基層衛生和計劃生育檔案管理問題及措施范文

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《江蘇衛生事業管理》2017年第3期

引言

新時代背景下，現代化管理與信息化建設是基層衛生和計劃生育檔案管理工作的必經之路，傳統管理模式無法承受龐雜檔案數據的收集、整理和開發，只有積極轉變管理模式、盡快實現現代化管理才能提高檔案管理的質量與工作效率，因此，明確現階段基層衛生和計劃生育檔案管理存在的問題并積極探索優良的規范化檔案管理模式和人才建設方式是目前亟待解決的重要課題。

1．基層衛生和計劃生育檔案管理存在的問題

1.1檔案管理基礎設施較差

我國基層衛生和計劃生育檔案管理的現有基礎設備難以滿足日益膨脹的檔案管理需求，在硬件設備和軟件應用上都有較大疏漏，這影響了檔案管理的便捷性、全面性、準確性和高效性，由于某些基層衛生和計劃生育檔案管理單位的設備資金有限，因而不能及時買到先進的技術設備[1]，難以跟上科學技術發展的腳步。除了數量不足與資金有限之外，我國基層衛生和計劃生育檔案管理的基礎設施還存在更新較慢的問題，系統升級維護水平較差，使得檔案管理沒有強大的設備支撐。

1.2檔案管理現代化技術落后

在當今時代，科學技術發展迅速，如果不緊跟時代節奏，就難以得到又快又好的發展。我國基層衛生和計劃生育檔案管理的相關技術較為落后，一方面，紙質檔案比例較大，數字檔案比例較小，因此，數字檔案的便利性沒有得到充分利用，檔案管理工作的整體信息化水平較為滯后，這不利于我國基層衛生和計劃生育檔案管理的進步與發展；另一方面，既有數字檔案的質量不高，管理水平較差，檔案信息的著錄和安全無法得到有效技術保障，與發達國家的檔案管理技術相比，我國檔案管理工作還有很大進步空間。

1.3缺乏完整的檔案管理系統

建立完整的檔案管理系統有助于提高基層衛生和計劃生育檔案管理工作的效率，保證檔案管理的各個工作環節有條不紊地運行，我國尚未健全檔案管理系統，因此，檔案管理人員在檔案的收錄采集、組織整理、存檔歸檔等工作中缺乏有效指導和約束，部門與人員之間的配合也難以協調，這容易導致漏檔等問題，不利于基層衛生和計劃生育檔案管理工作的高效運行和良好發展。

1.4檔案管理人才素質偏低

檔案管理人才的缺失是目前基層衛生和計劃生育檔案管理工作面臨的嚴峻問題，人才是推動發展的重要動力，檔案管理人才需要扎實的專業知識和工作經驗，我國檔案管理人員普遍缺乏專業的理論知識，實際操作技能也有待提升，很多檔案管理部門的工作人員都是年齡較大的人員，缺乏新鮮管理思想的注入，計算機水平高的人員較少，這不利于檔案管理人才結構的優化和基層衛生和計劃生育檔案管理工作效率與質量的提升。

2．基層衛生和計劃生育檔案管理問題的對策

2.1強化檔案管理認識與觀念

基層衛生和計劃生育檔案管理水平密切聯系著每一個人的工作和生活，關系到我國基層衛生和計劃生育工作資料保存的完整性與真實性，單位領導與檔案管理的工作人員應該提高對檔案管理的重視程度，樹立強烈的工作責任意識，擁有良好的工作使命感與積極性，這要求檔案管理人員具備扎實的專業知識和業務技能。為了提高檔案管理人員的工作技能，相關單位應該定期對人員進行培訓，開展經驗交流會，讓有經驗的工作人員向新入門的人員傳授經驗，讓年輕的工作人員向不會計算機操作的人員提供技術指導。

2.2改善檔案管理基礎設施

基層衛生和計劃生育檔案管理的日常工作繁雜，涉及到諸多細節，勞動量與勞動強度較大，傳統管理模式下的檔案管理會耗損人力、物力與財力，因此，改善檔案管理基礎設施、提供檔案管理技術手段是基層衛生和計劃生育檔案管理現代化的重要步驟，利用計算機處理檔案信息不僅快速便捷，更容易長久保存，減少檔案丟失率和損壞率，計算機還可以模擬人工立卷，按照類別把相應條目內容打印出來，或者按照文件形成的先后順序排列打印[2]，這有利于提高基層衛生和計劃生育檔案管理的工作效率與準確性。

2.3建立健全檔案管理系統

要建立較為完善的檔案管理系統，就要從以下幾個方面對現有的工作加以改善：首先，要對檔案管理人員進行統一指導，使其熟知自己工作崗位的職責，強化員工工作責任意識，資歷高的工作人員可以為資歷低的人員傳授經驗，能力強的工作人員可以分享自己的業務處理技巧；其次，要規范工作流程并明確工作安排，加強員工間的工作交流，協調好各部門間的工作關系；再者，要建立科學合理的監督機制，對相關工作展開抽查與監督.

2.4提高檔案管理人員素質

基層衛生和計劃生育檔案管理需要專業化人才，無論是檔案學相關的理論知識，還是數字檔案建設所需的計算機技能，檔案管理人員都應該不斷地學習并掌握，只有不斷提高員工的專業素質，才能從根本上提高基層衛生和計劃生育檔案管理的工作水平，因此，督促檔案管理人員學習知識并投入實踐是檔案管理發展的重要基礎。結束語檔案管理水平對基層衛生和計劃生育工作有較大影響，推動檔案管理從基礎設備、管理理念和相關制度上快速發展是十分重要的。因此，檔案管理人員與相關領導要強化對檔案管理認識與觀念，改善檔案管理基礎設施，建立健全檔案管理系統，提高檔案管理人員素質，這樣才能更好地推動基層衛生和計劃生育工作的發展。

參考文獻：

[1]陸洋.淺談基層計劃生育檔案現代化管理[J].黑龍江科技信息,2011(21):129-129.

[2]李曉紅.衛生和計劃生育局檔案管理的優化措施探索[J].產業與科技論壇,2016,15(16):242-243.

作者：陸洋