公司文檔管理規(guī)則范文
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1產(chǎn)生目的
為保證公司文件的完整，便于查找利用，特制定本規(guī)則。
2適用范圍
適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。
3正文
3.1文件資料的收集
3.1.1收集范圍
凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、電報、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體包括以下各項(xiàng)：
3.1.1.1上級來文
（1）上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；
（2）上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料。
3.1.1.2公司文件材料
（1）會議文件，包括本公司重要會議形成的文件和領(lǐng)導(dǎo)的講話稿等；
（2）公司（包括轉(zhuǎn)發(fā)）的各種正式文件的簽發(fā)稿、印制稿、重要文件的修改稿；
（3）公司的請示與上級批復(fù)文件，下級單位的請示與公司的批復(fù)文件；
（4）公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報告；
（5）反映公司業(yè)務(wù)活動和科學(xué)技術(shù)管理的專業(yè)文件材料；
（6）公司檢查下級單位工作，調(diào)查研究形成的重要文件材料；
（7）公司的統(tǒng)計(jì)報表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)盤片等）、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；
（8）公司黨、團(tuán)和內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；
（9）公司領(lǐng)導(dǎo)人在公務(wù)活動中形成的重要信件、電報、電話記錄；從外單位帶回公司有關(guān)的未經(jīng)文書處理登記的文件材料；
（10）公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；
（11）公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡則、人員編制等文件材料；
（12）公司的歷史沿革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽(yù)獎勵證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；
（13）公司制定的工作條例、章程、規(guī)則等文件材料；
（14）公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、黨員、團(tuán)員、干部、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、退職、退休等工作及干部獎懲等文件材料；
（15）公司員工轉(zhuǎn)移工資、行政、黨、團(tuán)組織介紹信及存根；
（16）公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；
（17）公司編印刊物的定稿和印本、編輯出版物的定稿樣本；
（18）公司簽訂的各種合同、協(xié)議等材料；
（19）公司外事活動中形成的請示、報告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；
（20）各種普查工作中形成的文件材料。
3.1.2收集中應(yīng)注意的問題
3.1.2.1公務(wù)電報要同其他文件材料一起收集立卷。
3.1.2.2正文和附件要同時收集。
3.1.2.3一般文件只存印本和完稿，其它底稿不必存檔，但特別重要的文件例外。
3.1.2.4作者、時間、數(shù)字模糊不清和簽發(fā)手續(xù)不全、張頁殘缺的文件，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)要補(bǔ)充完整后再立卷歸檔。
3.1.2.5有領(lǐng)導(dǎo)重要批示意見的文件處理單，應(yīng)隨文件一起存檔。
3.1.2.6有請示無批復(fù)的文件，應(yīng)當(dāng)查明原因，采取補(bǔ)救措施補(bǔ)齊，沒有書面文件的，應(yīng)注明情況，并加蓋公章。
3.1.2.7用鉛筆、圓珠筆或復(fù)寫的文件底稿，應(yīng)退回文件撰稿單位復(fù)制。
3.1.2.8經(jīng)多方查找，證明確實(shí)已丟失的文件，應(yīng)用公用信箋寫上文件名稱，注明丟失原因，加蓋公章，替代所丟文件歸檔。
3.2立卷歸檔
3.2.1公文立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。
3.2.2文件材料的分類
應(yīng)先按文件材料的重要性，在收藏時間上分為永久、長期、短期三種，然后依據(jù)事先編好的立卷類目，從文件材料的聯(lián)系中采取相應(yīng)的措施進(jìn)行分門別類。
3.2.3立卷分工
3.2.3.1各單位形成的文件，自行立卷；
3.2.3.2下級單位報來的重要的、批辦了的文件，由承辦單位立卷；
3.2.3.3上級單位頒發(fā)的專業(yè)性文件，由承辦單位立卷；非專業(yè)性文件，由辦公室立卷。
3.2.4歸檔
3.2.4.1各單位于月底前將上年度文件材料立卷完畢，交檔案室統(tǒng)一存檔（人事檔案、財務(wù)檔案、科技檔案等有特殊要求的，由其職能部門負(fù)責(zé)管理）。
3.2.4.2各種文件、資料，按一定的特征進(jìn)行排列和系統(tǒng)化，必須層次分明、編寫頁碼、填寫卷內(nèi)文件目錄。
3.2.4.3不同價值、不同性質(zhì)的文件資料應(yīng)當(dāng)區(qū)別管理，單獨(dú)立卷。
3.2.4.4卷必須整齊，底圖一律按要求存放，以便保管、查閱。
3.3檔案保管
3.3.1檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
3.3.2膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。
3.3.3底圖入庫要認(rèn)真檢查，平放或卷放。
3.3.4庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補(bǔ)或復(fù)制。
3.4檔案借閱
3.4.1借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。
3.4.2借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。
3.4.3借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。
3.4.4歸還檔案時，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。
3.4.5凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。
3.4.6底圖一般不予外借。
3.5檔案銷毀
對于過期并失去保存價值的文件材料，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可以定期銷毀。
3.6檔案統(tǒng)計(jì)
3.6.1銷毀秘密公文，應(yīng)進(jìn)行登記，有2人監(jiān)督，保證不丟失、不漏銷。
3.6.2要及時對檔案數(shù)量、鑒定情況、利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。
3.6.3除按上級主管部門的要求及時填報統(tǒng)計(jì)資料外，還應(yīng)做好檔案統(tǒng)計(jì)的基礎(chǔ)工作。
3.6.4統(tǒng)計(jì)數(shù)字要準(zhǔn)確真實(shí)。
3.6.5對永久、長期、短期保存的文件資料分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，以便反映檔案的不同價值和庫存發(fā)展趨勢。
3.7檔案保密
3.7.1檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。
3.7.2不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。
3.7.3檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。
