訴訟檔案管理范文

摘要：檢察機關訴訟檔案是各級人民檢察院在依法辦理案件過程中形成的具有保存價值的訴訟文書材料。它具有一案一號、體現訴訟程序和很強的法律效力特點，并在證據證明、案件復查和普法教育方面具有重要價值。本文針對當前基層檢察機關訴訟檔案管理存在的問題，有針對性地提出解決對策，對做好新時期檢察機關訴訟檔案管理工作具有積極的指導意義。

關鍵詞：訴訟檔案；檢察機關；檔案管理

概述

2016年，《人民檢察院訴訟檔案管理辦法》《人民檢察院訴訟文書材料立卷歸檔細則》正式頒布實施。根據《辦法》的規定，檢察院訴訟檔案是指“各級人民檢察院在依法辦理案件過程中形成的具有保存價值的各種形式和載體的訴訟文書材料”。這些訴訟檔案是以案件調查進展過程中形成的各種文證材料為主體，是案件審查的第一手資料，也是記錄訴訟活動的重要文獻，是檢察機關貫徹落實黨和國家方針政策、踐行法律監督職能的真實反映。

1檢察機關訴訟檔案的特點

檢察機關的訴訟檔案保密性、法律專業強，是國家檔案的重要組成部分，詳細記錄了檢察機關訴訟活動的全過程。它具有以下鮮明特點：

1.1一案一號

檢察機關的訴訟檔案突出特點是“一案一號”，所謂“一案一號”，是指一個案件一個案卷編號。檢察機關訴訟檔案由各級檢察機關生成并保管。從案件立案偵查到案件結案處理，在此期間產生的各種法律文書、訴訟材料和證據資料等都會被如實記錄在案，并形成一份完整的卷宗材料，實行編號存檔管理。檢察機關的訴訟檔案實行一個案件一個編號，編號存檔的形式內容由案卷號、類別和年度共同組成。檔號的結構為：訴訟檔案代碼（SS）—結案年度—保管期限代碼（“1”為永久、“2”為60年、“3”為30年）—順序號（通常為5位阿拉伯數字）

摘要:

人民法院檔案信息化建設是法院信息化工作的重要組成部分，隨著現代社會信息化程度的提高，人民法院檔案信息化建設也日益成為大家普遍關注的問題，檔案資源的合理有序共享是實現司法便民的有效途徑。在當前“互聯網+審判”時代，如何依托信息科技著力建設檔案信息化工程，是人民法院當前需迫切解決的課題。

關鍵詞:

檔案;信息化;困境應對

一、平陽法院檔案信息化建設現狀及梳理

(一)檔案存儲情況我院現存檔案分為訴訟檔案、文書檔案、會計憑證檔案和聲像等檔案，從1949年至2015年10月，我院檔案室庫存訴訟檔案131680卷，169802冊。從檔案管理系統顯示，我院訴訟檔案從1949年至今共有案件133459件，其中已將案件材料掃描進入系統的共有131194件，比例為已存案件的98．3%，并且訴訟檔案的數量還在不斷增加。

(二)檔案管理利用現狀從檔案管理使用方面看，隨著司法公開的不斷深入，案件審理的透明度也不斷增強，社會公眾對涉及自身利益的檔案關注度也越來越高，對訴訟檔案的查詢需求也與日俱增。

(三)檔案信息化建設情況目前，我院共有6名工作人員從事檔案管理工作，其中兩名檔案人員有正式編制，聘用人員流動較頻繁且具有檔案專業背景的人員的比例僅16．6%。另外，檔案室尚未完全建立檔案管理長效機制，現有檔案人員管理結構很難適應未來檔案信息化建設的發展。

一、自查基本情況匯報

我院于**年12月就設置了機關綜合檔案室，專職檔案員在原有一人的基礎上，于**年又增加了一人?，F有的兩人中，其中一人已于**年參加了×××檔案人員崗位資格考試，并取得了專業資格證書，改變了我院過去一直沒有合格的專業人員管理檔案的歷史。我院現有各類庫存檔案近×××萬卷，每年又新增近2千卷。原有的庫房和閱卷室只有×××平方米，已不能適應年年大量新增檔案的發展要求。根據實際情況，**年我院在經費非常困難的情況下，又投入了五萬余元的經費，將新大樓二樓小法庭改擴建為新的檔案室，總面積達×××平方米，比原來的檔案室擴大了×××平方米。其中庫房面積×××平方米，閱卷室×××平方米；新購置密集架5列10組，加上原來的10列30組，現有密集架15列40組；標準檔案柜2組×××個、滅火器×××個、電風扇一臺、586型電子計算機一臺，改善了依法管理檔案的條件。

二)、領導重視，思想統一，任務明確

我院的檔案工作由院長xxx直接分管，辦公室主任xxx主管，xxx到xx鄉掛職后，又由院志辦主任xxx主管，檔案員負責的領導和管理體制。我院一直把學習、宣傳、貫徹實施《中華人民共和國檔案法》、《檔案實施辦法》和《×××檔案條例》貫穿于法院工作的始終。做到了年頭布置時有任務，大小會議上經常講，檢查工作中對照查，年底總結時談利弊。通過這一系列途徑的學習、宣傳、貫徹、實施“兩法一條例”，增強了全體干警的法制觀念、檔案工作觀念、保密觀念，使我院的檔案管理工作在**年12月18日經考評驗收已達省c1級標準的基礎上，又有了新的進展。

經過不懈的努力，完成了**年至**年的訴訟檔案、文書檔案、會計檔案、司法鑒定檔案、聲像檔案、科技檔案、實物檔案的立卷歸檔工作，所有各種檔案歸檔均符合要求，查找方便，利用效果好。**年至**年兩年間各檔案借閱326卷次，利用檔案268卷次。檔案更好地為各類立案、審判、執行、申訴復查工作提供了利用服務。

(三)、建立健全檔案管理制度，強化檔案管理工作

為使法院系統的檔案管理工作逐步走向制度化、規范化、科學化，更好地開展各項審判業務和審判理論研究。我院制定了《xx市人民法院檔案管理辦法》、《xx市人民法院訴訟文書立卷歸檔辦法》、《xx市人民法院行政文書立卷歸檔辦法》、《歸檔制度》、《檔案員職責》等辦法、制度，建立健全和完善了檔案管理的一整套制度。同時建立了各種檢索體系，編制了總目錄、分類目錄、卷內目錄、案卷目錄、專題目錄等。制定了保密管理制度、庫房管理制度、歸檔制度、借閱制度、鑒定及銷毀制度，為檔案工作進入科學規范的管理創造了有利條件。

(四)、做好歸檔工作，不斷豐富庫藏工作

驗資業務的風險也不容小覷，現在有很多不法之徒為了詐騙錢財，通過注冊虛假的公司，進行虛假的購銷業務，在注冊公司的過程中，客戶會將公司注冊手續外包給公司，由公司墊資進行注冊，再由公司找一家會計師事務所出具驗資報告，并給予較高的驗資費用，一旦這些皮包公司詐騙成功，受騙方在找不到對方的情況下，會要求出具驗資報告的會計師事務所承擔連帶責任，這種案例已屢見不鮮。由于會計師事務所在執業過程中會接觸到企業的商業秘密，負有對知曉的商業秘密保密的責任，如客戶的重要客戶、重要的供應商、重要的配方、采購價格、成本購成及管理模式等，都負有為客戶保密的責任，一旦泄露給客戶造成重大損失，在客戶弄清泄露源頭后，會對會計師事務所進行索賠。所以會計師師事務所在開展審計和驗資業務時，除了要求具有業務勝任能力外，還必須盡職盡責，做好審計基礎工作，通過檢查、監盤、觀察、查詢及函證、分析性復核等手段獲取充分必要的審計證據，做好審計工作底稿并保存好審計證據，形成能獲得審計證據支撐的審計或驗資結論，一旦發生風險，如果所獲證據真實充足，在訴論過程中也會減輕自己的責任。

一、目前會計師事務所檔案管理存在的一些問題

我國從1991年恢復注冊會計師統一考試以來，到現在已有二十多年時間，注冊會計師的業務也有很大的發展，會計師事務所的檔案管理也取得了很大的進展，但也存在一些問題，主要有以下幾方面：

1、檔案管理投入不足

會計師事務所在執業過程中，由于過份重視經濟利益，對需要費時費力的檔案管理往往不重視，如一些規模較小的會計師事務所會計檔案無專人管理，檔案存放無專門的檔案室，而是隨意堆放，防潮、防腐、防蛀和防火的措施不足，很容易引起會計檔案的損毀，給檔案安全帶來了隱患，使檔案的質量及壽命受到影響。

2、檔案管理不規范

有些會計師事務所在上半年審計業務繁忙的季節，只注重出報告，而不注重會計檔案的收集整理工作，而是等到下半年業務淡季時才專門抽時間進行會計工作底稿的整理，往往由于時間太長，在整理過程中會出現缺少各種審計證據的情況，如關鍵的詢證函沒有，企業的銀行對賬單不齊，重要的合同沒有復印，有的甚至連企業提供的未審報表都沒有蓋公章，要補的太多，再要求客戶提供又感覺不好意思，只要聽之任之，有多少就整理多少，沒有的就算了。對檔案的借閱也沒有記錄，有的目錄中記載有哪些檔案，但后來被人借出未歸還，但又未登記借閱記錄，結果不知道是哪一環節把檔案弄丟了，曾經有一個會計師事務所在從事司法鑒定業務時，原告方提供了會計憑證之類的會計檔案，事務所注冊會計師在叫來被告詢問某些細節時，被告要求看對方會計憑證的附件，被告利用注冊會計師缺少經驗，趁注冊會計師有事不在場的幾分鐘時間，將某些重要證據撕下帶走，有些進行涂改，造成在開庭質證時，原告方證據效力受到影響。會計師事務所在執業時還會將一些自相矛盾的審計證據一同保存，比如說本期確認了收入，但發貨單之類的審計證據卻又不是當期的，有的驗資報告的出資單據如銀行繳款單或進賬單上款項用途寫的是借款，但又作為實收資本的依據。這些無疑存在很大的風險。

3、重業務檔案管理、輕其他檔案管理

最高人民法院的《關于民事訴訟證據的若干規定》和國務院的《醫療事故處理條例》，不但明確規定了醫療糾紛訴訟實行舉證責任倒置，還特別指出病人擁有知情同意權，可以復印病歷等檔案材料，這使得病歷的書面證據功能被提高到一個極其重要的地位。現實情況下的病歷檔案從形成到收集保管諸環節顯然尚承擔不了如此重任。

1、檔案管理的信息化建設

醫療檔案信息具有原始性、可靠性和證據性等獨特之處，一直是醫療事務、科技生產等活動中的重要依據和憑證力。伴隨著辦公自動化的迅猛發展，數字文檔信息必然與日俱增，并可能發展成為主要的信息形式。現如今我國大城市的一些醫療機構為適應網絡化、信息化，以及為提高綜合競爭無懈可擊。但是對于基層社區醫療機構特別是類似筆者所在的醫療機構，由于規模的限制，機構內對于現代化信息設備的落后及缺失，使得醫療檔案的信息化建設遠遠落后于當前國內平均水平。而伴隨著醫療衛生體制改革的進一步深入，它們的發展面臨著新的挑戰和機遇。而重視自身檔案材料的形成與保管，充分發揮檔案信息資源的作用，是每一個單位不容忽視的問題。

“工欲善其事，必先利其器”政府應根據實際條件，加大對基層醫療機構檔案管理工作的投入，為檔案管理工作配備較進的技術設備，促使檔案管理逐步從傳統的手工、經驗管理向現代化的科學管理邁進。

2、信息化建設亟待解決的主要問題

2.1安全問題。網絡環境一方面為我們帶來了效率，降低了成本，縮短了時空界限；但另一面由于互聯網自身存在的弊端，不僅會影響到信息工作的可信度，而且會危及整個網絡的安全及其生命力。因此，關注網絡安全、信息安全，尤其迫切需要解決的是具有文檔性質的信息安全問題。

2.2檔案人員。注重檔案管理人員的素質，檔案的收集、整理、編研、歸檔以及管理工作，最終目的是為檔案信息資源的利用服務。隨著檔案工作信息化建設對對檔案工作人員專業素質提出了更高的要求。據有關調查顯示當，前大多數的社區衛生服務機構沒有配備專業的檔案管理人員，造成檔案管理人員隊全伍的專業素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，在這種情況下，在當前社區醫療機構的人才培養中，應該加大對檔案管理人才素質的提高，將檔管工作納入人才再教育計劃中，通過多種手段，綜合提高當前社區醫療機構的檔案管理水平。

作者：馬淑燕單位：吉林省撫松縣撫松鎮衛生院

人民法院檔案是國家的重要檔案資源，是國家民主和法治建設縮影的一部分，它真實地記錄了人民法院的審判工作和其他各項活動，同時又為實行審判監督提供了重要依據和必要條件，因此檔案管理工作是法院工作不可分割的重要組成部分。如何做好法院檔案管理工作，實現法院檔案工作規范化、制度化、科學化、便捷化，使人民法院檔案工作在推進依法治國、建

設社會主義法治國家進程中發揮其應有的作用。筆者就如何做好基層法院檔案管理工作談幾點淺見。

一、抓好規范化，夯實基礎

人民法院檔案是人民法院在審判工作等活動中形成的各種材料，反映了人民法院貫徹執行黨的路線、方針、政策和國家法律、法令的情況以及人民法院的基本職能，又是人民法院進行審判工作，實行審判監督的重要依據和必要條件。抓好各類檔案規范化是保證檔案管理質量的基礎，是實現檔案保管利用價值的最大化、檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。因此在規范化上應做到把好“三關”。

（一）把好“收集關”，基礎材料規范化

法院工作人員，特別是審判一線人員要嚴格樹立“對歷史負責”的高度責任感，嚴格按照法律、法規及上級的要求，認真細致、按時保質地收集各種文字圖表、音像等不同形式的歷史記錄，準確反映整個訴訟活動等工作的全過程，使整個法院檔案形成鏈條式的材料體系，準確完整，從根本上提高檔案質量。

（二）抓好“整理關”，科學立卷規范化

法院綜合檔案室的管理人員要加強對各職能部門檔案工作的督查和指導，職能業務部門要加強與檔案業務部門的溝通與交流，齊心協力抓好檔案基礎建設，制定統

人民法院檔案是國家的重要檔案資源，是國家民主和法治建設縮影的一部分，它真實地記錄了人民法院的審判工作和其他各項活動，同時又為實行審判監督提供了重要依據和必要條件，因此檔案管理工作是法院工作不可分割的重要組成部分。如何做好法院檔案管理工作，實現法院檔案工作規范化、制度化、科學化、便捷化，使人民法院檔案工作在推進依法治國、建設社會主義法治國家進程中發揮其應有的作用。筆者就如何做好基層法院檔案管理工作談幾點淺見。

一、抓好規范化，夯實基礎

人民法院檔案是人民法院在審判工作等活動中形成的各種材料，反映了人民法院貫徹執行黨的路線、方針、政策和國家法律、法令的情況以及人民法院的基本職能，又是人民法院進行審判工作，實行審判監督的重要依據和必要條件。抓好各類檔案規范化是保證檔案管理質量的基礎，是實現檔案保管利用價值的最大化、檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。因此在規范化上應做到把好“三關”。

（一）把好“收集關”，基礎材料規范化

法院工作人員，特別是審判一線人員要嚴格樹立“對歷史負責”的高度責任感，嚴格按照法律、法規及上級的要求，認真細致、按時保質地收集各種文字圖表、音像等不同形式的歷史記錄，準確反映整個訴訟活動等工作的全過程，使整個法院檔案形成鏈條式的材料體系，準確完整，從根本上提高檔案質量。

（二）抓好“整理關”，科學立卷規范化

法院綜合檔案室的管理人員要加強對各職能部門檔案工作的督查和指導，職能業務部門要加強與檔案業務部門的溝通與交流，齊心協力抓好檔案基礎建設，制定統

一、科學的檔案整理方案，增強訴訟檔案規范建設的可操作性，提高訴訟檔案建設的整體水平。要把法院系統檔案管理和《中華人民共和國檔案法》相關規定有機的結合起來，從而真正實現基層法院檔案的規范化。

人民法院檔案是國家的重要檔案資源，是國家民主和法治建設縮影的一部分，它真實地記錄了人民法院的審判工作和其他各項活動，同時又為實行審判監督提供了重要依據和必要條件，因此檔案管理工作是法院工作不可分割的重要組成部分。如何做好法院檔案管理工作，實現法院檔案工作規范化、制度化、科學化、便捷化，使人民法院檔案工作在推進依法治國、建設社會主義法治國家進程中發揮其應有的作用。筆者就如何做好基層法院檔案管理工作談幾點淺見。

一、抓好規范化，夯實基礎

人民法院檔案是人民法院在審判工作等活動中形成的各種材料，反映了人民法院貫徹執行黨的路線、方針、政策和國家法律、法令的情況以及人民法院的基本職能，又是人民法院進行審判工作，實行審判監督的重要依據和必要條件。抓好各類檔案規范化是保證檔案管理質量的基礎，是實現檔案保管利用價值的最大化、檔案完整化、檔案檢索便捷化的重要保障。因此在規范化上應做到把好“三關”。

（一）把好“收集關”，基礎材料規范化

法院工作人員，特別是審判一線人員要嚴格樹立“對歷史負責”的高度責任感，嚴格按照法律、法規及上級的要求，認真細致、按時保質地收集各種文字圖表、音像等不同形式的歷史記錄，準確反映整個訴訟活動等工作的全過程，使整個法院檔案形成鏈條式的材料體系，準確完整，從根本上提高檔案質量。

（二）抓好“整理關”，科學立卷規范化

法院綜合檔案室的管理人員要加強對各職能部門檔案工作的督查和指導，職能業務部門要加強與檔案業務部門的溝通與交流，齊心協力抓好檔案基礎建設，制定統

一、科學的檔案整理方案，增強訴訟檔案規范建設的可操作性，提高訴訟檔案建設的整體水平。要把法院系統檔案管理和《中華人民共和國檔案法》相關規定有機的結合起來，從而真正實現基層法院檔案的規范化。