人事檔案對人力資源管理的影響初探范文

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一、人事檔案管理存在的問題

雖然人事檔案管理對于人力資源管理水平的提升具有重大作用，但是現階段事業單位對人事檔案管理的認識不明確、重視度不足，導致現有人事檔案管理工作中存在很多問題，制約了各部門的人力資源管理。主要問題總結為以下幾點。

（一）人事檔案管理缺乏重視

事業單位對人事檔案管理工作沒有重視起來，沒有充分發揮人事檔案的作用。很多單位沒有正確認識人事檔案管理重要性的后果主要體現在兩點：一是沒有在人力、物力等方面有效支持的人事檔案管理工作，導致人事檔案的不完整和缺失遺漏問題多，不能充分發揮人事檔案的作用。二是部分單位雖然有人事檔案，但利用水平很低，人事檔案管理還存在著重保密、輕利用的現象，缺乏整體規劃，沒有真正掌握如何利用人事檔案提高人力資源管理的水平，服務于整個部門的管理、發展。要注重人事檔案服務開發意識，明確收集、整理、保管人事檔案，都是為了提供檔案信息，服務于干部人事工作，為人事決策提供參考依據。

（二）管理人員專業水平不足

人事檔案管理是一個需要從業人員同時具有專業的檔案管理知識和人力資源管理能力的工作，人事檔案相關崗位對專業技術要求很高，從收集、鑒定、分類、統計等都有嚴格的規定和要求。目前我國相對缺乏人事檔案管理專業人才，因為高校檔案學專業對檔案管理人員的培養與現實需要人力資源管理勝任力的人才有一定的脫節，對人事檔案管理人才的全面培養有待提高。在單位中，事業單位受體制改革的影響，大幅縮減人員編制，尤其是管理部門的人員，因此實際的人事檔案管理人員往往是身兼數職。同時，隨著事業單位普遍實行聘用制，人員的流動性增強，管檔人員頻繁調換，不利于檔案管理水平的提高。

（三）管理手段模式落后

目前還有很多單位停留在經驗管理和手工管理的人事檔案管理手段，然而隨著人事檔案材料大幅增長，人事檔案重要性日益體現，傳統的人事檔案管理方法越來越不能滿足現實工作的需要。因為手工管理需要耗費大量的時間、精力檢索和整理人事信息，難以達到人力資源管理快速檢索、高效利用人事檔案材料的需求。人事檔案管理工作的專業性強，尤其是人員眾多的單位，人事檔案的工作量是很繁重艱巨的，需要利用現代信息科技手段，借助相應的專業軟件進行人事檔案資料的定量分析。

二、改善人事檔案管理的對策

人事檔案管理工作要立足本職、根據現狀，積極拓展管理職能，使人事檔案工作符合人力資源管理的要求。本文針對事業單位人事檔案管理中存在的問題，提出以下幾點建議希望能對人事檔案管理的完善有借鑒價值：

（一）動態管理人事檔案

要及時更新、不斷充實人事檔案內容，實現動態管理。傳統的人事檔案管理分類固定化，模式僵化，不能得到及時更新。現代人力資源管理理論認為，人事檔案管理應該實現動靜結合、橫向縱向結合、定性定量結合。動靜結合，就是要求對已保存的人事材料定期進行鑒定，剔除過期、錯誤或更改的信息材料，及時更新、補充人事檔案信息；橫向縱向結合要求人事檔案不僅要全方位收集人員的歷史信息，同時要記載反映工作人員現實情況的材料，例如他們的性格、興趣、工作能力和健康狀況等；定性定量結合是指要對人事檔案信息進行定性和定量相結合的描述，充實歸檔內容，提高人事檔案信息的可利用性。

（二）提高管理人員專業水平

人事檔案管理工作是一項專業性、技術性很強的工作，并不是單純的倉庫管理員。現今我們處于信息化時代，事業單位對檔案管理建設和改革的需求日益凸顯，人事檔案管理人員不僅要掌握檔案管理和人力資源方面的專業技術，還要掌握計算機及網絡技術，從而提高工作效率，更好地為人力資源管理工作服務，充分開發、利用人力資源。所以在為該崗位招聘人員時，應特別注重對應聘人員在專業知識、各項技能和勝任力等方面的考察，為人事檔案管理這一崗位配置更加專業的人才，確保工作人員能勝任該職位，更好服務職能部門的發展。

（三）更新檔案管理手段方法

人事檔案管理的發展應注重創新技術手段，提升檔案管理水平。檔案管理的發展趨勢必定會朝著信息化、數字化的方向發展。隨著信息化的建設，檔案管理要努力實現自動化、實時化和網絡化，管理不再是傳統費時費力的手工操作，檢索和查詢實現高效快捷，從而提高人事檔案部門的工作效率，有效為人力資源管理工作服務。加強檔案管理的信息化建設，完善電子人事檔案管理系統，實現輸入目錄和相關內容就可以進行檢索、查詢和編輯。人事檔案管理系統要使人力資源管理部門能夠及時獲取人事信息，實現人力資源的合理配置。

三、總結

人力資源管理、人事檔案管理在人事工作中的重要性不斷凸顯，對于我國事業單位來講，要想不斷提升人力資源管理水平，就必須根據本單位的實際情況進行人事檔案管理的改善和升級，針對人事檔案管理中存在的問題建立健全人事檔案管理制度，通過建立動態檔案管理系統、提高管理人員專業水平、更新檔案管理手段方法等措施，不斷挖掘人事檔案管理的潛力，加強人事檔案管理現代化和信息化建設，充分發揮人事檔案管理對于人力資源管理的促進作用，使各單位能夠提高自身工作效率，更加高效地服務大眾，適應社會經濟與發展。

作者：林靜單位：山東省糧食局