大,Moreq為俄羅斯政府機關和企業的電子文件管理系統設計及元數據方案制定提供了參照;第二,采用3個重要的電子文件管理國際標準ISO/TR18492、ISO15489、ISO23081為國家標準,具體為:ГОСТР54989-2012/ISO/TR18492:2005,ГОСТРИСО15489-1-2007和ГОСТРИСО23081-1-2008。除此之外,俄羅斯對有關電子文件存儲載體的國際標準如ISO18921、ISO18923:2000、ISO18925:2002、ISO18926系列、ISO18927:2002、ISO18933系列等也比較關注。第三,制定了有關文件與檔案管理領域的基礎標準:ГОСТР7.0.8-2013《文書處理與檔案事業-術語和概念》、ГОСТРИСО15489-1-2007.《信息、圖書及出版事業標準體系.文件管理.基本要求》、ГОСТРИСО23081-1-2008.《信息、圖書及出版事業標準體系.文件管理.文件管理過程.文件元數據》;電子文檔管理系統標準:ГОСТ54471-2011《電子文檔系統.文件管理.電子形式保存的信息.有效性及可靠性保障建議》;電子郵件標準:ГОСТР53898-2010《電子文檔系統.文件管理交互系統.電子郵件要求》等。第四,俄聯邦檔案局委托俄羅斯文書學與檔案工作研究所(ВНИИДАД)研究制定了一系列有關電子文件收集、鑒定、統計和長期保存的方法指南,為出臺該領域的標準規范奠定了基礎。2012年俄羅斯文書學與檔案工作研究所制定了《電子文件保管的組織及技術方法指南》,提出了電子文件歸檔和長久保存的指導性意見[7]。在此基礎上,2013年俄羅斯文書學與檔案工作研究所研制了《機關檔案室收集、統計和保管電子文件方法指南》[8]、《國家檔案館和市立檔案館收集、統計和保管電子文件方法指南》[9],分別從機關檔案室和國家檔案館層面規范了電子文件收集、統計和保存中的具體要求,對于基層電子文件管理工作具有重要的指導意義。第五,俄羅斯檔案事業中長期發展規劃《2020年前俄羅斯檔案事業發展綱要》十分重視電子文件管理標準化問題,該綱要強調,應從國家層面建立文件管理、檔案管理和文件流轉的標準規范,建立統一的電子文件管理系統,以最小的成本實現最優化和合理化的文件流轉,從根本上減少每個國家機關為研發電子文件管理系統而付出的成本。具體的措施包括:制定電子文件形成、整理及保管標準;制定電子文件歸檔和移交進館的格式標準以及電子文件長期保存和利用服務的技術方法標準;建立電子文件管理領域的合作機制;建立聯邦“電子文件保管中心”[10]。可見,與中國等大多數國家類似,俄羅斯政府及檔案部門已經開始著手建立電子文件管理標準體系,針對政府部門電子文件的形成、歸檔、保管以及進館和長期保存制定相應的技術標準和質量規范,提高電子文件管理的效率和質量。

3俄羅斯聯邦政府“電子文件保管中心”(ЦХЭД)建設構想

俄羅斯政府建立電子文件檔案館的設想開始于2010年。俄羅斯總統辦公廳主任С.Е.Нарышкин在2010年9月7日召開的一次聯席會議上,首次對聯邦機關的電子文件管理問題表示密切關注。隨后,俄羅斯聯邦檔案局長В.П.Тарасова于2010年9月16日在挪威奧斯陸召開的國際檔案圓桌會議上發表了題為《俄羅斯電子文件及檔案管理現實問題》的報告,闡述了俄羅斯準備建設專門的聯邦電子文件檔案館的構想[11]。此后,在2011年6月8日召開的俄羅斯信息社會發展理事會會議上,國家檔案館長А.Н.Артизов首次提出了“電子文件保管中心”(ЦХЭД)這一概念及建設思路,擬對聯邦機關形成的電子文件集中保管。檔案學家С.Л.Кузнецов認為,傳統檔案館既缺乏必要的技術設施,又缺乏熟悉現代信息技術的檔案專家,無法對大量電子文件進行有效管理和長期保存,為此,有必要建立“電子文件保管中心”(ЦХЭД),對聯邦機關形成的電子文件進行集中保管和長期保存[12]。2013年,經過俄羅斯聯邦檔案局、國家檔案館、通信部、經濟部等多部門協商,開展多次專家討論和調研,俄羅斯聯邦檔案局了《2020年前俄羅斯檔案事業發展綱要》,明確提出了聯邦“電子文件保管中心”(ЦХЭД)建設規劃。該規劃的基本思路是:在聯邦檔案館中,選擇一個具有良好基礎設施的檔案館作為中心基地。該中心與接入“跨部門電子文件處理系統”(МЭДО)和“跨部門電子交互系統”(СМЭВ)的各聯邦機構保持業務聯系,具備對聯邦機構電子文件集中接收、永久保管和提供利用服務的功能。同時,它也集中保管聯邦檔案館所保存的聯邦檔案全宗的數字化副本。在地方層面,可在各聯邦主體建立類似的電子文件保管中心,接收和保管各聯邦主體形成的電子文件。《俄羅斯聯邦檔案局及所屬機構2011-2020年信息化規劃》對“電子文件保管中心”(ЦХЭД)建設進行了具體部署:ЦХЭД負責集中接收、保管和利用聯邦政府部門及下屬機構在機關電子文件處理系統、“跨部門電子文件處理系統”(МЭДО)和“跨部門電子交互系統”(СМЭВ)中形成的電子文件,同時,集中保管聯邦檔案館所保存的聯邦檔案全宗的數字化副本。ЦХЭД所接收電子文件的來源機關包括:①聯邦政府機構和國家權力機構;②聯邦檔案館。聯邦檔案館在完成“檔案全宗”、“全宗目錄”、“中央全宗目錄”等項目的過程中,對館藏聯邦檔案全宗文件數字化轉換以后形成的數字副本。根據《俄羅斯聯邦檔案局及所屬機構2011-2020年信息化規劃》,2011~2020年直接用于ЦХЭД建設的預算項目及預算支出為:①電子文件接收4.51億盧布;②電子文件保管新庫房建設4.75億盧布;③電子文件信息檢索系統開發與維護4500萬盧布。加上其他技術研發和組織管理等相關費用,2011~2020年ЦХЭД的建設總經費約為12.9億盧布[13]。可見,俄羅斯“電子文件保管中心”(ЦХЭД)的功能類似于美國的電子文件檔案館(ERA),這說明俄羅斯政府已經認識到電子文件對于國家管理及國民經濟發展的重要性并有所行動。但ЦХЭД尚處于計劃和初步設計階段。ЦХЭД建設面臨的兩大短板是經費不足和人才緊缺。因此,俄羅斯聯邦政府持續穩定的財政支持和大量的專業技術人才保障將是該項目順利進行的關鍵。

《北京檔案雜志》2015年第十一期

2014年3月，美國國家檔案與文件署（NARA）頒布了《NARA2014-2018財政年度戰略規劃》（U.S.Na⁃tionalArchivesandRecordsAdministrationFISCALYEAR2014–2018STRATEGICPLAN），[1]該規劃包括三個部分，即背景、任務和愿景、戰略目標。其指出2014年至2018年NARA的前進方向，是指導NARA調整工作重心及分配資源的依據。事實上，NARA早有制訂未來工作計劃的傳統，1997年，NARA就向總統、國會及美國公眾提交了《NARA1997-2007年度戰略規劃》，該規劃于2000年進行了第一次修改，[2]2003年進行了第二次修改。[3]2006年，NARA又制訂了《NARA2006-2016年度戰略規劃》，并于2009年做出修改。[4]可見，NARA一直在根據時代的變化對戰略規劃進行修改，其內容也發生著變化。在這種情況下，對走在世界前列的美國檔案事業進行研究，特別是研究其檔案事業戰略規劃的發展變化，對我國檔案事業發展“十三五”規劃的制定有較大的借鑒意義。

一、美國檔案事業發展戰略規劃的變化

（一）利用服務的對象、范圍和方式有所擴展利用服務是美國國家檔案館的核心任務。盡管如此，在不同時期，NARA的戰略規劃對“利用服務”核心任務提法的不同，使其利用服務的側重點亦有所不同，利用服務的對象、范圍在不斷發生變化和擴展，利用服務的方式也在不斷改進。1.第一階段（1997～2005年），NARA的任務是“保障民眾、公務人員、總統、國會和法院對重要證據的及時獲取。”[5]在該階段，NARA利用服務的對象和范圍都有一定的局限性。服務對象側重于民眾、公務員、總統、國會和法院，對其他組織和機構的利用服務少有提及；服務范圍則傾向于提供檔案的證據價值，而忽略了檔案情報價值。在第一階段，NARA過于強調檔案的證據價值，而忽略情報價值，且對檔案用戶的認識較為狹隘。究其原因，是因為當時檔案工作者與社會往往比較重視檔案的證據價值，對其情報價值有所忽視。在發揮檔案作用中，有些本屬情報價值的，人們也一概稱為憑證作用，掩蓋了檔案的情報價值。[6]這也導致NARA過于關注檔案憑證價值的利用者，如公務員、國會和法院，而忽略了檔案情報價值的用戶，如企業。2.第二階段（2006～2013年），NARA提出“提供用戶對館藏檔案的快速、簡便、安全的獲取”；[7]對利用服務對象不再加以限制，而擴展為所有用戶；提供利用的內容為館藏檔案，不再片面強調檔案的憑證價值。除此之外，這一時期，由于用戶對方便獲取檔案有了更高的需求，因此NARA開始關注用戶獲取檔案的方式，以實現用戶對館藏檔案的快速、簡便和安全的獲取。為了實現這一目標，NARA從以下幾個方面做出了努力：第一，實現對電子文件的管理和提供利用；第二，將那些利用頻繁的傳統形式的檔案優先進行數字化，并對所有館藏檔案進行在線著錄；第三，對那些有深層挖掘檔案信息需求的研究者，NARA繼續為其提供研究室和專家咨詢服務。這些舉措保證了用戶對NARA館藏檔案的快速、簡便、安全的獲取。3.第三階段（2014年至今），NARA對利用服務提出了新要求。在《NARA2014-2018財政年度戰略規劃》中確立了四項目標，其首要目標是“實現公眾對檔案的獲取”。“這一目標的確立也標志著NARA在戰略和目的方面的重要轉變：NARA超越將檔案提供利用的傳統角色，轉而通過靈活的工具和促進公眾參與的可獲取的資源來實現用戶對檔案的獲取。”[8]在這一時期，NARA主要通過數字平臺實現用戶對所有文件的可獲取性，從而保障任何人都可以獲取到NARA的館藏，并從中有所發現和了解。為了實現這一目標，NARA采取了相應的措施：繼續對館藏檔案進行在線著錄，加速模擬檔案向數字檔案轉化，以確保用戶可以獲取到更豐富的資源。不難看出，NARA在第三階段的利用服務工作是在第二階段的基礎上開展的，許多工作在第二階段就已經著手在做，經過近十年的努力，NARA在不斷“實現公眾對檔案的獲取”，提高其利用服務水平。

（二）重視檔案經濟價值的發揮和新技術的應用檔案在社會經濟建設中具有重要作用，檔案信息資源的開發利用可以產生經濟價值。檔案作為發展生產力的重要因素，是加快知識創新和科技成果轉化的重要條件，也是提高經濟效益、實現經濟價值的重要保證。基于此，NARA十分重視檔案經濟價值的發揮。“實現NARA價值的最大化”是《NARA2014-2018財政年度戰略規劃》新增的內容，在以往的任何規劃中都不曾提及，這說明NARA開始發現并重視檔案價值的擴展。NARA將政府信息提供給民眾利用并從中創造了巨大的經濟價值，這是對檔案文化價值和歷史價值的極大補充。為此，NARA確立了兩個分目標：第一，通過改革使文件管理政策和實踐現代化，更有效地支持聯邦政府向數字政府轉變。為支持聯邦政府向數字政府轉變，NARA對各個聯邦機構管理具有永久保存價值的電子文件的要求；同時為了減輕電子文件管理的負擔，NARA將加大在應用研究方面的投資。第二，以促進公眾和商業對政府文件的利用，來創造巨大的經濟效益。NARA將以機器可讀的形式來提供對電子文件數據的直接利用，以保證對館藏信息的有效獲取。從《NARA2014-2018財政年度戰略規劃》中可以看出，NARA通過加快對新技術的應用來提供對電子文件數據的直接利用，保證用戶對館藏信息的有效獲取，從而以促進公眾和商業對電子文件的利用，來創造巨大的經濟效益。新技術是挖掘檔案經濟價值的手段和支撐，可以通過兩個方面促進檔案經濟價值的實現：第一，通過信息技術的應用來提供用戶對檔案的直接利用，保證用戶方便、快捷地獲取檔案信息，減少不必要的時間浪費，加快檔案轉變為經濟效益的步伐。這正是NARA所采取的措施。第二，通過采用新技術，積極開發檔案信息資源，挖掘其中蘊藏的經濟價值，將潛在經濟價值轉化為現實的、實在的經濟價值。目前，主要通過國家檔案館目錄實現。國家檔案館目錄（NationalArchivesCatalog）是NARA為了便于用戶利用檔案而開發的文件信息在線利用門戶，獨家提供了超過200萬份ERA電子文件的在線利用。該目錄是在檔案研究目錄（ARC）和在線公共獲取系統（OPA）的基礎上建立起來的。ARC在2013年8月份退役并被OPA系統所取代，如今OPA系統已為新的改良版本——國家檔案館目錄所取代。

（三）將繼續迎接電子文件的挑戰自20世紀90年代開始，電子文件的管理逐漸成為NARA關注的重點，NARA開始迎接電子文件的挑戰。在20世紀末21世紀初，NARA逐漸開始關注電子文件，認識到檔案工作處于電子文件的環境中。在《NARA1997-2007年度戰略規劃》中提出：“NARA必須解決電子文件的管理、保存、利用問題，這些電子文件涉及數字聲音、地理信息系統、網站及其他電子文件格式。”[10]2006年以前，NARA處于電子文件挑戰認識的萌芽階段，剛開始認識到電子文件對檔案管理的影響；而在2006年以后，電子文件呈指數級增長，NARA已經明確了“有能力發現、管理、利用、共享和適當處理電子文件對聯邦政府職能的發揮至關重要。”[11]可以說，2006年以后，NARA將“迎接電子文件的挑戰來確保實現NARA在數字時代的任務”作為一項戰略目標來推進，并提出應對電子文件挑戰的具體策略。[12]另外，為了制定《NARA2014-2018年度戰略規劃》，NARA在2012年至2013年開展了背景調查活動。在該項調查中，NARA發現其外部挑戰主要有電子文件的激增、大數據、云計算、開放數據和數字政府等挑戰，通過這些外部挑戰，不難看出未來仍將面臨電子文件的挑戰。電子文件檔案館（ERA）是NARA解決電子文件管理問題的重要舉措。ERA的目的是保管美國政府生成的具有獨特價值的電子文件，并提供長期利用；同時把所有政府文件的生命周期管理納入到電子政府框架中。ERA有多個組成部分，這些部分發揮著不同的功能并管理著不同法律框架下的電子文件，其功能主要體現為四個方面：第一，移交功能（Submission），政府部門利用移交功能將電子文件和元數據移交給ERA。第二，貯藏功能（Repository），保存和評估電子文件的功能。第三，元數據功能（Metadata），即描述電子文件的數據，包括電子文件的創建者、創建原因、處理程序等數據。第四，存取功能（Access），用戶通過該功能實現對電子文件的獲取。ERA項目的啟動保存了美國歷史，提高了政府的工作效率，改善了電子文件管理活動，使獲取總統文件變得更加便利，方便了公眾對檔案的獲取。但是，ERA也有亟需完善之處：目前ERA不能提供將電子文件遷移到國家檔案館目錄的全自動工具，這限制了國家檔案館目錄中可利用電子文件的數量；ERA只提供了對電子文件相關的元數據的研究，對電子文件基于內容的研究尚未進行；ERA的保存處理功能尚未開通運行；ERA中對聯邦文件利用限制審查和編輯功能尚未運行。

二、啟示

（一）轉變服務理念，進行檔案信息資源建設美國國家檔案館一直將利用服務作為其核心任務，與時俱進，不斷提出新的內容。在我國，利用服務也早已被提上議事日程，例如《檔案事業發展“十一五”規劃》《全國檔案事業發展“十二五”規劃》中對于利用服務也有提及，其中“十一五”規劃將檔案信息利用與社會服務作為一項任務“，十二五”規劃也提到“加快檔案整理鑒定的進度，依法開放應開放的檔案，利用先進技術，為社會各界提供快捷、便利的檔案利用服務”。盡管如此，目前我國檔案利用服務水平仍然不高，在檔案事業發展“十三五”規劃中這方面的內容仍需強化。美國國家檔案館的利用服務在日常工作中堅持公民有權查看、審查、了解聯邦政府文件的理念。美國檔案工作者也都認同利用館藏檔案是美國公民的權利，自身工作的意義和價值在于為民眾利用檔案提供服務。而在我國，雖然近些年來檔案工作者努力改變過去“重藏輕用”的思想和局面，但是由于歷史及傳統等原因，服務理念的轉變仍有很長的一段路要走。因此，在未來檔案事業發展“十三五”規劃制定的過程中，必須強調服務理念的轉變。沒有檔案信息資源建設做鋪墊，利用服務就無從談起。美國國家檔案館之所以強調利用服務，是因為其檔案信息資源建設已經基本完成，不僅館藏內容極大豐富，而且館藏形式較為多樣。就我國而言，館藏內容仍不太豐富、結構不夠合理，檔案信息資源問題仍是檔案事業發展的短板。因此，我國的當務之急是進行檔案信息資源建設，提高檔案信息資源的質量和水平，為檔案利用服務工作打下堅實的基礎。

摘要：隨著我國核電事業的不斷發展并逐步走向海外，以及核電技術及管理水平的不斷提升，檔案作為原始記錄及憑證，反映了其發展的完整歷程，具有重要的價值。核電設備竣工文件作為核電檔案的一部分，在實際的現場管理工作中也具有重要的應用價值。但是在現實工作中，對核電設備竣工文件的管理還存在著諸如文件提交歸檔滯后、文件內容不完善、不同項目間檔案要求存在差異、檔案管理缺乏風險防范意識等問題。為了加強核電設備竣工文件檔案管理工作，企業相關專業人員必須通過積極溝通，促進文件提交及歸檔按計劃進行，細化日常審查工作，提升文檔管理人員業務水平，積極進行經驗反饋，樹立風險意識與責任意識，以有效解決當前存在的問題。

關鍵詞：核電；設備竣工文件；檔案管理；提升措施

設備竣工文件主要由設備質量文件、出廠驗收記錄及安裝運行維護手冊等內容組成，其形成貫穿了設備整個制造過程，內容覆蓋了從設備開始制造到最終移交現場的各個階段形成的文件記錄，同時包含設備到場安裝、調試及運行維修所需的各類圖紙及手冊說明。設備竣工文件的現場管理包含了文件的接收、審查、整改、移交及信息反饋等內容，是現場設備竣工文件歸檔前的一項重要工作，本文據此展開探討。

一、設備竣工文件現場管理的現狀

核電設備繁多，對安全及質量的要求極高，在電廠后期運行中，設備竣工文件的質量合格與否更是關系到核電廠的安全性、可靠性和經濟性。要保障設備竣工文件的順利歸檔移交業主，企業領導必須對設備竣工文件的管理工作有充分的認識。以福清核電項目為例，5、6號機組采用的“華龍一號”三代壓水堆核電技術是全球首堆，設備國產化的同時也意味著部分供應商的更換，設備竣工文件管理程序的不斷升版，對文件的提交也產生了新的要求。在現場設備竣工文件管理工作中，我們也發現了不少問題，如文件提交歸檔滯后，文件內容不完善，不同項目間檔案要求存在差異，檔案管理缺乏風險防范意識等。從當前情況來看，這些問題都對現場設備竣工文件的移交產生嚴重制約。

二、設備竣工文件現場管理工作中面臨的問題

（一）文件提交及歸檔滯后

按照設備竣工文件管理程序的規定，設備竣工文件的提交通常是設備到場后的半年內，然而不少供應商無法按照系統內計劃的時間進行文件的提交，或者提交后不符合歸檔要求，無法順利歸檔。究其原因，主要是兩種，一是缺乏對文件的重視。對很多供應商來說，設備的制造、交付及現場安裝占據了他們工作的重心，對文件的管理存在輕視的心理，沒有對文件提交時間進行管控。二是缺乏專業的文檔人員推進設備竣工文件的提交工作。一些供應商并沒有專門的檔案人員，而是由技術人員兼任，技術人員對核電檔案的提交標準理解不夠，導致文件格式方面不能滿足歸檔要求，電子文件無法通過線上預審，紙質文件也相應地無法及時提交到現場，或者是提交到現場后，紙質文件整改困難，歸檔工作難以進行。

【摘要】隨著經濟的快速發展，科學信息技術也發展起來，檔案管理也隨著時代的腳步不斷進行著創新。檔案管理在企業管理中起著非常重要的作用，在新的時代背景下，采取措施提高企業檔案管理的數字化水平、極大程度地滿足相關人員對檔案管理的需求，是我們亟須考慮的問題。為了促進企業工作的發展，企業檔案管理工作需要提高數字化建設的水平，本文闡述了企業檔案管理建設存在的問題，希冀同行能夠借鑒。

【關鍵詞】信息化；檔案；數字化管理

我國檔案管理以傳統的管理模式為主，存在著數字化水平低、人員素質不高等諸多弊端，這些因素成為我國檔案管理發展的絆腳石。因此，全面了解檔案管理的數字化水平，不斷改變管理理念，是我國檔案管理發展和進步的必經之路。一些企業仍在使用傳統的文件管理，工作將嚴重依賴手工操作，這些對單位發展和數字化的實踐產生直接的影響，這也不利于企業自身的發展。隨著信息技術的發展，企業數字化進程的逐步深入，給企業檔案管理帶來了前所未有的挑戰，也給企業檔案管理帶來了發展機遇。傳統實體檔案管理模式受到新的數字網絡環境、檔案的接收、存儲、應用和真實性、完整性等方面的巨大影響，擺在我們面前的緊迫任務是如何使企業檔案數字化建設，充分利用數字技術，更快、更好地服務。電子檔案管理已逐步納入數字化建設的議程。

1企業檔案數字化技術概述

檔案信息化發展到一定階段后，就產生了數字化檔案，數字化檔案對檔案工作由舊的傳統管理向現代管理轉變，具有促進作用，改變傳統的模式為現代使用模式其作用十分重要。現代檔案管理是現代科技，特別是網絡技術和數字技術發展的必然趨勢。從傳統紙質載體到“無紙化”數字載體的應用，將改變文件管理工作，實現文件數據的數字化存儲和存取[1]。1）數字化技術。基于集成技術的信息表達、感知、定量、處理、控制、傳輸、存儲、數字電子計算機硬件軟件、協議、外圍設備的離散化是數字技術。在檔案數字化技術中，將紙質載體轉化為“數字”載體是關鍵環節之一，是將紙質文件轉化為計算機能夠利用的數字信息，將計算機現代掃描過程中的紙張載體轉化為“數字”載體的過程。該數字掃描技術采用計算機、掃描設備等硬件設備，符合企業文件數字化技術規范的要求。2）企業檔案的分類。利用掃描設備將企業檔案的紙質載體轉化為“數字”載體。目前，根據檔案數字化的發展方向，需要從紙質載體向“數字化”載體轉化的文件有:科技檔案館:反映運作、生產等活動的檔案;文書檔案:反映行政、黨務管理活動的文件;照片檔案:反映生產檢驗照片、各種活動照片等的檔案[2]。3）數字化文件的要求。數字文件質量的技術要求:圖像頁面應清晰;數碼圖像不能雜亂、有黑邊等。圖像的偏轉角不應大于1度。圖像的傾斜不應該超過頁面上半個文字。

2企業檔案管理數字化建設存在的問題

電子文件在企業中的應用仍然是一個新事物。與紙質文件相比，雖然優點很多，但也有很多缺點。1）安全系數低。使用數字設備生成的電子檔案，只要其中一個操作環節在處理過程中出現問題，就無法確定所有文檔。電子數據易拷貝、易更改、易消失、易被網絡侵犯，對電子文件的安全性和保密性帶來了極大的威脅。這些是數字檔案管理中比較突出的問題。此外，對于一些不負責任的管理者來說，缺乏好的備份和歸檔，使得文件損壞的現象很容易出現[3]。2）信息管理水平不高。企業檔案管理的概念比較陳舊，并沒有隨時代的發展而做出實質性的改變。在我國企業中，信息管理水平仍處于初級階段，而文件處理仍處于手工操作階段，計算機應用技術水平非常低。這種文檔管理模式并不是真正的數字化。在我國，信息技術工作還處于初級階段，應用時間不長，各種技術設備配置不完善。由于信息技術是推動檔案管理數字化建設的根本保證，大量的軟硬件設施有待改進。與此同時，由于缺乏在文件管理的經驗，企業檔案管理的錯誤也將浪費資源和企業的資金。3）對數字化檔案管理不夠重視。企業往往更注重經營狀況，而忽視了單位的檔案建設。一些領導認為檔案工作不能在企業發展中發揮實質性作用，對檔案管理的重視不夠，不重視庫藏的檔案資源。對檔案管理數字化、網絡化的重要性沒有得到充分的認識，對信息社會沒有需求，不適應調整封閉過時的文件管理觀念，影響電子文件管理的建設。

3企業檔案管理數字化建設策略

摘要：

建筑工程相關文件對于建筑工程來說是重要的工程記錄，在信息化高速發展的大環境下，可以利用網絡技術建立完備的建筑工程電子文檔，從而實現對于建筑信息的有效傳遞。加強建筑工程電子文件檔案管理工作可以使建筑工程信息更加規范化，這對于后續的建筑工程的管理檢驗及維修都有著重要的意義。本文著重分析了建筑工程電子文件檔案管理。

關鍵詞：

建筑工程；電子文件；檔案管理

隨著信息化技術的進步，電子文檔被廣泛的應用在建筑工程的信息處理中，與此同時，由于我國建筑工程電子文件管理體系的不完備，導致建筑工程方面的電子文檔出現管理混亂、信息不全等不良現象，因此，我們必須加強建筑工程電子文件的檔案管理，建立健全檔案管理體系，從而保證建筑工程電子文件可以得到妥善的保存和管理。

1我國建筑工程電子文件的檔案管理現狀

我國建筑工程電子文檔與發達國家相比仍然存在一定的不足之處，這就導致建筑工程電子文檔的現狀存在著很多的問題，我們必須清楚的認識到現有建筑工程電子文件檔案管理的現狀，從而尋求到正確的解決方法，提高建筑工程電子文件檔案管理效率。

1.1電子文件歸檔不到位。

年月日進入公司至今已近兩周時間，通過這段時間的工作和學習，已經適應了新的工作環境，了解了公司的發展歷史及企業文化、認清了公司的組織結構及配置，熟識了大部分的同事，掌握了公司的大部分產品，了解了自己的工作性質及要求，在部門經理付經理的領導下現已完全能投入工作中，能夠完成領導交給的各項工作。現將近期的學結詳述如下，望領導給予批評及指導。

一、近階段的學習收獲

1．了解公司的發展歷史以及企業文化；

公司成立于年，歷史悠久，是按紐、指示燈等低壓電器行業的領跑者。“追求專業，專注細節”是本公司持之以恒的產品目標，從生產車間的普通員工工作的熟練度以及認真態度中，我可以看到企業的文化精神。讓我深深的感觸到：簡單的事情堅持做就是不簡單，平凡的事情認真做就是不平凡。我覺得“堅持”和“認真”正是我們新員工所需要的工作態度。

2．了解公司的組織結構及人員配置；

通過組織機構圖及公司的聯系表，了解到公司的組織結構及各部門的負責人及相關的人員配置結構。

進入公司以后，從工作到學習，都得到了很多同事的幫助，尤其是我部門經理付經理，他總是耐心的給我講解一些我不懂的地方。行政部張經理、傅、后勤部徐，在工作上都給予我很多支持，幫助我快速投入工作。質量科檢驗員李、庫房主管龔服，庫房管理員陳、生產車間操作員等在我的近階段學習上都給予我很大幫助。從陌生到熟悉的過程中，我深深的感受到了二工人的熱情和善良，這也是我們新員工應該傳承及發揚的精神。

3．學習各產品系列知識；