土地檔案管理范文

摘　要：如何將先進的信息技術融入到傳統土地資源檔案管理中，讓土地資源檔案發揮其真正價值，這是擺在我們面前的關鍵問題。本文結合工作實際遇到的各種情況，深入探討信息化環境下土地資源檔案管理的有力措施，僅供同行參詳。

關鍵詞：信息化；土地資源；檔案管理；措施

我國土地資源管理工作起步較晚，但是相關規章制度體系已經建立，并且隨著社會發展形勢的變化而不斷修改。雖然還存在著一些問題，比如土地資源管理方式與市場經濟體制之間尚有未解決的矛盾，盲目的開發與建設使得大量耕地面積減少，自然資源破壞還未得到全面治理。土地資源管理工作任重道遠，而土地資源檔案管理工作涉及面廣，影響大，一直是土地資源管理中非常重要的部分，與社會經濟發展和民生保障息息相關。隨著我國信息技術的飛速發展，土地資源管理工作也發生了較大變化，土地資源檔案管理模式、工作目標、行業標準等都將面臨著改革與創新。

一、土地資源檔案管理信息化的必要性

（一）有利于提升管理水平

土地資源檔案管理對于土地資源利用、土地開發與規劃等方面有著積極意義。隨著我國房地產開發行業如火如荼地發展，直接或間接帶動了工農業以及信息技術產業的進步，成為我國市場經濟體系中不可或缺的重要角色。信息技術對各個行業的沖擊給人們的生產生活帶來很大影響，在信息化大背景下，土地資源檔案管理工作再也不能墨守成規，依賴傳統檔案管理模式已遠遠無法滿足社會對于土地資源檔案的需求。為了切實提升土地資源檔案管理水平，我們必須綜合多方面因素，讓信息化技術真正融于土地資源檔案管理工作之中，成為檔案管理人員的有力幫手，從而解決土地資源管理工作中遇到的各類問題。

（二）有利于簡化工作流程

土地資源開發利用過程中，難免會出現一些土地糾紛問題，這時就需要調閱大量的土地資源檔案資料。傳統土地資源檔案管理工作流程復雜，需要到土地資源檔案管理部門遞交申請，層層審批后方可調閱相關檔案資料，一方面影響了工作效率，另一方面也產生了檔案信息資源利用的滯后性。尤其是面臨大量土地資源檔案整理工作，如果缺乏規范化的工作流程，檔案資源則不能快速整理和分類歸檔，更談不上檔案資源的利用價值。因此，為了提升檔案資源利用處理速度，簡化工作流程，讓土地資源檔案日常管理工作變得規范有序，我們應積極構建土地資源檔案管理系統平臺，將信息技術、網絡技術運用到土地資源檔案管理之中。當需要異地調檔工作時，全程都可以在檔案管理系統上操作，有效增加土地資源檔案利用價值，提升檔案管理工作效率。

摘要：土地是我國經濟發展中的主要資源，要想保證土地測繪檔案管理的有效性，需要實現對其進行信息化管理，加強對土地測繪檔案信息的整合，優化測繪檔案信息化管理的流程。本文通過對土地測繪檔案信息化管理方式的分析，以期完善土地測繪檔案管理的流程。

關鍵詞：土地測繪；檔案；信息化

管理要想加強對土地資源的有效利用，需要以空間信息技術為基礎，以定位系統和地理信息系統技術為核心，對其中的特征點進行整合，更加準確地獲取地理信息數據，實現對土地測繪檔案信息的整合，進而保證土地測繪檔案管理的先進性和有效性。

一、土地測繪檔案信息化管理中的問題

（一）測繪檔案管理模式落后

雖然我國大多數的土地測繪部門都加強了對測繪檔案管理的重視，但是由于其中的管理機制不完善，管理方式比較落后，所以當前的土地測繪檔案管理模式還存在一定的局限性[1]。為了有效地利用土地測繪檔案，需要對檔案進行數字化處理，實現對圖片信息的查詢。但在對檔案信息化進行管理時，存在管理模式落后、工作效率低下等問題，不能實現對測繪檔案的有效管理。在信息化不斷發展的背景下，傳統的測繪檔案管理模式已經不能滿足土地測繪檔案信息化的要求。

（二）管理機制不健全

如今，土地測繪檔案的管理部門一般是按照測繪檔案的內容制定檔案管理制度的。但是往往在管理機制方面存在問題，信息化管理方式單一，信息化管理意識淡薄，未對土地測繪資料進行整合，從而導致檔案信息不統一，嚴重影響了土地測繪檔案信息化管理的有效性。

【摘要】隨著我國信息技術水平的快速發展，信息技術已經在人們日常生活與工作中占據重要地位，成為人們生活中不可缺少的部分。在國土資源檔案管理中應用信息化技術，有助于提高檔案管理工作效率，為人們查閱與利用檔案提供便利。本文首先分析了國土資源檔案的特點，之后探究了國土資源檔案信息化的管理與利用。

【關鍵詞】國土資源管理；信息化的建設；數據庫

當前我國經濟發展取得良好成果，人們對土地的需求越來越大，土地記錄憑證是國土資源檔案中的主要文件，其在土地資源的保護、土地資產的管理方面發揮重要作用。普通的紙質檔案存在較多缺點，比如，查閱復雜、保管年限短等，如果存在不完善的檔案內容，極易引起國土資源的糾紛[1]。因此，紙質的檔案管理已無法滿足時代的發展步伐，推行國土資源檔案信息化管理具有重要意義，本文主要對國土資源檔案信息化的管理進行研究。

1.國土資源檔案的特點

1.1多樣性國土資源檔案

分為較多的種類，其中包括綜合類檔案、建設用地檔案、地礦檔案等，從載體的角度進行分類，又分為實物檔案、文書檔案、電子檔案等[2]。從地籍檔案管理來說，國土資源檔案又分為兩類，即土地地藉管理檔案、集體土地地藉檔案。因此，國土檔案具有的多樣性特點，給檔案管理帶來一定難度；信息化的檔案管理，能夠解決傳統檔案管理的不足，其能夠實現自動分類檢索，對促進國土資源檔案管理效率的提高發揮重要作用。

1.2復雜性國土資源檔案文件的內容

較專業，且多樣化的檔案種類之間錯綜復雜，增加了國土檔案的復雜性。比如，一個建設用地項目的檔案的內容較多，包括申請、批復、征地協議、用地位置、平面圖等，其即屬于文書檔案，又屬于科技檔案。

隨著信息技術的發展，檔案管理工作正在發生深刻變革，傳統的手工管理模式逐漸被電子化辦公模式所取代。國土檔案管理也不例外，紙質檔案的數字化加工正在全面展開，檔案信息資源庫的建設日趨完善，集成式國土檔案管理系統開發正成為新趨勢，國土檔案管理已全面進入信息化時代。

國土檔案信息化的發展概況

21世紀以來，房地產市場的持續升溫提高了國土業務辦理卷宗的頻次，加上全國土地第二次調查和土地利用規劃修編等大型專題項目的實施，使國土檔案量急劇增加。為了加強管理，各地相繼開始了檔案信息化工作。最早的國土檔案信息化工作體現在建立案卷級電子條目（即常見的EXCEL表格），這是手工登記向電子臺賬的轉變，為檔案查詢帶來了一定便利；2000年末，依托電子設備和數字化加工軟件，國土部門開始了以照片式或數字化加工掃描為主的全文檔案資源庫建設，紙質檔案的調閱逐漸減少；近幾年，國土檔案信息化在全國迅速開展，主要省會城市都相繼啟動了檔案數字化工作，這一階段的特征主要體現在檔案標準化建設更為規范，檔案資源庫建設更為完善，C/S架構的檔案管理系統開始向B/S架構轉變，為了滿足無紙化辦公需要，基于電子政務系統的檔案管理系統集成式開發也開始推行。

國土檔案信息化之技術方法

國土部門在開展檔案信息化項目時應結合本部門檔案管理特點，充分考檔案信息化的現實基礎，有針對、有計劃、分步驟地去實施。筆者根據所參與完成的檔案數字化項目，并結合當前檔案信息化主流技術，提煉總結了以下幾點方法：

加強國土檔案標準規范建設。

標準規范建設是保證國土檔案信息化順利實施的關鍵。重點是兩類標準，一類是業務檔案分類標準，1991年國家土地管理局制定了《縣級土地管理檔案分類方案（試行）》，該方案是指導國土業務檔案分類的基礎，但因為該方案制定時間比較久遠，涵蓋的業務類型有限，主要以用地和地籍類為主，所以各地在對自己的檔案進行分類鑒定時，要考慮實際情況，可以增加創設一些分類。同時要注意分類不宜過細，因為檔案分類的目的是為了合理劃分檔案庫房保管單元，方便檔案上架和盤點，如果分得太細，反而容易造成檔案密集冗余，不利于庫房整體規劃。分類可以采取物理分類和邏輯分類相結合的方法，所謂物理分類就是指從檔案實際保管的角度給出總體分類索引，指導庫房功能區劃，可以以圖表的形式展示，筆者認為物理分類不宜超過2級分類；邏輯分類是物理分類的有效補充，也是檔案信息化之優勢所在，即通過數據表結構加字段的形式來進一步細分檔案門類，直到滿足本部門實際管理的需要。另一類是檔案信息化技術標準，又包括采集著錄項標準和掃描加工標準。采集著錄項是一本檔案關鍵信息的體現，也是實現檔案快速、準確查找的基礎，所以一定要根據每類業務的特色和實體檔案的主要內容加以篩選，確定關鍵字段，而通常所說的大而統的著錄標準是不可取的，也不符合檔案信息化技術的要求。掃描加工標準包括掃描的分辨率，原則上以能清晰打印為準，不是分辨率越高越好。

加速國土檔案管理系統集成開發。

一、政治思想、職業道德�

能夠堅持四項基本原則，思想上與黨中央保持高度一致。能夠認真學習我國三代領導人特別是總書記關于理想信念、宗旨觀念、“三個代表”等重要論述，樹立起了正確的人生觀和價值觀，做到了遵紀守法、勤奮敬業、團結同志。能夠時時處處以黨員的標準嚴格要求自己，牢記黨的為人民服務的宗旨，在檔案管理與業務指導繁雜瑣碎的工作中，做到了任勞任怨、埋頭實干,時時處處以工作為重，培養起了良好的職業道德。�

二、檔案管理工作�

（一）檔案資料的收集�

1、參與了對各科室檔案的接收進庫工作。共參與接收文書檔案234卷，會計檔案381卷，用地檔案1875卷，地籍檔案7314卷，土地利用總體規劃檔案86卷，監察檔案100卷,規劃檔案117卷,交易檔案47卷,人事檔案110卷,評估檔案4卷,礦管檔案6卷,底圖檔案152卷,基建檔案7卷,照片檔案340張，錄像、光盤50盤，圖書資料230冊。�

（二）檔案資料的整理�

1、在接入庫前，對各科室的檔案進行案卷質量檢查，對不符合入庫要求的，按《檔號編制規則》，指導并幫助進行整理。�2、參與整理底圖、航片152份，分類組卷歸檔12卷；對103張照片按《照片檔案管理規范》和市檔案局的要求進行了整理歸檔。�3、負責資料的管理工作。按《中國圖書分類法》對圖書進行了分類整理，近年來按規范要求整理資料230余冊。并按省一級檔案管理的要求，建立健全了資料接收、整理與管理體系。�4、對5卷基建檔案進行了整理歸檔。�

（三）檔案資料檢索利用�

按照《國土資源信息化“十二五”規劃》，全國范圍內，國土規劃數字檔案館已基本建成。然而，調查發現，這些檔案館大多限于國土規劃系統內部使用，數字檔案館功能尚未完全發揮。因此，如何認識國土規劃數字檔案館的性質，將其建設成一個開放的國土規劃數字檔案館生態系統，真正實現國土規劃數字檔案館的功能，是一個值得研究的問題。

一、形成及其相對封閉性

國土規劃數字檔案館管理對象是國土檔案，即國土資源部門在日常工作活動中形成的具有保存價值的文字、圖紙、照片、聲像、實物等不同形式和載體的歷史記錄①。由于檔案類型多樣，形態差異大，質地多樣，管理國土檔案存在一定的困難。20世紀90年代，在國家信息化策略推動下，國土規劃部門開始檔案數字化工作，建立數字檔案目錄，使用計算機進行檢索利用等。進入21世紀初，目錄數據庫已經完成，全文數據庫不斷增多，形成了大量的國土檔案，相關管理部門開始建設國土檔案管理系統，并不斷進行改造、升級，形成了比較成熟的國土檔案信息管理系統。

近10年來，尤其是在《國土資源信息化“十二五”規劃》的引導下，數字檔案館基本建成。如武漢市國土規劃數字檔案管理系統、山東省濟寧市國土一張圖檔案管理系統、安徽省安慶市可視化城建檔案管理系統等結合自身工作職能，稱謂“不同的數字檔案館”。目前，全國范圍內，國土規劃數字管理系統不僅能夠滿足特定區域內國土資源系統檔案管理的實際需求，而且能夠滿足T級檔案信息數據的可靠存儲和快速檢索，對土地、地質礦產、測繪、綜合文書、聲像等各大類檔案數據進行統一集中管理，實現了國土檔案數、圖、文“一體化管理”。②近年來，國土檔案管理系統通過與GIS技術的結合，形成了“空間庫、目錄庫、圖文庫”三庫合一的數字檔案館管理模式，不僅將電子公文流程形成的電子檔案、檔案數字化后形成的檔案進行統一管理，而且具有統一的檔案管理平臺和檔案利用平臺，實現了檔案利用的電子化、平臺化，初步建成了國土規劃數字檔案館。這種數字檔案館，通過與規劃部門、土地管理部門、測繪部門等的結合，形成了一個開放的數字檔案館生態系統。

應該說，從國土檔案到國土檔案信息管理系統，再到國土規劃數字檔案館生態化，是計算機技術、通信技術、GIS等現代信息技術發展的必然趨勢，也是國土規劃管理部門不斷創新的結果。然而，目前看來，國土規劃數字檔案館生態系統是一個相對封閉的系統，主要體現在：以管理為主，利用為輔；以系統內部使用為主，公共使用為輔；以土地規劃為主，與其他部門的結合有限；以區域內利用為主，全國范圍內的整體使用尚未形成。也就是說，數字檔案館的功能集中在工作人員對檔案信息資源的管理，主要是單位內部國土規劃部門使用，面向社會公眾、面向其他管理機構、面向全國銜接的統一平臺尚未建立，導致了國土資源規劃數字檔案館檔案信息的“管理”與“利用”和“輸出”與“輸入”存在著不平衡現象。這種現象的產生，一是因為數字檔案館建設的時間不長，其功能的完善需要時間；二是因為從已有的檔案管理系統開發成數字檔案館是一個質的飛躍，這在不少單位并沒有清晰的概念。

因此，需要充分認識國土規劃數字檔案館生態系統的開放性，促進其快速成熟。數字檔案館生態系統是“數字檔案館空間范圍內的人與其生存的環境相互作用而形成的統一復合體”，“是用生態系統的概念、理論和方法研究數字檔案館的結構、功能和管理運作”③。據此，國土規劃數字檔案館生態系統是一個由人、國土數字檔案信息資源、地域環境等要素組成的完整統一體。國土規劃數字檔案館作為一個有機的生命體，不僅涉及該生態系統的形態結構，而且存在結構要素及其相互之間的關聯，以及工作人員與數字檔案館生存環境之間的相互協調，從而實現數字檔案館檔案信息的“管理”與“利用”和“輸出”與“輸入”之間的平衡。

二、開放性是基本體現

檔案館在社會中是一個獨立存在的個體，是社會的一個組成部門，它存在于社會之中，受社會的制約，同時也對社會產生作用，具有社會服務性。檔案館不同于檔案室，它保管檔案的目的不是為某一單位、某一系統小范圍服務，而是為社會各項工作提供服務。它的服務范圍大而廣，面向社會各個方面，遍及機關、團體、企事業單位和公民個人，④這是自19世紀40年代至今檔案開放的基本結論。數字檔案館的本質是檔案館。數字檔案館是利用各種信息技術手段將原有的館藏檔案數字化，并收集、采集、捕獲有價值的數字檔案信息資源，通過網絡技術建立分布式、跨地域的有序的檔案信息資源管理系統；該系統以數字檔案信息資源為基礎，以信息技術、網絡技術、數字技術、多媒體技術等為平臺，以用戶需求為根本，提供各種信息服務。⑤國家檔案局的《數字檔案館建設指南》⑥指出，數字檔案館的四項基本業務功能“收集、管理、保存、利用”，一旦缺乏廣泛的、本機構以外的“利用”環節，便不能稱為數字檔案館。基于這種認識，國土規劃數字檔案館理應是服務社會大眾的檔案館，是大眾利用國土資源信息的開放性的窗口。

在局領導和同志們的關心支持幫助下，經過自己的努力，較好地履行了助理館員的職責，圓滿地完成了各項工作任務。現將五年來的工作總結如下：



一、政治思想、職業道德

能夠堅持四項基本原則，思想上與黨中央保持高度一致。能夠認真學習我國三代領導人特別是總書記關于理想信念、宗旨觀念、“三個代表”等重要論述，樹立起了正確的人生觀和價值觀，做到了遵紀守法、勤奮敬業、團結同志。能夠時時處處以黨員的標準嚴格要求自己，牢記黨的為人民服務的宗旨，在檔案管理與業務指導繁雜瑣碎的工作中，做到了任勞任怨、埋頭實干,時時處處以工作為重，培養起了良好的職業道德。



二、檔案管理工作

（一）檔案資料的收集

1、參與了對各科室檔案的接收進庫工作。共參與接收文書檔案234卷，會計檔案381卷，用地檔案1875卷，地籍檔案7314卷，土地利用總體規劃檔案86卷，監察檔案100卷,規劃檔案117卷,交易檔案47卷,人事檔案110卷,評估檔案4卷,礦管檔案6卷,底圖檔案152卷,基建檔案7卷,照片檔案340張，錄像、光盤50盤，圖書資料230冊。

第一條為了加強城市建設檔案（以下簡稱城建檔案）管理工作，充分發揮城建檔案在城市規劃、建設、管理中的重要作用，根據建設部《城市建設檔案管理規定》和《省城市建設檔案管理規定》等有關規定，結合本市實際，制定本辦法。

第二條本辦法所稱城建檔案，是指在城市規劃、建設及其管理活動中形成的對國家和社會具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子數據等各種載體的文件材料。

第三條本辦法適用于本市行政區域內城建檔案的形成、移交、管理和利用。

第四條城建檔案工作是城市規劃、建設和管理工作的重要組成部分，各級人民政府和各級建設行政主管部門應切實加強對城建檔案工作的領導，把城建檔案事業列入當地城市建設事業的年度計劃和長遠規劃，與城市建設同步管理，健全和穩定城建檔案管理機構。城市各有關單位（包括駐市的部、省所屬單位）都應從城市建設的全局出發，把城市建設文件材料的形成、積累、整理、歸檔列入有關規章制度和各有關人員的職責范圍。

第五條全市城建檔案工作實行統一領導、統一制度、統一標準、多套分存、集中管理與分級管理相結合的管理原則。建立以市建設檔案館為中心，以各縣（市、區）城建檔案管理機構，建設系統檔案室及各建設單位檔案室為基礎的城建檔案管理網絡，保證城建檔案的完整、準確、系統、安全和有效利用。

第六條全市城建檔案工作由市建設行政主管部門統一管理，業務上受市檔案行政管理部門的監督和指導。各縣（市、區）城建檔案工作由各縣（市、區）建設行政主管部門負責管理，業務上受同級檔案行政管理部門的監督、檢查和指導。

第七條市建設檔案館隸屬市建設局領導，是管理全市城建檔案工作的專門機構，是全市城建檔案管理、城建科研、城建信息的中心，其主要職責是：

（一）依法對全市城建檔案工作實施宏觀管理，負責擬定城建檔案工作的有關規范性文件及規定；